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Pourquoi ignorer l’archivage dans son projet de dématérialisation est une erreur ?

Pourquoi ignorer l’archivage dans son projet de dématérialisation est une erreur ?

Au moment d’aborder un projet de dématérialisation, les problématiques d’archivage électronique sont souvent prises en compte tardivement.

En savoir plus: www.sollan.com

Sollan, expert dans le domaine de l’Enterprise Content Management (ECM), nous propose un article portant sur l’importance de l’archivage dans un projet de dématérialisation. Voici un extrait :

“Au moment d’aborder un projet de dématérialisation, les problématiques d’archivage électronique sont souvent prises en compte de manière tardive.

Problème de compréhension des concepts, perception technique, réticences liées au coût de ces projets ? Les facteurs sont nombreux pour expliquer que l’archivage est souvent pensé en fin de projet, alors même que les contraintes réglementaires requièrent d’y penser dès l’amont.

Ainsi, quand les projets de dématérialisation sont perçus comme stratégiques et vecteurs d’optimisation et de réduction de coûts de traitement, ceux d’archivage sont souvent jugés moins prioritaires, ou considérés comme complexes et coûteux.

Penser la conservation des données numériques au début des projets de dématérialisation amène cependant à une meilleure cohérence et rentabilité des projets…”

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Retour sur le congrès REAVIE 2016

Retour sur le congrès REAVIE 2016, le rendez-vous incontournable des assureurs vie et de personnes

Il y a quelques semaines, Everteam participait au Congrès Réavie, rendez-vous international des assureurs et réassureurs vie et de personnes, aux côtés de son partenaire almerys, acteur de référence du traitement industriel des données numériques, notamment dans les domaines de la santé et de la dématérialisation des transactions, pour qui ce salon représente l’événement phare de l’année dans l’univers de l’assurance.

Cette édition 2016 a permis à almerys de présenter une partie de ses solutions articulées autour du tiers payant généralisé, de la médecine douce, de la prévention santé, de la lutte contre la fraude et de la digitalisation, au travers de l’identité numérique et de la signature électronique, proposant ainsi un parcours bénéficiaire complet.

Everteam est ravie d’avoir eu l’opportunité, dans le cadre de ce salon, de présenter des solutions conjointes autour de l’identité numérique et de l’archivage pour sécuriser l’information. Des thèmes qui suscitent de plus en plus d’intérêt sur le marché de l’assurance. Clients, prospects, partenaires et journalistes, tous étaient au rendez-vous pour cette édition 2016 et nous avons constaté une réelle émulation de toutes parts. En effet les thèmes traités ont généré intérêt et curiosité car ils sont plus que jamais d’actualité pour les acteurs de cet écosystème : fraudes, piratage de comptes, environnement réglementaire … personne n’est à l’abri. Il est donc d’autant plus important de maîtriser ces risques.

Aujourd’hui les entreprises l’ont bien compris, elles réfléchissent activement et ont une réelle prise de conscience autour du traitement de ces problématiques. Everteam accompagne tout type d’organisation dans cette démarche en proposant des logiciels d’archivage et d’analyse de contenus Data, qui viennent compléter les solutions d’almerys.

Cet événement placé sous le signe de l’innovation, était également une opportunité pour almerys et Everteam d’afficher leur partenariat stratégique.

“Nos offres évoluent en permanence, elles anticipent les besoins du marché car nous sommes très attentifs à l’usage final. Nous nous associons à des partenaires stratégiques qui viennent renforcer toute la chaîne globale des services.

On ne perd jamais de vue l’objectif final qui est de satisfaire les besoins de l’utilisateur qui peut-être un client (mutuelle, assureur) ou le client d’un client (individu, bénéficiaire). S’agissant du client assureur, depuis 16 ans, almerys travaille à ses côtés et construit des solutions répondant à son besoin. ”

Caroline Poinson, Directrice Animation des Offres – almerys

L’un des points forts d’almerys est sa capacité à gérer l’ensemble de la chaîne de confiance, sans rupture, avec la capacité à parler à ses clients dans un langage qui est le leur et la volonté d’être toujours à la pointe de l’innovation. Le partenariat avec Everteam renforce cette position et contribue à construire une vision commune de l’avenir.

Everteam et almerys ont donc une belle histoire à écrire ensemble, le congrès Réavie n’est qu’un début !

Rendez-vous l’année prochaine pour l’édition 2017 !

