Articles

Comment BIEN mettre en place un SAE dans des structures multisites ou internationales …

Comment BIEN mettre en place un SAE dans des structures multisites ou internationales…

Si l’archivage numérique est un enjeu stratégique pour les entreprises, d’un point de vue fonctionnel, juridique ou financier, il prend encore plus de valeur dans le cas d’une société multisites, d’un grand groupe filialisé ou d’une activité étendue sur plusieurs continents. Notamment pour sécuriser les informations de l’entreprise, et minimiser les risques, défi majeur des grandes organisations. Cet article vous donnera quelques conseils pour bien mettre en place un SAE …

De la nécessité d’un archivage numérique centralisé

A travers les projets de nos clients, on remarque plusieurs types d’éléments déclencheurs à la mise en place d’un Système d’Archivage Electronique :

  • C’est parfois un audit interne qui met en évidence l’hétérogénéité des systèmes, l’éparpillement de l’information et l’absence de gestion fiable du cycle de vie de l’information. Pour les entreprises qui fonctionnent sur différents sites, il devient vite impératif de disposer d’un socle commun sécurisé pour les archives, avec un point d’accès unique ;

  • La prise de conscience peut également survenir à l’occasion d’un déménagement qui confronte l’entreprise à tous les documents qu’elle doit ou non conserver ;
  • Sans oublier les nombreux projets digitaux que mènent les organisations et qui nécessitent parfois un archivage légal probant. C’est notamment le cas lorsqu’une entreprise décide de dématérialiser complètement une procédure pour des raisons économiques, et qu’elle doit répondre à son obligation de conservation.

Des enjeux structurants pour les grands groupes

Tous les bénéfices avérés des systèmes d’archivage électronique sont démultipliés dans le cas des organisations éclatées géographiquement et fonctionnellement :

  • Préserver la mémoire sur une très longue durée et réexploiter le patrimoine informationnel, sans perte causée par la disparité des entités ou par l’éloignement géographique ;
  • Garantir l’application homogène de la politique de gestion des archives au sein d’un groupe implanté sur plusieurs sites ;
  • Apporter rapidement et de manière fiable des éléments de preuve dans des situations conflictuelles, grâce à la prise en charge de tout type d’archives (données issues d’un ERP, documents électroniques, e-mails, ou encore archives papier) ;
  • Maîtriser les risques et répondre aux exigences légales et réglementaires en intégrant les différentes règles de conservation de chaque pays ;
  • Optimiser les coûts informatiques, de stockage et de maintenance en décommissionnant certaines des multiples applications inadaptées, et archiver les données de manière moins onéreuse ;
  • Gérer efficacement la croissance exponentielle des documents électroniques au sein des grands groupes, et entre leurs filiales.

Les facteurs clés de succès de l’archivage électronique

Mais comment mettre toutes les chances de son côté devant les multiples façons d’aborder le projet SAE ? Les retours d’expérience de plusieurs grands groupes internationaux mettent en évidence les facteurs clés de succès suivants :

  • Analyser finement la production documentaire, les flux et les processus existants, les risques règlementaires et contractuels, les besoins métiers etc. ;
  • Mettre en place une méthodologie éprouvée de conduite de projet jusqu’à l’accompagnement au changement car le déploiement d’un SAE est un travail de fond qui bouscule généralement les usages et les responsabilités au sein des organisations ;
  • Faire en sorte que le projet d’archivage soit appuyé de manière claire et concrète par la Direction et impliquer les équipes informatiques et opérationnelles ;
  • Choisir une solution ouverte alliant performance du socle technique, intégration des applications dans le SI et prise en compte des exigences métier ;
  • Garantir la conformité des pratiques de conservation au regard des engagements, en proposant un référentiel de gouvernance et un cadre de processus maîtrisé.

