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L’archivage de données en 2020 : innovations et perspectives !

Cloud, IA, Big Data, en 2020 le marché des logiciels d’archivage est mûr, mais connaît une complète révolution ces dernières années.

En 2020, le marché de l’archivage est en pleine maturité en proposant des solutions logiciels à la fois simple, moderne et complète. Ce domaine reste dynamique avec de nombreux faits marquants.

Commençons par aborder l’influence du Cloud, avec l’émergence de nouvelles offres SaaS dédiées “Archivage”. En effet, sans remplacer les traditionnels déploiements “On Premise”, les offres d’archivage en SaaS enrichissent l’offre de solutions d’archivage du marché. A ce titre, l’on peut citer deux offres d’archivage en SaaS proposées par les sociétés Be-Ys (solution ID-Archive) et Jouve (solution JAS).

Par ailleurs, il devient incontournable d’évoquer la perçée du logiciel libre VITAM. Cette initiative interministériel (MAEDI, MC et MINARM), a pour but la réalisation d’une solution logicielle libre d’archivage numérique permettant la conservation à long terme et la consultation sécurisée d’archives. Les orientations futures futures de ce logiciel sont multiples : Logiciel autonome, ou proposé en SAAS par plusieurs acteurs du marché ou encore intégré au sein d’autres logiciels d’archivage,… L’avenir nous le dira !

Toutes les prévisions annoncent également des accroissement exponentielles du volume d’information reçu et géré par les entreprises. Cette situation impose des changements profonds dans la manière de gérer l’information et conduit à une évolution forte de l’offre logiciel du marché. A ce titre, l’on peut noter l’émergence de logiciel d’analyse de vracs numériques. L’on peut citer des logiciels comme Octave, ArchivFiltre ou encore everteam.discover.

Ces outils ont pour vocation d’analyser des vracs numériques (exemple : arborescence de fichiers de plusieurs Téra), pour les nettoyer, les enrichir, voir même pour les logiciels les plus évolués comme everteam.discover, d’identifier les données personnelles ou encore gérer le cycle de vie. Toutes ces logiciels proposent des fonctions d’export afin de gérer des SIP exploitables.

Dans ce contexte, l’archivage ne constitue plus uniquement un service en bout de chaîne destiné à assurer la conservation pérenne et intègre des documents. Mais également, et surtout, d’en faciliter l’exploitation par l’ensemble des acteurs de l’entreprise tout en contribuant à une meilleure maîtrise des risques. En d’autres termes, une évolution inexorable vers une meilleure gouvernance du capital informationnel de l’entreprise.

Cette dynamique vers une meilleure Gouvernance de l’information est en marche et est suivi par la plupart des acteurs mondiaux. Citons à titre d’exemple, les évolutions considérables de Microsoft en la matière ces dernières années (Cf. Office 365 Compliance center). Avec à terme, l’exigence de répondre aux besoins des utilisateurs d’être “au plus près” de l’information utile, notamment grâce à un point d’accès unique (recherche fédérée) à l’ensemble de l’information de l’entreprise.

Le marché de l’archivage a encore de beaux jours devant lui; l’année 2020 en fait la démonstration (exemple: la publication de la nouvelle version de la norme NFZ 42 013:2020) avec un dynamisme exceptionnel et de nombreuses synergies avec d’autres domaines (Privacy, Cybersécurité, Services de signature qualifiées, Intelligence Artificielle,…).

Apprenez-en plus grâce au support du webinar que nous avons animé sur le sujet :

[EBOOK] Votre stratégie de Records Management en 6 étapes

Votre stratégie de Records Management en 6 étapes

Le volume d’informations généré par les systèmes, applications et outils de mesure ne cesse de croître. Adopter une approche stratégique pour gérer votre patrimoine informationnel n’est pas du luxe, mais une nécessité. Donner à votre entreprise les moyens d’exploiter chaque document de manière agile et de gérer ses données de façon adéquate doit être une priorité. Pour compliquer les choses, les nouvelles réglementations et celles qui évoluent en matière de conformité des données contraignent les entreprises à revoir leurs pratiques de Records Management pour s’adapter à un volume d’archives et de données qui augmente rapidement.