Avis d’Expert | GED, Archivage & Dataroom : Quelle relation dans le secteur immobilier ? Chloé Toledano

Avis d’Expert | GED, Archivage & Dataroom : Quelle relation dans le secteur immobilier ? Chloé Toledano

Aujourd’hui, nous constatons une prise de conscience dans le secteur immobilier en terme de transformation numérique. Les professionnels de l’immobilier doivent réunir une masse importante de documents souvent anciens, et éparpillés dans l’entreprise, ce qui peut entraver le bon fonctionnement des activités comme dans le cadre de la cession immobilière par exemple, une activité clé et propre au secteur immobilier mais risquée lorsqu’il y a perte de documents par exemple. Il y a donc un aspect stratégique lié à la documentation juridique qui est propre au secteur immobilier et requiert donc une expertise dans le domaine.

Les professionnels de l’immobilier doivent donc optimiser la gestion de l’information avec la mise en place d’un référentiel unique et structuré, permettant de sécuriser les informations sensibles, ainsi que toutes les données touchant à la vie du patrimoine tout en respectant les contraintes réglementaires inhérentes au secteur de l’immobilier.

C’est pourquoi les entreprises franchissent le cap de la Transformation Digitale autour de 2 axes majeurs :

1/ GED et Archivage sont des fonctions étroitement mêlées du fait de la nature de l’activité. Dans le cas de la gestion d’immeubles (qui sont parfois très anciens), il est nécessaire de disposer de système hautement interfacés pour :

  • Soit isoler des documents anciens dans les fonds d’archives utiles dans la GED des actifs car ils justifient de droits et d’obligation pour le propriétaire de l’actif (ex: permis de construire, PV de conformité, acte de propriété …)
  • Soit verser de la GED vers le SAE les versions anciennes des documents régulièrement mis à jour (ex: dossier technique amiante) ou des instances récurrentes (ex: PV d’AG)

La cession immobilière est une activité génératrice de documents extrêmement stratégiques (Autorisations administratives, Documentation travaux, Actes de propriété, Diagnostics Environnementaux, Baux, …) pour assurer la gestion des immeubles dans de bonnes conditions lorsqu’ils font partie du portefeuille de la société puis in fine pour permettre leur cession au meilleur prix.

Les entreprises du secteur de l’immobilier commercial sont donc de plus en plus organisées en matière de gestion documentaire et se dotent non seulement d’outils, mais surtout de procédures internes et d’équipes dédiées. Le cycle de vie de la documentation juridique des actifs immobilier est piloté de plus en plus tôt, dès la production de cette documentation.

2/ La GED et la gestion des Archives sont au coeur de la stratégie et du business pour assurer l’alimentation de la dataroom de cession

  • Une dataroom contient l’ensemble des informations mises à disposition par un vendeur de société (ou d’actifs de société) pour permettre à un, et plus fréquemment à des acquéreurs, de venir les consulter afin de faire une offre d’achat.

→ les documents de la dataroom proviennent de la GED et / ou de l’archivage

  • Utilité d’un système qui permet de verser des documents de la GED vers la dataroom en un minimum de clics tout en utilisant les métadonnées et classements disponibles dans la GED
  • Dataroom électronique: limites d’accès dans le temps et utilisateurs habilités, gestion de la confidentialité …

Face à de tels enjeux, les solutions d’archivage et de GED Workflow d’Everteam (everteam.archive et everteam.case) construits sur un socle logiciel unique et ouvert (intégrabilité d’outils ERP) sont adaptés et s’avèrent indispensables au secteur de l’immobilier. En effet l’outil permet d’organiser toute la documentation propre au secteur immobilier, de pouvoir y accéder rapidement de manière sécurisée (exemple : cession immobilière), et enfin de la conserver et de la protéger dans le temps via une interface unique et intuitive. A noter qu’everteam.archive permet d’assurer la gestion des archives électroniques et / ou physiques.et d’assurer l’archivage de flux GED provenants d’applicatifs tiers.

Grâce à une forte expertise dans le secteur immobilier avec de nombreux projets réussis (Unibail Rodamco, Foncière des Régions, Carrefour Property, Bouygues Construction,…), Everteam est capable de répondre à ces problématiques et de mettre en oeuvre une solution opérationnelle adaptée avec un outil pensé dans une logique immobilière.

Everteam est également un acteur investi dans le secteur de l’immobilier en étant membre de l’association FIDJI et participe régulièrement à ses ateliers.

Améliorer la relation client grâce à la dématérialisation du dossier de l’assuré

Quelles sont les clés pour dématérialiser le traitement des échanges clients?

Les métiers des Assurances et des Mutuelles sont en pleine évolution, passant de la gestion des risques à la gestion des clients. Avec la loi Hamon qui facilite le changement d’organisme des assurés, l’Accord National Interprofessionnel qui généralise la complémentaire santé pour tous les salariés et l’évolution des exigences des clients, les Assurances et Mutuelles sont confrontées à un marché très concurrentiel.