L’archivage électronique et numérique, déjà puissant levier d’efficacité, est également un levier redoutable de transformation pour les groupes internationaux engagés dans la dématérialisation de leurs processus. A condition de s’assurer de l’implication des collaborateurs, y compris celle de la Direction, d’organiser la conduite du changement auprès des utilisateurs, et bien sûr de veiller à la performance de la solution choisie …

Le Système d’Archivage Electronique (SAE) : un nouveau levier de performance pour les DSI

Le Système d’Archivage Electronique (SAE) : un nouveau levier de performance pour les DSI

Engagées dans la transition numérique, les entreprises doivent aujourd’hui être en mesure de traiter des archives physiques, dématérialisées ou nativement électroniques. Pour répondre à ces nouveaux enjeux, un écosystème complet se forme autour de la fonction archivage. Il est composé de divers services de l’organisation – la conformité,  le service archives, le département juridique, les IT, les divisions métiers, la Direction Générale – autant d’entités qui ont souvent des pratiques différentes de gestion et de valorisation des archives. Les DSI, confrontées aux problématiques complexes de l’archivage jouent bien sûr un rôle pivot dans le projet, tout en ayant beaucoup à y gagner…

Quels sont donc les arguments clés du point de vue de la DSI qui accompagnent la mise en place des Systèmes d’Archivage Électroniques (SAE) ?

  • Réduire les coûts de maintenance ou d’exploitation des applications du système d’information en rationnalisant le portefeuille applicatif, sans porter préjudice à la conservation des données et des documents. La solution ? Décommissionner les applications obsolètes ou celles qui ne savent pas gérer d’importants volumes, ce qui allège les coûts de licence, de sauvegarde et de maintenance.
  • Optimiser les budgets des architectures informatiques :
    –> en s’appuyant sur une solution d’archivage performante basée sur des composants techniques peu coûteux, en Opensource par exemple,
    –> en décongestionnant les systèmes de production qui hébergent de grandes quantités d’informations inactives à un coût prohibitif. L’objectif est d’archiver des données sur des systèmes de stockage moins coûteux que les systèmes de stockage primaires, et de pouvoir détruire les données et documents obsolètes en appliquant les règles de conservation.
  • Disposer d’une solution fiable d’archivage de masse capable d’importer et de conserver de grandes quantités de ressources électroniques de type documents, courriels, vidéos, archives, etc. Grâce à son interopérabilité avec les autres briques du système d’information (logiciels de messagerie, ERP, CRM, GED…), le Système d’Archivage Electronique permet à toutes les applications de l’entreprise de déposer des documents électroniques.

  • Bénéficier d’une solution d’archivage adaptée aux bénéfices attendus d’un déploiement en cloud : efficacité, disponibilité, réactivité, coût, sécurité et souplesse d’un environnement hybride.

  • Répondre aux enjeux de sécurité qui sont si structurants pour les systèmes d’information et les organisations quelles qu’elles soient : gestion de la confidentialité des documents archivés avec gestion des droits d’accès, authentification de l’archive, traçabilité des opérations effectuées sur l’archive, protection des éventuelles pertes, suppressions ou intrusions.

  • Satisfaire les spécificités métiers qui régissent la bonne activité de l’entreprise et la protègent : un Système d’Archivage Electronique est l’outil idéal pour appliquer une politique de record management fiable, et donc respecter les politiques de conservation propres à chaque archive par secteur d’activité.

Grâce à cette solution aisée à maintenir et à exploiter, la tâche des DSI est simplifiée et les coûts inhérents au SI sont largement réduits : diminution de la volumétrie de données stockées sur les serveurs de production, décommissionnement des applications inutiles, réduction des ressources et du temps consacrés à de multiples sauvegardes, satisfaction client interne face au service rendu etc. de quoi permettre à la DSI de s’inscrire pleinement dans la gouvernance de l’entreprise.

Archivage électronique en cloud : qu’en est-il de la sécurité ?

Archivage électronique en cloud : qu’en est-il de la sécurité ?

L’archivage numérique s’accélère face à la dématérialisation croissante des process et des documents. L’hébergement dans le cloud présente de nombreux atouts en permettant d’archiver facilement de grands volumes de données, sans avoir à se préoccuper de la gestion de l’infrastructure sous-jacente. Mais face à l’approche cloud, certaines réticences restent vivaces, concernant notamment la sécurité et la confidentialité des données sensibles…

Le cloud : des atouts opérationnels adaptés à l’archivage

Les avantages du cloud sont connus, et certains d’entre eux sont particulièrement appropriés à une solution d’archivage, par exemple :

  • La possibilité d’augmenter à volonté les ressources allouées à une application. Cette élasticité permet de s’affranchir des contraintes de capacité qui accompagnent obligatoirement les projets d’archivage des grandes entreprises ;
  • Une approche économique intéressante dans la mesure où le coût d’investissement devient une charge comptable prévisible et maîtrisable ;
  • La durabilité de la protection des données, critère essentiel dans le cadre de l’archivage électronique puisque les documents seront consultés moins fréquemment mais devront rester disponibles plusieurs dizaines d’années ;
  • Le fait qu’il ne soit plus nécessaire de se préoccuper de la technologie à utiliser, de la maintenance du matériel, du réseau, de la consommation énergétique etc.