Pour mieux comprendre comment les entreprises relèvent ces défis, nous avons interrogé plus de 350 professionnels de la gestion des archives et de l’information travaillant dans les services Informatique et Conformité de différents secteurs d’activité. Nous leur avons demandé quels étaient leurs défis majeurs et ce qui les empêchait de pouvoir accomplir pleinement leur stratégie. Les pages suivantes sont une synthèse des six défis les plus couramment évoqués ainsi que nos recommandations pour les surmonter…

Avis d’Expert | GED, Archivage & Dataroom : Quelle relation dans le secteur immobilier ? Chloé Toledano

Avis d’Expert | GED, Archivage & Dataroom : Quelle relation dans le secteur immobilier ? Chloé Toledano

Aujourd’hui, nous constatons une prise de conscience dans le secteur immobilier en terme de transformation numérique. Les professionnels de l’immobilier doivent réunir une masse importante de documents souvent anciens, et éparpillés dans l’entreprise, ce qui peut entraver le bon fonctionnement des activités comme dans le cadre de la cession immobilière par exemple, une activité clé et propre au secteur immobilier mais risquée lorsqu’il y a perte de documents par exemple. Il y a donc un aspect stratégique lié à la documentation juridique qui est propre au secteur immobilier et requiert donc une expertise dans le domaine.

Les professionnels de l’immobilier doivent donc optimiser la gestion de l’information avec la mise en place d’un référentiel unique et structuré, permettant de sécuriser les informations sensibles, ainsi que toutes les données touchant à la vie du patrimoine tout en respectant les contraintes réglementaires inhérentes au secteur de l’immobilier.

C’est pourquoi les entreprises franchissent le cap de la Transformation Digitale autour de 2 axes majeurs :

1/ GED et Archivage sont des fonctions étroitement mêlées du fait de la nature de l’activité. Dans le cas de la gestion d’immeubles (qui sont parfois très anciens), il est nécessaire de disposer de système hautement interfacés pour :

  • Soit isoler des documents anciens dans les fonds d’archives utiles dans la GED des actifs car ils justifient de droits et d’obligation pour le propriétaire de l’actif (ex: permis de construire, PV de conformité, acte de propriété …)
  • Soit verser de la GED vers le SAE les versions anciennes des documents régulièrement mis à jour (ex: dossier technique amiante) ou des instances récurrentes (ex: PV d’AG)

La cession immobilière est une activité génératrice de documents extrêmement stratégiques (Autorisations administratives, Documentation travaux, Actes de propriété, Diagnostics Environnementaux, Baux, …) pour assurer la gestion des immeubles dans de bonnes conditions lorsqu’ils font partie du portefeuille de la société puis in fine pour permettre leur cession au meilleur prix.

Les entreprises du secteur de l’immobilier commercial sont donc de plus en plus organisées en matière de gestion documentaire et se dotent non seulement d’outils, mais surtout de procédures internes et d’équipes dédiées. Le cycle de vie de la documentation juridique des actifs immobilier est piloté de plus en plus tôt, dès la production de cette documentation.

2/ La GED et la gestion des Archives sont au coeur de la stratégie et du business pour assurer l’alimentation de la dataroom de cession

  • Une dataroom contient l’ensemble des informations mises à disposition par un vendeur de société (ou d’actifs de société) pour permettre à un, et plus fréquemment à des acquéreurs, de venir les consulter afin de faire une offre d’achat.

→ les documents de la dataroom proviennent de la GED et / ou de l’archivage

  • Utilité d’un système qui permet de verser des documents de la GED vers la dataroom en un minimum de clics tout en utilisant les métadonnées et classements disponibles dans la GED
  • Dataroom électronique: limites d’accès dans le temps et utilisateurs habilités, gestion de la confidentialité …

Face à de tels enjeux, les solutions d’archivage et de GED Workflow d’Everteam (everteam.archive et everteam.case) construits sur un socle logiciel unique et ouvert (intégrabilité d’outils ERP) sont adaptés et s’avèrent indispensables au secteur de l’immobilier. En effet l’outil permet d’organiser toute la documentation propre au secteur immobilier, de pouvoir y accéder rapidement de manière sécurisée (exemple : cession immobilière), et enfin de la conserver et de la protéger dans le temps via une interface unique et intuitive. A noter qu’everteam.archive permet d’assurer la gestion des archives électroniques et / ou physiques.et d’assurer l’archivage de flux GED provenants d’applicatifs tiers.

Grâce à une forte expertise dans le secteur immobilier avec de nombreux projets réussis (Unibail Rodamco, Foncière des Régions, Carrefour Property, Bouygues Construction,…), Everteam est capable de répondre à ces problématiques et de mettre en oeuvre une solution opérationnelle adaptée avec un outil pensé dans une logique immobilière.

Everteam est également un acteur investi dans le secteur de l’immobilier en étant membre de l’association FIDJI et participe régulièrement à ses ateliers.