Elles doivent anticiper et mettre en œuvre une gestion de la relation client la plus efficace possible. Aujourd’hui, et encore plus demain, le client sera fidèle à une Assurance ou Mutuelle qui lui apporte les bons services et le meilleur accompagnement, et la dématérialisation documentaire en est l’une des principales solutions.

La numérisation des documents et leur gestion numérique, aux processus métiers, permettra de gagner en productivité et en réactivité dans le traitement des dossiers clients : enregistrement de l’assuré, gestion des sinistres, demandes de remboursement,…

Tout secteur qui traite des dossiers clients devra également suivre la voie de la digitalisation : banque, téléphonie, transport, franchise, grande distribution, grandes entreprises,… Ce marché représente de nouvelles opportunités pour commercialiser des solutions de dématérialisation : scanners, logiciels de capture et de gestion documentaire comme le Case management.

La dématérialisation s’arrête-t-elle à la numérisation des documents papiers ?

La réponse est non. Pièces jointes d’emails, portail web, capture mobile… tout en prenant en compte le flux multicanal, les informations les plus pertinentes des documents peuvent être automatiquement extraites et exploitées dans une solution de gestion de dossiers (Case Management).

Web TV – Tour d’horizon sur la gouvernance d’entreprise

Web TV – Tour d’horizon sur la gouvernance d’entreprise

Des Entreprises & des Hommes – Emission du mois d’octobre 2014

La gouvernance d’entreprise en pleine évolution notamment en France avec le v…

Source: contributionlibre.com

En quelques minutes et en vidéo, une vision experte des principaux enjeux de l’organisation et de la professionnalisation de la gouvernance en France : Grands groupes, sociétés familiales, ETI, toutes les organisations sont concernées

Retour du Conseil d’Etat sur le projet de loi relatif à la dématérialisation des documents papiers et à l’archivage électronique

Le Luxembourg travaille depuis quelques temps à la mise en œuvre d’un cadre réglementaire et légal pour permettre un développement de nouveaux métiers et services autour de la dématérialisation des documents papiers et de leur archivage.

Un groupe de travail a œuvré à la définition d’un référentiel de certification d’un Système d’Archivage Electronique afin de permettre la certification d’acteurs de la dématérialisation et/ou de l’archivage. Ces travaux ont donné lieu à un nouveau statut de « PSDC », sociétés Luxembourgeoises certifiées sur un référentiel ILNAS (Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité et qualité des produits et services).

Ce processus de certification est proche de celui mis en place en France autour de la marque NF461 mais avec une limitation à des tiers alors que la marque NF461 est également ouverte à toutes sociétés ou organismes souhaitant mettre en œuvre son propre système d’archivage électronique. 

Que ce soit en France ou au Luxembourg, le cadre légal reste cependant à faire évoluer avec comme objectif de donner une valeur légale identique entre un document papier et sa version numérique dématérialisée. Pour avancer sur cet aspect juridique, le Luxembourg a proposé un projet de loi relatif à l’archivage électronique et modifiant la loi modifiée du 5 avril 1993 relative au secteur financier. Ce projet de loi a été analysé par le Conseil d’Etat donnant lieu à un rapport d’examen des articles du projet.

Sans entrer dans le détail des textes, le Conseil d’Etat donne quelques éléments d’appréciation afin de permettre une modification :

  • Cadre légal : Pourquoi traiter de la question de la valeur probante des documents conservés sous forme numérique dans un régime légal à part (financier) plutôt que dans le Code civil et dans le code du commerce?
  • Périmètre documentaire : Pourquoi exclure du périmètre les documents administratifs ?
  • Périmètre temporel : Comment gérer légalement la différence entre un document dématérialisé avant la modification de la loi (donc sous le régime du règlement grand-ducal du 22 décembre 1986) et un document dématérialisé par application de la nouvelle loi ?
  • Périmètre du PSDC : Ne faut-il pas distinguer les PSDC qui œuvrent pour leur propre compte (archivage internalisé) de ceux qui œuvrent pour le compte d’autrui ?
  • Cadre national et européen : Ne faut-il pas se poser la question de la légalité des documents dématérialisés au-delà du contexte national en positionnant la problématique au moins au niveau européen ? En effet, que vaudrait un document dématérialisé produit par le Luxembourg dans un pays ayant une loi différente et ne reconnaissant pas le document dématérialisé.