Sécurité et confidentialité

Quand un archivage électronique via une solution cloud est contractualisé avec un prestataire sérieux qui dispose des technologies fiables, selon tous les principes de précaution liés aux archives, il garantit une meilleure intégrité des contenus qu’au sein de nombreuses entreprises ! Dans un tel cas de figure, la protection des données est assurée par une politique stricte de sécurité : accès au site et aux serveurs hautement protégé avec des garanties d’authentification des administrateurs et des systèmes de surveillance permanente, communication sécurisée vers les datacenters grâce au chiffrement des liaisons.

Certaines dispositions contractuelles permettent de s’assurer de la parfaite sécurité d’un archivage externalisé :

  • La clause de localisation géographique permet de s’assurer que les serveurs et les contenus archivés seront situés en Europe ou en France durant tout leur cycle de vie
  • Les éléments prévus par la clause de traçabilité assurent le suivi des opérations effectuées comme la signature ou l’horodatage d’archivage, versement du document, conversion, changement de support, opérations de communication, opérations de destruction, etc. Cela sera d’autant plus important dans le cas d’un contentieux, d’une requête administrative ou judicaire.
  • L’obligation de réversibilité garantit l’engagement du prestataire à restituer tous les contenus ainsi que les éléments de traçabilité associés, en fin de contrat ou en cas de rupture de celui-ci.
  • La clause d’auditabilité prévoit un audit à minima annuel et garantit que le prestataire mènera les éventuelles actions correctrices demandées.
  • La clause liée au transfert des archives préserve la confidentialité des contenus lors de tout transfert d’une zone de stockage à une autre.

Vous le voyez, de multiples moyens sont mis en œuvre pour garantir la protection et l’intégrité des données archivées sur le cloud, même les plus sensibles. Les normes strictes qui régissent le secteur permettent d’envisager le cloud comme une option attractive dans le cadre de l’archivage. C’est ce qui explique la migration continue des entreprises vers ce type de solutions externalisées, souvent dans leur forme hybride, à tel point que l’entreprise américaine Gartner précise que « d’ici 2020, les entreprises n’utilisant pas le Cloud seront aussi rares que celles qui n’utilisent pas Internet aujourd’hui ».

Mise en place d’un Système d’Archivage Electronique : quel ROI ?

Mise en place d’un Système d’Archivage Electronique : quel ROI ?

La recherche de ROI est souvent l’élément déclencheur de la mise en place d’un Système d’Archivage Electronique. Et c’est traditionnellement la première question qui est posée dès qu’un tel projet est envisagé. Question complexe mais à laquelle nous allons pouvoir apporter certains éléments de réponses, grâce aux retours d’expérience de clients et aux enseignements tirés du grand nombre de projets mis en place depuis plusieurs années maintenant.

La réduction objective de certains coûts

L’optimisation des surfaces physiques d’archivage engendre évidemment des économies directes. Suivant les cas, elles peuvent largement financer l‘investissement, surtout lorsque l’on regarde le prix du m2 pour certaines grandes entreprises de la Défense par exemple… La deuxième source de réduction de coûts est à chercher du côté du décommissionnement, c’est-à-dire de la suppression d’applicatifs inutiles, dépassés ou ne permettant pas de gérer de gros volumes de données. En rationalisant certains systèmes métiers et en archivant les données dans des SAE dédiés, beaucoup moins onéreux, on impacte directement les budgets applicatifs. Sans compter la baisse des frais de licences, de sauvegarde et de maintenance.

