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Les 4 piliers de la gouvernance de l’information dans l’industrie

Un programme de gouvernance de l’information dans le secteur industriel, cela se structure, s’optimise, se prépare. Mais quels sont les piliers qui permettent de définir une nouvelle politique de gestion des données ? Quels outils et process doivent être mis en place ? Réponse tout de suite, avec le retour d’expérience de Safran, groupe international de haute technologie, équipementier de premier rang dans les domaines de l’Aéronautique, de l’Espace, de la Défense et de la Sécurité, qui emploie plus de 70 000 personnes !

Premier pilier : la stratégie

Le premier pilier de la gouvernance de l’information est le plus évident : la stratégie. Il s’agit en effet de décider, au-delà de la solution d’archivage retenue, des objectifs à atteindre avec la nouvelle politique des données.

Cet enjeu capital doit être impulsé au plus haut niveau, au sein d’un modèle top-down : ce sont les décideurs (dirigeants, managers…) qui en définissent le cadre, via un audit, une initiative pilote, ou encore des réunions de travail. Ce qui permet d’aboutir à répondre à une question simple mais essentielle : qu’attend-on de la gouvernance de l’information ?

Dans le cas de Safran, par exemple, la direction du groupe souhaitait optimiser la gestion de ses archives, en s’appuyant sur un outil d’archivage fluide et simple, à même de répondre aux réglementations, aux défis et aux attentes normatives liés à son activité. Ainsi qu’à anticiper la demande de mise à disposition de documents lors d’éventuels audits !

Deuxième pilier : l’organisation et les processus

Mettre en place une gouvernance de l’information efficace doit se faire de manière concertée, impliquant de fait tous les acteurs de l’entreprise industrielle concernée. Cela passe, tout d’abord, par la construction et la diffusion de règles de classification, de catégorisation et de partage de l’information. Ensuite, la gestion du cycle de vie des informations devra être définie : qu’est-ce qui est concerné par l’obsolescence, à partir de quand ? Quelles actions devront être alors mises en place, et dans quel délai ? Quelles sont les informations les plus importantes, celles à récupérer le plus facilement et le plus rapidement ?

Dans le cas de Safran, un soin particulier a donc été porté à la création des règles permettant, in fine, une réelle valorisation du patrimoine documentaire et une réponse concrète aux obligations légales, réglementaires ou normatives liées à la conservation des documents. L’étape ultime… avant le pilier suivant : le choix des outils !

Troisième pilier : les outils

Bien sûr, les outils constituent un pilier essentiel de la gouvernance de l’information dans le secteur industriel. Ils doivent répondre à plusieurs impératifs. Tout d’abord, une simplicité d’utilisation qui n’empêchera personne, quel que soit son niveau d’acculturation au numérique, de s’en servir au quotidien. Ensuite, une compatibilité totale avec les formats de fichiers et les solutions utilisés précédemment, pour ne perdre aucune information lors du déploiement. Enfin, une personnalisation possible aux enjeux de l’industrie, afin qu’aucune fonctionnalité ne soit manquante.

Ainsi, pour Safran, il s’est agi d’adopter un outil fonctionnant avec les règles de la société, compatible avec les fichiers Excel utilisés précédemment, suffisamment souple pour différencier plusieurs niveaux de règles, et intégrant un suivi simplifié des évolutions et de l’accès aux règles d’ergonomie et de maîtrise des droits. De quoi justifier, largement, l’adoption d’un nouvel outil !

Quatrième pilier : la valeur ajoutée

Ce pilier-là va justifier l’ensemble de la démarche de gouvernance de l’information, et permettra de répondre à la question suivante : “Que peut-on faire maintenant, que l’on ne pouvait pas forcément faire avant ?” L’idée étant, bien sûr, d’atteindre les objectifs fixés dans le premier pilier, mais aussi et surtout de les dépasser !

Illustration chez Safran ? Plus de 200 000 descriptifs de documents sont actuellement gérés avec fluidité et simplicité dans l’application. L’entreprise industrielle peut ainsi :

  • Accéder aux documents réclamés en cas d’audit ou de contentieux ;
  • Valoriser son patrimoine documentaire ;
  • Assurer une conservation optimale des documents.