Notre avis :

Le Conseil d’Etat du Luxembourg soulève des questions importantes sur les textes proposés qu’il conviendrait de traiter au niveau européen afin d’harmoniser les problématiques pour l’ensemble des pays de l’UE. Il semble donc important de traiter ce sujet au niveau des groupes de travail de l’UE afin d’aboutir à plus ou moins longue échéance à un cadre légal ayant des objectifs communs. Le travail du Luxembourg représente une bonne base pour ce faire.

Source :

Dématérialisation et conservation : PSDC – Luxembourg

PSDC – Le Luxembourg crée un nouveau statut autour de la dématérialisation et de la conservation

Le Grand Duché de Luxembourg a publié le 12 juin 2012 la version 1.1 de son document intitulé : “Règle technique d’exigences et de mesures pour l’accréditation des Prestataires de Services de Dématérialisation et/ou de Conservation”. Ce document  expose le futur système d’accréditation de l’ILNAS prochainement disponible pour toutes les organisations privées ou publiques qui souhaiteront faire certifier leur système de dématérialisation et/ou de conservation des documents numériques et archives numériques. Elles obtiendront alors le statut de PSDC. Les membres du gouvernement du Luxembourg ont adopté le 18 janvier 2013 le projet de loi relatif à l’archivage électronique et modifiant la loi modifiée du 5 avril 1993 relative au secteur financier ainsi que le projet de règlement grand-ducal relatif à la dématérialisation et à la conservation de documents. 

PSDC – de quoi s’agit-il?

Le document publié le 12 juin 2012 par l’ Institut luxembourgeois de la normalisation, de l’accréditation, de la sécurité et qualité des produits et services (ILNAS) fixe les règles techniques d’exigences et de mesures pour l’accréditation des Prestataires de Services de Dématérialisation et/ou de Conservation (PSDC). Ce nouveau statut au Grand Duché de Luxembourg est accessible pour toute organisation publique ou privée, indépendamment de son type, de sa taille , de ses processus ou de ses activités, que se soit pour ses besoins internes ou dans le cadre de services proposés à ses clients.

Vous êtes donc concernés si votre société est au Luxembourg et si vous souhaitez dématérialiser par la numérisation vos documents papiers, et/ou si vous souhaitez mettre en place un Système de conservation de documents analogiques et numériques. L’accréditation se traduit par l’obtention d’un statut de Prestataire de Services de Dématérialisation et/ou de Conservation (PSDC).

Si votre société est en France, vous n’êtes pas concernés, mais il existe également une certification pour la dématérialisation et la conservation de vos documents. AFNOR Certification propose un processus de certification de votre SAE afin d’obtenir la Marque NF 461 SAE.

Une exigence au Luxembourg : la certification ISO 27001-2005

Le principe retenu par le Luxembourg consiste à orienter les exigences pour obtenir le statut de PSDC autour de la norme ISO 27001. La règle technique d’exigence et de mesures pour l’accréditation passe par une intégration  des processus de dématérialisation et/ou de conservation dans la définition du domaine d’application du Système de Management de la Sécurité de l’information (SMSI).  L’accréditation correspond donc à une certification ISO 27001 étendue. Le SMSI doit respecter l’ensemble des exigences des clauses 4, 5, 6, 7 et 8 de la norme ISO 27001 :2005. La clause 6 du document de l’ILNAS complète les exigences de l’ISO 27001 :2005.

Comparaison avec la Marque NF 461

La marque NF 461 repose sur la norme ISO 14641-1 et NF Z42-013 et non pas exclusivement sur la norme ISO 27001:2005. Bien que l’esprit soit assez similaire, le référentiel de certification de la marque NF 461 n’impose pas une certification ISO 27001:2005. L’ISO 27001 est exclusivement orientée sur le  Système de Management de la Sécurité de l’information (SMSI). Le principe d’un PDCA cyclique ( Plan, Do, Check, Act) dans l’ISO 2700-1,  que l’on retrouve également dans la famille des normes ISO 30300 est également le principe de base de la certification NF 461. La politique d’archivage décrite dans le référentiel de la marque NF 461, le Dossier de Description Technique du Système (DDTS), l’évaluation des activités liées au SAE par l’auto évaluation, la gestion des indicateurs de performance, le suivi et l’exploitation des résultats permettent une   mise en oeuvre de la roue de Deming et  l’amélioration des activités liées au SAE.

la marque NF 461 prend en compte les aspects liés à la sécurité du Système d’Archivage Electronique (SAE) au sein du SI. Elle fait référence, via le paragraphe 5.4 de la norme NF Z42-013:2009,  aux  normes de la famille NF ISO/CEI 27001. Elle conseille de se  reporter  aux préconisations définies par  ces normes. Cependant, elle n’impose pas d’obtenir une certification ISO 27001.  Dans son référentiel, la marque NF 461 reconnait l’utilité d’une telle certification. Une organisation ayant obtenu un statut de PSDC au Luxembourg  pourrait alors prétendre à une phase d’audit plus courte en vu de l’obtention de  la marque NF461 du fait de la reconnaissance de sa certification ISO 27001.