Quand l’information devient un élément de productivité supplémentaire

L’utilisation même du système d’archivage électronique par les différents métiers génère de la performance, et améliore la productivité des équipes. A condition de leur proposer une solution adaptée à leur contexte métier, avec une prise en main intuitive du SAE, un portail d’accès innovant, des interfaces explicites et des outils de recherche performants. En simplifiant et en optimisant la capacité de rechercher, récupérer, traiter ou archiver les documents, les systèmes d’archivage électronique permettent également d’accélérer les processus, d’améliorer la qualité et le service clients. C’est là toute la force d’un SAE efficace au paramétrage fiable qui permettra d’accéder rapidement à l’information quelle que soit la forme (fichier, donnée) ou le support, d’origine interne ou externe à l’entreprise. En référençant au sein d’une solution unique les différents flux documentaires, on organise un accès centralisé à l’information et on facilite l’accès aux contenus pour réduire le temps de restitution des documents, et au final améliorer les processus internes. Pour maximiser ces gains de productivité et améliorer les pratiques métiers, tout l’enjeu consiste à mettre l’usager au centre du système avec une l’application intégrée au poste de travail ou accessible en mobilité. Chantier complexe mais indispensable…

Un enjeu clé : le contrôle des risques

C’est le bénéfice à priori la plus évident. En effet, la sécurité et protection des données sensibles sont les principales raisons invoquées par les entreprises pour justifier la conservation de documents dans un système d’archivage électronique. Autres motifs souvent cités : les craintes de perdre la maîtrise des documents et la volonté d’en limiter l’accès. On peut y ajouter la nécessité de réduire le risque d’indisponibilité, voire de perte d’information en cas de litige ou d’audit, en disposant de fonctions d’eDiscovery performantes, ainsi que l’obligation d’assurer la continuité de l‘activité en cas de sinistre. Un SAE représente la garantie de la mise en place cohérente de l’activité en conformité avec les obligations métiers (RGAMF, Solvency 2, Bâle III,…), normatives (NF Z42013,…), réglementaires (GDPR, eIDAS,…), légales (Décret 2016-1673,…) etc. Enfin, il facilite la gouvernance de l’information via l’intégration des règles de records management définies par l’entreprise : durée de conservation, typologie de document, niveau de confidentialité, etc. Le tout en un point unique pour maîtriser délais et obligations de conservation et de destruction de l’information, exigées par la GDPR notamment.

Si le ROI généré par la mise en place d’un SAE est souvent indirect, il n’en reste pas moins bien réel. En tout cas largement de quoi considérer les archives de données comme une source de revenu potentiel. Bien pensé et paramétré, c’est l’outil qui permet de tracer, collecter, conserver et retrouver cette précieuse information que l’on a de plus en plus de mal à maîtriser aujourd’hui, au niveau de son volume, de sa qualité et de sa sécurité…

Bouygues Construction modernise son système d’archivage électronique et papier avec Everteam

Bouygues Construction met en œuvre une application de gestion des archives mixtes électroniques et papier avec Everteam. Ce système de nouvelle génération reposant sur la solution d’archivage d’Everteam concernera 53.000 collaborateurs dans 80 pays.

Répondre aux contraintes réglementaires de conservation des documents

Le besoin de moderniser le système d’archivage de Bouygues Construction est né d’un double constat : l’application d’archivage physique  développée en interne était devenue obsolète ; aucun système d’archivage n’existait pour assurer la pérennité des documents électroniques en croissance exponentielle et simplement conservés dans les systèmes dans lesquels ils étaient créés.

 La mise en place d’Everteam dans le cadre du projet baptisé Remind avait donc pour objectif d’appliquer une politique d’archivage Groupe unique, quel que soit le support de l’archive, afin de sécuriser et pérenniser le patrimoine documentaire. Et ce, dans les règles de l’art du Records Management et le respect des obligations réglementaires en vigueur.

Mettre en œuvre la politique d’archivage avec Everteam

Après avoir réalisé différents POC (Proof of Concept), Bouygues Construction a sélectionné le progiciel d’Everteam pour sa capacité à gérer parfaitement la mixité des archives et sa capacité à traiter de façon optimisée les fortes volumétries associées à l’ampleur du projet : 100 KM linéaire d’archives papier et 35 To de données numériques.

Afin de ne conserver que les documents utiles à l’entreprise et de limiter les coûts de conservation, un travail en amont de qualification des documents (contrats clients, plans de chantier, documents fiscaux…) est alors réalisé. Le tableau de gouvernance et de règles de gestion (communicabilité, dates de conservation et de suppression automatique en fonction du type d’archives) adaptés à la politique d’archivage du Groupe est alors mis en œuvre. Le logiciel a également été intégré au système d’information existant  (passerelles avec l’annuaire de l’entreprise et avec la GED chantiers interne entre autres) pour simplifier le versement des archives. .

Le système a été conçu pour répondre aux attentes de différents types d’utilisateurs :

  • les assistantes qui gèrent les informations chantier,
  • le service client et après-ventes par la gestion des contentieux,
  • les services administratifs pour la documentation courante et
  • les record Manager qui gèrent les archives.