Vous souhaitez vous faire accompagner dans cette démarche ? Personnaliser ces piliers à vos enjeux industriels propres ? Contactez les experts d’Everteam ou rencontrons-nous lors de notre prochaine matinale dédiée à la gouvernance de l’information

 

 

 

 

 

 

B.A.-BA : le Machine Learning

Précieuses pour mettre en place une politique de gouvernance de l’information, les technologies de Machine Learning sont de plus en plus présentes dans notre quotidien. Il faut dire que la numérisation de celui-ci est une tendance de fond, qui n’est pas près de ralentir ! Il est donc temps de faire le point. Qu’est-ce que le Machine Learning ? Comment est-ce que ça fonctionne ? Que peut-on en attendre ? Où en est cet “art numérique”, donnant à l’intelligence artificielle une toute nouvelle dimension ? Voyons cela ensemble, en cinq questions/réponses !

Machine Learning, qu’est-ce que c’est ?

Le Machine Learning, ou apprentissage statistique dans notre langue, est une composante essentielle de l’Intelligence Artificielle. Cette appellation regroupe l’ensemble des technologies qui confèrent aux ordinateurs et aux logiciels la capacité d’apprendre par eux-mêmes, sans avoir besoin d’une intervention humaine via une programmation spécifique, de s’améliorer seuls et d’évoluer. Pour cela, le fonctionnement du Machine Learning va s’approcher de celui du Data Mining : une recherche de schémas récurrents dans les données à disposition va être effectuée, permettant d’en déduire un comportement à adopter, un ajustement du fonctionnement à opérer, ou une action à effectuer.

L’exemple le plus célèbre de Machine Learning dans la vie de tous les jours ? Le fil d’actualité de Facebook. Lorsque l’on interagit régulièrement avec un autre utilisateur (like des publications, commentaires, partages…), l’algorithme du réseau social le “voit” et adapte le newsfeed en conséquence. Il montrera alors plus souvent sur la page d’accueil les actualités de cet ami, au détriment de celles des personnes avec lesquelles les interactions sont plus réduites.

Le concept de Machine Learning peut sembler récent, et pourtant, il est théorisé dès 1959, par l’informaticien Arthur Samuel, qui le décrit comme “le champ d’étude qui donne aux ordinateurs la capacité d’apprendre sans être explicitement programmés à apprendre”. Ce n’est donc pas depuis hier que nous cherchons à confier aux algorithmes la capacité de faire évoluer les ordinateurs de manière autonome, en fonction des données dont il dispose !

Comment fonctionnent les algorithmes du Machine Learning ?

Les algorithmes du Machine Learning ont un fonctionnement assez proche du cerveau humain — certains parlent même d’approche neuronale. Ils apprennent par entraînement : à partir de données connues, il va faire des prédictions, puis comparer ses prédictions avec des résultats concrets. Plus il a l’occasion d’effectuer cette comparaison, mieux il arrive à “deviner” et à optimiser ses prédictions. De même, plus il a de données à disposition, plus vite il s’entraîne et est efficace !

Il existe ainsi de nombreux modèles d’algorithme en Machine Learning :

– Le Random Forest, qui repose sur de nombreux arbres de décision pour parvenir à une prédiction ;

– Les machines à vecteurs, qui classent des exemples pour créer des modèles et enrichir les données ;

– Les réseaux bayésiens, qui utilisent les probabilités pour analyser les données et créer des relations entre elles ;

– Le clustering, qui regroupe des sous-ensembles de documents par similarité…

Où en est-on de l’adoption des technologies de Machine Learning ?

Le Machine Learning se développe ces dernières années dans le monde professionnel grâce à un allié logique : le Big Data. En effet, quoi de plus normal que de voir l’apprentissage automatique gagner en efficacité par l’apport massif d’exemples et de données ? Résultat, les prédictions du Machine Learning s’améliorent, “touchent” de plus en plus de domaines, et font gagner un temps précieux aux utilisateurs. À condition, bien sûr, de trouver le juste équilibre entre une quantité d’exemples suffisante, et un temps de calcul raisonnable — la volumétrie des masses de données ne faisant qu’augmenter avec les technologies modernes.

Et demain, qu’attendre du Machine Learning ?