La différence majeure entre la France et le Luxembourg réside sur le choix de référentiel ISO lié à la certification de procédures de dématérialisation et de conservation. La France a préféré partir de la norme ISO 14641-1 particulièrement dédiée à l’archivage des documents électroniques et traitant de la sécurité, de l’intégrité et de la  pérennité autour du documents. Le Luxembourg a préféré partir de la norme ISO 27001 orientée exclusivement autour de la sécurité de l’information et de l’étendre aux processus de dématérialisation et de conservation.

Bien que différents sur la forme, les deux référentiels sont assez proches (cela semble logique non !!!). Ils convergent sur de nombreux points. Cependant, les exigences de sécurité du référentiel Luxembourgeois intègrent l’utilisation de mécanismes cryptographiques de sécurité d’une manière obligatoire. Les règles de manipulations des supports et de mise au rebut reposent sur la norme ISO 27002:2005 avec quelques compléments.

Les exigences du référentiel de la marque NF 461 semblent plus simples et tout aussi efficaces la différence  d’approche Cette  vient du concept de niveaux d’exigences développées dans la norme ISO 14641-1 qui permet à chacun de mettre en oeuvre le niveau d’exigence et de sécurité adapté à ses contraintes et à ses risques.

Evolution de la loi au Luxembourg

En parallèle du projet d’accréditation des PSDC, le Grand Duché de Luxembourg a travaillé sur une révision de ses textes de loi. Comme dans d’autres pays d’Europe, la loi permet au Luxembourg l’eArchivage depuis plus de 20 ans. Cependant, elle repose sur des principes difficiles à appliquer. le grand Duché de Luxembourg a entamé une réforme permettant d’assurer la reconnaissance des archives électroniques et une présomption d’équivalence à l’original d’un document analogique numérisé. L’enjeu est important pour le Grand Duché du Luxembourg qui souhaite en tirer un avantage compétitif important.

La version 1.1 du 12/06/2012 de la règle technique d’exigences pour l’accréditation des PSDC fait déjà référence à la futur loi dès la première phrase  son introduction : “La loi relative à la dématérialisation et à la conservation du xx/xx/xx modifiant la loi modifiée du 14 août 2000 relative au commerce électronique dispose en son article 34-5 qu’une organisation peut, en regard de l’exécution de ses processus de dématérialisation et de conservation, demander une accréditation ad hoc auprès de l’Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité et Qualité des Produits et Services (ci-après « ILNAS »), selon les exigences et les mesures définies dans la présente règle technique.”

Adoption du projet de loi du 18 janvier 2013

Les membres du gouvernement du Luxembourg ont adopté le 18 janvier 2013 le projet de loi relatif à l’archivage électronique et modifiant la loi modifiée du 5 avril 1993 relative au secteur financier ainsi que le projet de règlement grand-ducal relatif à la dématérialisation et à la conservation de documents.

Sur le périmètre financier, le projet de loi adopté concerne les conditions de dématérialisation d’originaux au sens de la loi et les conditions de conservation de copies et d’originaux numériques. Il précise les conditions dans lesquelles les copies peuvent bénéficier d’une présomption de conformité à l’original ; et fixe les règles applicables à l’activité de prestataire de services de dématérialisation ou de conservation.

En ce qui concerne le projet de règlement grand-ducal, il a pour but de remplacer le règlement grand-ducal du 22 décembre 1986 pris en exécution des articles 1348 du Code civil et 11 du Code de commerce. En effet, ce texte ancien n’était pas adapté aux besoins spécifiques de l’archivage électronique pour des durées de conservation et d’archivage de plus de 25 ans. Le nouveau texte fixe le détail des conditions auxquelles doivent satisfaire les copies, les règles à observer lors des processus de dématérialisation et de conservation des documents. Enfin il reprend de l’ancien texte les règles qui doivent être respectées lors de la copie par micrographie.

Sources :  

Que fait la France sur le périmètre législatif

Sur ce point la France, comme les autres pays européen a du retard… L’APROGED, toujours à la pointe de l’économie numérique a monté un groupe de travail “Elimdoc” pour avancer sur le sujet. Espérons que ce groupe puisse rapidement proposer un texte aux parlementaires Français.