Une 1ère mise en œuvre réussie

Une fois ce travail réalisé, le lancement d’un premier lot du projet a été effectué auprès de l’unité opérationnelle Rénovation privée de la filiale de Bouygues Bâtiment Ile-de-France. Un accompagnement au changement a également été entrepris afin de permettre aux utilisateurs de s’approprier rapidement l’outil (formations, support d’aide à la prise en main, mémos synthétiques…).

Un projet apprécié et soutenu par les utilisateurs

Très rapidement, les premiers utilisateurs du Groupe et leurs partenaires ont pu apprécier les apports du nouveau système d’archivage, que ce soit au niveau de l’interface de la solution ou des fonctionnalités proposées. À titre d’exemple, les assistantes ont gagné en confort d’utilisation. Ainsi, elles peuvent :

  • mieux préparer leurs chantiers,
  • modéliser les archives papier et
  • assurer l’intégration des documents au sein du SAE.

L’autre point particulièrement apprécié est lié au nouveau système de recherche intégré à l’outil. Les utilisateurs peuvent désormais accéder en temps réel à l’intégralité des archives depuis un unique moteur de recherche intelligent, sans plus se soucier du format ni de l’emplacement des documents.

Un déploiement dans 80 pays

Au regard de ces retours positifs, le Groupe Bouygues Construction continue le déploiement progressif de la solution afin d’archiver à terme toute la documentation contractuelle et administrative de l’ensemble des filiales du groupe en France et dans les 80 pays où le constructeur est présent. Le projet devrait être complètement finalisé dans les douze prochains mois.

La plateforme d’Everteam nous permet de gérer nos processus d’archivage de manière industrielle et de nous conformer à la norme ISO 14641-1. La richesse fonctionnelle de l’offre, son évolutivité, sa capacité à gérer des volumes importants et l’expertise des équipes d’Everteam nous ont permis de mener à bien notre projet.

 Franck Astolfi chez Bouygues Construction

A propos de Bouygues Constructionwww.bouygues-construction.com

Acteur global de la construction et des services, Bouygues Construction conçoit, réalise et exploite des ouvrages qui améliorent au quotidien le cadre de vie et de travail : bâtiments publics et privés, infrastructures de transport, réseaux d’énergie et de communication.

Leaders de la construction durable, le Groupe et ses 53.000 collaborateurs s’engagent ainsi sur le long terme auprès de leurs clients pour les aider à bâtir une vie meilleure.

A quoi ressemble un journal de cycle de vie des Archives d’un SAE certifié marque NF 461 ?

A quoi ressemble un journal de cycle de vie des Archives d’un SAE certifié marque NF 461 ?

Retour d’expérience du SAE interne d’Everteam certifié NF 461

Depuis l’obtention de la marque NF 461 pour le SAE interne de la société Everteam pour son propre compte, vous êtes nombreux à nous interroger sur le contenu du journal de cycle de vie des Archives de ce SAE certifié par AFNOR Certification.

Ce bulletin technique s’adresse aux chefs de projet informatique responsables du choix et de la mise en oeuvre d’un système d’archivage électronique.

Son objectif est d’expliquer les grands principes à mettre en oeuvre pour assurer l’intégrité des contenus dans un SAE selon les recommandations des normes concernant la journalisation.

Au sommaire :

1. Les journaux selon la NF Z42-013
2. Processus de journalisation du SAE
3. Format des journaux générés et archivés
4. Chaînage des journaux
5. Vérifier l’intégrité des documents mentionnés dans les journaux
6. Vérifier l’intégrité des journaux

 

Infographie – Certifier votre système d’archivage électronique marque NF 461

Découvrez notre infographie pour certifier votre système d’archivage électronique marque NF 461.

 

SAE Interne pour marque NF461 – Le guide de l’Administrateur

SAE Interne pour marque NF461 – Le guide de l’Administrateur

Rien de plus facile que de préparer votre Système d’Archivage Electronique interne (SAE) pour une certification Marque NF 461.