Aujourd’hui, le Machine Learning s’appuie sur des exemples, donc des données (décisions, actions…) déjà existantes. Nombre de spécialistes estiment que son futur s’appuiera sur des interactions avec l’environnement qui produit les données, c’est-à-dire sur des trajectoires, sur des phénomènes dynamiques et sur des interactions complexes. Le tout avec une meilleure compréhension du langage naturel (via les technologies de NLP, Natural Language Processing), pour une meilleure efficacité encore dans l’apprentissage dynamique !

Que peut apporter le Machine Learning à la gouvernance de l’information ?

Le Machine Learning constitue un allié précieux de la gouvernance de l’information. Ses technologies permettent en effet de mieux analyser, indexer, catégoriser et extraire les données. Il peut par exemple s’agir de repérer les fichiers les plus engageants, de donner du sens aux informations, de procéder à un nettoyage intelligent des doublons et fichiers obsolètes…

Plein de promesses à ses débuts, le Machine Learning s’enrichit de jour en jour de nouvelles fonctionnalités. À surveiller de près donc, y compris en matière de gouvernance de l’information !

 

 

[AVIS D’EXPERT] 7 raisons d’adopter la gouvernance de l’information

De la gestion réactive à la gestion proactive de l’information

L’information est partout et croit toujours plus vite.

Chaque département de votre organisation crée de l’information, la collecte, la stocke et a parfois besoin d’y avoir accès, souvent sous des délais courts. L’utilisation efficace de vos informations constitue un facteur clé de différenciation (face à la concurrence, pour la prise de décision, pour maîtriser les risques, …)

Mais il y a un problème.

Si votre stratégie de gestion de l’information n’est pas suffisamment définie et implémentée, ou pire, inexistante, votre organisation est dans l’incapacité de tirer pleinement partie de vos informations et est en danger. En pareille situation, il est urgent de vous réapproprier votre patrimoine informationnel.

Vous avez besoin d’être convaincu que la gouvernance de l’information est cruciale ? Voici 7 bonnes raisons pour lesquelles l’adopter.

1| Trop d’information tue l’information …

Chaque service de l’entreprise crée des données ou des documents qui leurs sont propres. Ressources humaines, Comptabilité, Administration, IT, R&D, tous sont soumis à des réglementations, qui parfois leurs sont propres, et ont des besoins différents tant pour accéder à l’information que pour la stocker.

Avec l’explosion des volumes de données et de documents, adopter une approche stratégique claire devient alors une nécessité.

Il est donc important de définir une politique de gouvernance de l’information adaptée orientée “flux” et appréhendant ces flux à venir en fonction de leur nature (données, documents), support (électronique, papier), valeur (engageante, confidentielle, patrimoniale, …).

2 | Toutes les informations ne sont pas utiles

Toutes vos informations ne sont pas bonnes à garder. Certaines sont indispensables et d’autres non, certaines doivent être supprimées (exemple : droit à l’oubli, …).

Il est donc important de faire le tri et de qualifier les éléments que l’on doit conserver :

  • Que dois-je conserver pour être en conformité ?
  • Que peut-on ou doit-on supprimer ?

3 | Prendre en compte l’information où qu’elle soit

Compte tenu des différents réseaux, des différentes applications, et des différents formats, un pilotage centralisé est nécessaire et nécessite de s’appuyer sur une large variété de connecteurs prêt à l’emploi.

Il est important de tenir compte  :

  • Des informations stockées dans différentes solutions de l’entreprise,
  • Des informations sensibles stockées dans les anciens systèmes,
  • De la multiplicité des types de données et/ou documents.

4 | Trouver la bonne information, à temps, est la clé

L’information à retrouver peut provenir de plusieurs applications distinctes, être noyée dans un flux important d’informations ou encore être mal décrite ou qualifiée. Dans un tel contexte, comment retrouver facilement l’information dont nous avons besoin ? La plupart du temps, les personnes n’y arrivent pas, ou du moins pas dans l’immédiat,  excepté si nous réussissons à :

  • disposer d’un point d’accès centralisé pour rechercher une information,
  • qualifier l’information au plus tôt, pour en maîtriser le cycle de vie et en faciliter l’accès en recherche,
  • ne conserver que l’information utile et ne permettre l’accès qu’à l’information autorisée, afin de réduire le temps de recherche et tirer aisément parti de l’information.