Définissez le périmètre de votre SAE et établissez votre Politique d’Archivage, choisissez un logiciel SAE adapté qui pourra vous permettre de mettre en oeuvre les exigences techniques  contrôlées par les auditeurs d’AFNOR Certification. Déployez votre SAE dans votre entreprise. Documentez toutes les procédures de votre SAE. Pour ne pas prendre de risque, faite pré-audité votre SAE afin de vérifier sa conformité par rapport aux règles de certification de la marque NF461. Enfin, préparez puis envoyez votre dossier de demande d’admission à la marque NF 461 sur les Systèmes d’Archivage Electronique en joignant votre rapport de pré-audit à AFNOR Certification.

Afin de vous aider dans cette démarche, Nous vous fournissons un exemple de sommaire des différents guides et documents qu’il est préférable d’avoir mis en place avec votre SAE Interne avant de faire une demande de marque NF 461 sur votre SAE. Ce post porte sur le guide de l’administrateur du SAE.

NOTE : Cet exemple de guide a fait l’objet d’un pré-audit interne NF461 réalisé par un consultant spécialisé Marque NF461 sur un SAE interne qui sera prochainement audité par AFNOR Certification. Il ne s’agit bien entendu que d’un exemple adapté au périmètre d’un SAE particulier intégrant la numérisation de documents papiers avant archivage dans le SAE. Ce SAE intègre également des documents nativement numériques issus d’un ERP et envoyés à des tiers.

SOMMAIRE DU GUIDE DE L’ADMINISTRATEUR

1. INTRODUCTION
2. Administration de la numérisation
2.1. Avertissement
2.2. Configurer le copieur
2.3. Calibrer le copieur
3. Archiver des éléments du DDTS
4. Consulter des documents archivés
5. Vérification d’intégrité et journaux
6. Archiver des fiches d’intervention de maintenance
7. Contrôle de la bonne production des journaux
7.1. Comptage des journaux
7.2. Surveillance des erreurs
8. Configurer un nouvel utilisateur du SAE
8.1. Procédure de définition des profils d’accès
8.2. Configurer le cache du navigateur
8.3. Modifier les paramètres de sécurité pour permettre le SSO
9. Effectuer une restitution
9.1. Demande de restitution
9.2. Vérification, et restitution par l’administrateur
9.3. Notification et contrôle

SAE Interne pour marque NF461 – Le guide de l’utilisateur

SAE Interne pour marque NF461 – Le guide de l’utilisateur

Rien de plus facile que de préparer votre Système d’Archivage Electronique interne (SAE) pour une certification Marque NF 461.

Définissez le périmètre de votre SAE et établissez votre Politique d’Archivage, choisissez un logiciel SAE adapté qui pourra vous permettre de mettre en oeuvre les exigences techniques  contrôlées par les auditeurs d’AFNOR Certification. Déployez votre SAE dans votre entreprise. Documentez toutes les procédures de votre SAE. Pour ne pas prendre de risque, faite pré-audité votre SAE afin de vérifier sa conformité par rapport aux règles de certification de la marque NF461. Enfin, préparez puis envoyez votre dossier de demande d’admission à la marque NF 461 sur les Systèmes d’Archivage Electronique en joignant votre rapport de pré-audit à AFNOR Certification.

Afin de vous aider dans cette démarche, Nous vous fournissons un exemple de sommaire des différents guides et documents qu’il est préférable d’avoir mis en place avec votre SAE Interne avant de faire une demande de marque NF 461 sur votre SAE. Ce post porte sur le guide de l’utilisateur du SAE.

NOTE : Cet exemple de guide a fait l’objet d’un pré-audit interne NF461 réalisé par un consultant spécialisé Marque NF461 sur un SAE interne qui sera prochainement audité par AFNOR Certification. Il ne s’agit bien entendu que d’un exemple adapté au périmètre d’un SAE particulier intégrant la numérisation de documents papiers avant archivage dans le SAE. Ce SAE intègre également des documents nativement numériques issus d’un ERP et envoyés à des tiers.

SOMMAIRE DU GUIDE DE L’UTILISATEUR

1. INTRODUCTION
2. DÉMATÉRIALISER VOS ARCHIVES NATIVEMENT PAPIER VIA LE MFP
2.1. La préparation des documents
2.2. Le calibrage de la machine
2.3. Le comptage
2.4. La numérisation
2.5. Contrôle visuel lors de la numérisation
3. ARCHIVER UN DOCUMENT : ENREGISTRER UNE NOTICE ET ATTACHER UN FICHIER NATIVEMENT PAPIER OU NUMERIQUE
3.1. Connexion à EverSuite
3.2. Archivage : saisie de la notice et attachement d’un fichier PDF
4. CONSULTER LES ARCHIVES
4.1. La navigation à facette
4.2. La recherche de document.
4.3. La modification d’une notice documentaire
4.4. Vérification d’intégrité et journaux
5. ELIMINER DES ARCHIVES
5.1. Liste d’élimination
5.2. Elimination définitive
5.3. Journaux et élimination définitive
6. DEMANDER UNE RESTITUTION
6.1. Vérification, et restitution par l’administrateur
6.2. Notification et contrôle
7. PRODUIRE UN RAPPORT MARQUE NF461

 

Les exemples du guide de l’utilisateur ainsi que tous les autres documents nécessaires (guides administrateur, auditeur, exploitant, le document de Politique d’Archivage, le DDTS du SAE, …) sont  livrés avec la solution EverSuite Compliance spécialement conçue pour vous permettre de mettre en oeuvre votre SAE Interne en prenant en compte toutes les contraintes techniques afin de postuler à  la certification Marque NF461 .

Dans d’autres posts : les guides administrateur, utilisateur, exploitant, le document de Politique d’Archivage, le DDTS du SAE, …

SAE Interne pour marque NF461 – Le guide de l’auditeur

Rien de plus facile que de préparer votre Système d’Archivage Electronique interne (SAE) pour une certification Marque NF 461.

Définissez le périmètre de votre SAE et établissez votre Politique d’Archivage, choisissez un logiciel SAE adapté qui pourra vous permettre de mettre en oeuvre les exigences techniques  contrôlées par les auditeurs d’AFNOR Certification. Déployez votre SAE dans votre entreprise. Documentez toutes les procédures de votre SAE. Pour ne pas prendre de risque, faite pré-audité votre SAE afin de vérifier sa conformité par rapport aux règles de certification de la marque NF461. Enfin, préparez puis envoyez votre dossier de demande d’admission à la marque NF 461 sur les Systèmes d’Archivage Electronique en joignant votre rapport de pré-audit à AFNOR Certification.

Afin de vous aider dans cette démarche, Nous vous fournissons un exemple de sommaire des différents guides et documents qu’il est préférable d’avoir mis en place avec votre SAE Interne avant de faire une demande de marque NF 461 sur votre SAE. Ce post porte sur le guide de l’auditeur du SAE. Bien que non exigé par la marque NF 461,  il est préférable dès le départ de prévoir ce guide pour l’auditeur pour lui permettre de trouver les informations nécessaires à son travail d’audit et de vérification du fonctionnement du SAE

NOTE : Cet exemple de guide a fait l’objet d’un pré-audit interne NF461 réalisé par un consultant spécialisé Marque NF461 sur un SAE interne qui sera prochainement audité par AFNOR Certification. Il ne s’agit bien entendu que d’un exemple adapté au périmètre d’un SAE particulier intégrant la numérisation de documents papiers avant archivage dans le SAE. Ce SAE intègre également des documents nativement numériques issus d’un ERP et envoyés à des tiers.

SOMMAIRE DU GUIDE DE L’AUDITEUR 

1. INTRODUCTION
2. CONSULTER LES ARCHIVES
2.1. Utilisateur « Auditeur »
2.2. La recherche de document.
2.3. Vérification d’intégrité et journaux
2.4. Rapport Marque NF461
3. CONSULTER LES JOURNAUX
3.1. Mécanismes de génération des journaux
3.2. Principes de sécurisation des lignes des journaux
3.3. Recherche et consultation des journaux
3.4. Principe d’affichage des journaux
3.5. Recherches particulières dans les journaux
3.5.1. Localiser les échecs de connexion
3.5.2. Localiser les arrêts du SAEM
3.5.3. Localiser les intervention sur le SAEM
3.5.4. Localiser les demandes de restitution
3.5.5. Localiser les éliminations définitives et attestation de destruction

Les exemples du guide de l’Auditeur ainsi que tous les autres documents nécessaires (guides administrateur, utilisateur, exploitant, le document de Politique d’Archivage, le DDTS du SAE, …) sont  livrés avec la solution EverSuite Compliance spécialement conçue pour vous permettre de mettre en oeuvre votre SAE Interne en prenant en compte toutes les contraintes techniques pour vous permettre d’atteindre la certification Marque NF461 .

Dans d’autres posts : les guides administrateur, utilisateur, exploitant, le document de Politique d’Archivage, le DDTS du SAE, …