5 | Sécuriser l’information en fonction de sa valeur

Les données et documents que vous gérez ont une valeur qui évolue dans le temps. Il est nécessaire d’appréhender cette notion afin de prendre en compte les contraintes d’accès, d’intégrité, de disponibilité de l’information dans le temps. Ce aspect est gérable par des technologies dédiées (cryptographique, sécurité,…) pilotées par une politique de gouvernance claire.

Il est ainsi impératif :

  • de rendre l’information accessible aux bonnes personnes et au bon moment,
  • de contrôler l’accès et l’utilisation des informations,
  • de protéger les données et documents des intentions malveillantes.

6 | Ne pas enfreindre la loi

Les actions en justice sont coûteuses et préjudiciables et leurs impacts sont rarement anticipés. Il est pourtant possible et parfois aisé d’aligner l’application en place avec les obligations réglementaires et normatives imposées à votre entreprise.

Une meilleure gouvernance de vos informations permettra notamment de :

  • Répondre rapidement aux demandes en cas d’audit,
  • Appliquer facilement  les règles en cas de mis en suspens à des fins juridiques,
  • Prouver la fiabilité et l’intégrité des données et documents.

7 | Accroître l’agilité

L’information est à la fois un facteur de risques et un avantage compétitif.  Les choses changent rapidement et constamment et ce qui est valable aujourd’hui ne le sera probablement pas demain.

Vous devez être en mesure de vous appuyer sur vos informations pour prendre les bonnes décisions lors d’un litige ou face à une opportunité. Dans un tel contexte, l’information doit être actualisée, pondérée en fonction de sa valeur et de son usage. Les pratiques de gouvernance de l’information s’inscrivent exactement dans cette orientation et permettront de réagir rapidement aux évolutions du marché et de vous différencier grâce à vos données et documents.

La gouvernance de l’information : de la gestion réactive à la gestion proactive de l’information

Apprenez à appréhender la valeur de votre information, afin naturellement de s’appuyer sur celle-ci pour :

  • Prendre des décisions et anticiper en disposant, à temps, des informations capitales,
  • Disposer de la méthodologie et des outils lors d’audit ou de mise en suspens à des fins juridiques
  • Respecter les obligations réglementaires nationales, européennes et internationales

Soyez proactif. Gérez activement l’information à l’aide de politiques prédéfinies et de procédures permet :

  • D’améliorer la productivité des employés
  • De réduire les coûts
  • De limiter les risques
  • D’être plus agile

Il est maintenant temps de prendre une position active sur toutes vos informations, et de mettre en place une stratégie de gouvernance.

[EBOOK] Votre stratégie de Records Management en 6 étapes

Votre stratégie de Records Management en 6 étapes

Le volume d’informations généré par les systèmes, applications et outils de mesure ne cesse de croître. Adopter une approche stratégique pour gérer votre patrimoine informationnel n’est pas du luxe, mais une nécessité. Donner à votre entreprise les moyens d’exploiter chaque document de manière agile et de gérer ses données de façon adéquate doit être une priorité. Pour compliquer les choses, les nouvelles réglementations et celles qui évoluent en matière de conformité des données contraignent les entreprises à revoir leurs pratiques de Records Management pour s’adapter à un volume d’archives et de données qui augmente rapidement.

Pour mieux comprendre comment les entreprises relèvent ces défis, nous avons interrogé plus de 350 professionnels de la gestion des archives et de l’information travaillant dans les services Informatique et Conformité de différents secteurs d’activité. Nous leur avons demandé quels étaient leurs défis majeurs et ce qui les empêchait de pouvoir accomplir pleinement leur stratégie. Les pages suivantes sont une synthèse des six défis les plus couramment évoqués ainsi que nos recommandations pour les surmonter…

Avis d’Expert | GED, Archivage & Dataroom : Quelle relation dans le secteur immobilier ? Chloé Toledano

Avis d’Expert | GED, Archivage & Dataroom : Quelle relation dans le secteur immobilier ? Chloé Toledano

Aujourd’hui, nous constatons une prise de conscience dans le secteur immobilier en terme de transformation numérique. Les professionnels de l’immobilier doivent réunir une masse importante de documents souvent anciens, et éparpillés dans l’entreprise, ce qui peut entraver le bon fonctionnement des activités comme dans le cadre de la cession immobilière par exemple, une activité clé et propre au secteur immobilier mais risquée lorsqu’il y a perte de documents par exemple. Il y a donc un aspect stratégique lié à la documentation juridique qui est propre au secteur immobilier et requiert donc une expertise dans le domaine.

Les professionnels de l’immobilier doivent donc optimiser la gestion de l’information avec la mise en place d’un référentiel unique et structuré, permettant de sécuriser les informations sensibles, ainsi que toutes les données touchant à la vie du patrimoine tout en respectant les contraintes réglementaires inhérentes au secteur de l’immobilier.

C’est pourquoi les entreprises franchissent le cap de la Transformation Digitale autour de 2 axes majeurs :

1/ GED et Archivage sont des fonctions étroitement mêlées du fait de la nature de l’activité. Dans le cas de la gestion d’immeubles (qui sont parfois très anciens), il est nécessaire de disposer de système hautement interfacés pour :

  • Soit isoler des documents anciens dans les fonds d’archives utiles dans la GED des actifs car ils justifient de droits et d’obligation pour le propriétaire de l’actif (ex: permis de construire, PV de conformité, acte de propriété …)
  • Soit verser de la GED vers le SAE les versions anciennes des documents régulièrement mis à jour (ex: dossier technique amiante) ou des instances récurrentes (ex: PV d’AG)

La cession immobilière est une activité génératrice de documents extrêmement stratégiques (Autorisations administratives, Documentation travaux, Actes de propriété, Diagnostics Environnementaux, Baux, …) pour assurer la gestion des immeubles dans de bonnes conditions lorsqu’ils font partie du portefeuille de la société puis in fine pour permettre leur cession au meilleur prix.

Les entreprises du secteur de l’immobilier commercial sont donc de plus en plus organisées en matière de gestion documentaire et se dotent non seulement d’outils, mais surtout de procédures internes et d’équipes dédiées. Le cycle de vie de la documentation juridique des actifs immobilier est piloté de plus en plus tôt, dès la production de cette documentation.

2/ La GED et la gestion des Archives sont au coeur de la stratégie et du business pour assurer l’alimentation de la dataroom de cession

  • Une dataroom contient l’ensemble des informations mises à disposition par un vendeur de société (ou d’actifs de société) pour permettre à un, et plus fréquemment à des acquéreurs, de venir les consulter afin de faire une offre d’achat.

→ les documents de la dataroom proviennent de la GED et / ou de l’archivage

  • Utilité d’un système qui permet de verser des documents de la GED vers la dataroom en un minimum de clics tout en utilisant les métadonnées et classements disponibles dans la GED
  • Dataroom électronique: limites d’accès dans le temps et utilisateurs habilités, gestion de la confidentialité …

Face à de tels enjeux, les solutions d’archivage et de GED Workflow d’Everteam (everteam.archive et everteam.case) construits sur un socle logiciel unique et ouvert (intégrabilité d’outils ERP) sont adaptés et s’avèrent indispensables au secteur de l’immobilier. En effet l’outil permet d’organiser toute la documentation propre au secteur immobilier, de pouvoir y accéder rapidement de manière sécurisée (exemple : cession immobilière), et enfin de la conserver et de la protéger dans le temps via une interface unique et intuitive. A noter qu’everteam.archive permet d’assurer la gestion des archives électroniques et / ou physiques.et d’assurer l’archivage de flux GED provenants d’applicatifs tiers.

Grâce à une forte expertise dans le secteur immobilier avec de nombreux projets réussis (Unibail Rodamco, Foncière des Régions, Carrefour Property, Bouygues Construction,…), Everteam est capable de répondre à ces problématiques et de mettre en oeuvre une solution opérationnelle adaptée avec un outil pensé dans une logique immobilière.

Everteam est également un acteur investi dans le secteur de l’immobilier en étant membre de l’association FIDJI et participe régulièrement à ses ateliers.

Bouygues Construction modernise son système d’archivage électronique et papier avec Everteam

Bouygues Construction met en œuvre une application de gestion des archives mixtes électroniques et papier avec Everteam. Ce système de nouvelle génération reposant sur la solution d’archivage d’Everteam concernera 53.000 collaborateurs dans 80 pays.

Répondre aux contraintes réglementaires de conservation des documents

Le besoin de moderniser le système d’archivage de Bouygues Construction est né d’un double constat : l’application d’archivage physique  développée en interne était devenue obsolète ; aucun système d’archivage n’existait pour assurer la pérennité des documents électroniques en croissance exponentielle et simplement conservés dans les systèmes dans lesquels ils étaient créés.

 La mise en place d’Everteam dans le cadre du projet baptisé Remind avait donc pour objectif d’appliquer une politique d’archivage Groupe unique, quel que soit le support de l’archive, afin de sécuriser et pérenniser le patrimoine documentaire. Et ce, dans les règles de l’art du Records Management et le respect des obligations réglementaires en vigueur.

Mettre en œuvre la politique d’archivage avec Everteam

Après avoir réalisé différents POC (Proof of Concept), Bouygues Construction a sélectionné le progiciel d’Everteam pour sa capacité à gérer parfaitement la mixité des archives et sa capacité à traiter de façon optimisée les fortes volumétries associées à l’ampleur du projet : 100 KM linéaire d’archives papier et 35 To de données numériques.

Afin de ne conserver que les documents utiles à l’entreprise et de limiter les coûts de conservation, un travail en amont de qualification des documents (contrats clients, plans de chantier, documents fiscaux…) est alors réalisé. Le tableau de gouvernance et de règles de gestion (communicabilité, dates de conservation et de suppression automatique en fonction du type d’archives) adaptés à la politique d’archivage du Groupe est alors mis en œuvre. Le logiciel a également été intégré au système d’information existant  (passerelles avec l’annuaire de l’entreprise et avec la GED chantiers interne entre autres) pour simplifier le versement des archives. .

Le système a été conçu pour répondre aux attentes de différents types d’utilisateurs :

  • les assistantes qui gèrent les informations chantier,
  • le service client et après-ventes par la gestion des contentieux,
  • les services administratifs pour la documentation courante et
  • les record Manager qui gèrent les archives.

Une 1ère mise en œuvre réussie

Une fois ce travail réalisé, le lancement d’un premier lot du projet a été effectué auprès de l’unité opérationnelle Rénovation privée de la filiale de Bouygues Bâtiment Ile-de-France. Un accompagnement au changement a également été entrepris afin de permettre aux utilisateurs de s’approprier rapidement l’outil (formations, support d’aide à la prise en main, mémos synthétiques…).

Un projet apprécié et soutenu par les utilisateurs

Très rapidement, les premiers utilisateurs du Groupe et leurs partenaires ont pu apprécier les apports du nouveau système d’archivage, que ce soit au niveau de l’interface de la solution ou des fonctionnalités proposées. À titre d’exemple, les assistantes ont gagné en confort d’utilisation. Ainsi, elles peuvent :

  • mieux préparer leurs chantiers,
  • modéliser les archives papier et
  • assurer l’intégration des documents au sein du SAE.

L’autre point particulièrement apprécié est lié au nouveau système de recherche intégré à l’outil. Les utilisateurs peuvent désormais accéder en temps réel à l’intégralité des archives depuis un unique moteur de recherche intelligent, sans plus se soucier du format ni de l’emplacement des documents.

Un déploiement dans 80 pays

Au regard de ces retours positifs, le Groupe Bouygues Construction continue le déploiement progressif de la solution afin d’archiver à terme toute la documentation contractuelle et administrative de l’ensemble des filiales du groupe en France et dans les 80 pays où le constructeur est présent. Le projet devrait être complètement finalisé dans les douze prochains mois.

La plateforme d’Everteam nous permet de gérer nos processus d’archivage de manière industrielle et de nous conformer à la norme ISO 14641-1. La richesse fonctionnelle de l’offre, son évolutivité, sa capacité à gérer des volumes importants et l’expertise des équipes d’Everteam nous ont permis de mener à bien notre projet.

 Franck Astolfi chez Bouygues Construction

A propos de Bouygues Constructionwww.bouygues-construction.com

Acteur global de la construction et des services, Bouygues Construction conçoit, réalise et exploite des ouvrages qui améliorent au quotidien le cadre de vie et de travail : bâtiments publics et privés, infrastructures de transport, réseaux d’énergie et de communication.

Leaders de la construction durable, le Groupe et ses 53.000 collaborateurs s’engagent ainsi sur le long terme auprès de leurs clients pour les aider à bâtir une vie meilleure.

La Mutuelle des Affaires Etrangères et Européennes réduit les délais de traitement des demandes clients avec la GED d’Everteam

La Mutuelle des Affaires Etrangères et Européennes réduit les délais de traitement des demandes clients avec la GED d’Everteam

La Mutuelle des Affaires Etrangères et Européennes (MAEE) s’adresse à tous les fonctionnaires et agents du Ministère des Affaires Etrangères et des autres administrations qui sont affectés en France ou à l’étranger. La MAEE protège au total près de 24 000 personnes (assurés, adhérents et ayants droits). Une cinquantaine de gestionnaires assurent son fonctionnement quotidien, tant au siège social parisien qu’à son antenne de Nantes. Ces derniers réceptionnent, trient et traitent près de 30 000 mails et plus de 30 000 plis par an.

Pour optimiser la gestion de l’ensemble des demandes assurés/adhérents et documents entrants par courrier, téléphone et mail, la MAEE a choisi de faire appel à la société Viveris Systèmes, filiale du groupe Viveris, spécialisée dans le développement et l’exploitation des systèmes d’informations, pour mettre en place la dématérialisation des flux entrants et la gestion de ses archives physiques.

Cette démarche répondait à plusieurs objectifs :

  • Diminuer au maximum l’utilisation du papier
  • Réduire les temps de distribution, de circulation, de traitement et de recherche des documents
  •  Assurer une traçabilité complète de l’ensemble des documents entrants : plus de perte de documents & Simplifier et faciliter la recherche de documents et de dossiers
  • Optimiser la gestion des dossiers clients : intégrer les mails d’échanges gestionnaire/adhérent au dossier client correspondant & Classer les documents par assuré. Fusion de plis : gestion de dossiers uniques, intégrant notamment les documents attendus
  •  Remplacer l’outil de gestion des archives physiques

En partenariat avec l’éditeur de solutions de gestion de contenu d’entreprise Everteam, la société Viveris Systèmes a proposé à la MAEE des solutions sur-mesure répondant à l’ensemble des besoins identifiés grâce au logiciel Everteam. Cette solution allie une GED à un puissant moteur de workflow documentaire et propose des fonctions d’archivage pour gérer les obligations de conservation.

Viveris Systèmes est ainsi intervenu depuis l’analyse approfondie des besoins avec la MAEE, le paramétrage complet des nouveaux logiciels, jusqu’à la formation des gestionnaires ou l’optimisation des outils mis en place en réponse aux nouveaux besoins identifiés.

Ce projet de dématérialisation permet aujourd’hui une indexation structurée de plusieurs milliers de documents entrants en fonction de l’origine de la demande (assuré, adhérent, CPAM, trésorerie…), la famille (changement de situation familiale, courrier général secrétariat, gestion des cartes vitales…) et le motif du courrier (attestation de droits, carte perdue, demande de carte vitale…). La classification et la recherche des documents sont ainsi extrêmement simplifiées.

Le travail réalisé par les équipes de Viveris Systèmes chez nous est particulièrement précieux. Nous avions besoin d’améliorer nos processus de gestion, de moderniser nos outils et d’être en capacité de répondre précisément et aisément aux demandes de nos autorités de contrôle. Avec la multiplication des moyens de communication, il nous fallait un système capable d’intégrer et de gérer aussi bien les demandes courrier et mail, et d’assurer toute la traçabilité et les contrôles nécessaires. Aujourd’hui, nos gestionnaires sont tous formés au nouveau logiciel et Viveris est toujours présent en cas de besoin pour optimiser le système, l’améliorer, répondre à nos questions et à nos nouveaux besoins.

Dominique Lefebvre, Conseillère du Président de la MAEE