Articles

[LECTURE DU JOUR] Case Management vs BPM – Sollan

[LECTURE DU JOUR] Case Management vs BPM – Sollan

En 2013, Sollan expert en gestion de l’information numérique, publiait un article sur le Case Management et le BPM et aujourd’hui celui-ci est plus que jamais d’actualité et force est de constater que bon nombre d’entreprises aujourd’hui se posent encore des questions sur ces deux approches. Qu’est-ce que le BPM ? Qu’est-ce que le Case Management ? Qu’est-ce qui différencie ces deux approches ? Et plus concrètement, comment ça marche ?

Il nous est donc apparût judicieux de partager cet article dans lequel Paul Terray, Consulting Manager chez Sollan et spécialiste de la documentation électronique revient sur les concepts de Case Management  et de BPM et met en évidence leurs différences au travers d’une interview ci-dessous :

Qu’est ce que le BPM ?

Le BPM est le Business process management ou modeling, c’est à dire la modélisation des processus d’entreprise. La façon dont cela s’instancie en informatique est ce que l’on appelle très classiquement des workflows.
Alors un workflow c’est quoi ? C’est une suite d’étapes qui peuvent être réalisées en série, c’est-à-dire les unes derrière les autres, en parallèle, ou les deux. Ce sont donc des suites d’étapes, chacune aboutissant sur une autre étape et accomplies soit par une personne soit par un système.
Un exemple type de workflow est la demande de congé.
  • Première étape : un utilisateur va remplir une demande de congés, va indiquer le type de congé souhaité,  la période voulue, la raison, etc…
  • Deuxième étape : la validation des congés par son responsable qui va dire oui non et rajouter un commentaire.
  • Troisième étape, le transfert de la demande aux Ressources Humaines pour validation.
  • Quatrième étape : l’inscription dans le système SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines)
  • Et enfin l’étape finale consistera en un message  de retour indiquant que le congé a été accepté ou non.
Ceci est un workflow typique.

Exemple d’un workflow typique : la demande de congé

Qu’est-ce que le Case Management ?

Ce dont nous nous sommes rendu compte, c’est qu’il existe un second cas assez classique dans le documentaire : la  gestion de dossiers.  Je dois constituer un dossier, je veux qu’il soit complet et avant qu’il le soit j’ai tout un tas d’étapes à faire. Un exemple typique dans l’assurance est la déclaration d’un sinistre.  Pour déclarer le sinistre correctement, je dois avoir de nombreux documents qui ne sont pas toujours formellement définis au départ, je peux avoir des pièces supplémentaires, et je dois pouvoir rajouter des choses un peu à tout moment.

Mais j’ai quand même un certain nombre d’étapes à faire avant de rembourser le sinistre, avant de rembourser le client. J’ai donc bien un point de départ  qui est la déclaration du sinistre, et un point d’arrivée qui est le remboursement ou refus du remboursement, et j’ai plusieurs étapes au milieu.

Un autre exemple qui s’inscrit dans la même logique est le traitement d’une demande de remplacement de pièces.  Un de mes  fournisseurs ne peut plus me fournir la pièce qu’il me procurait jusqu’à présent. Pour assurer le remplacement d’approvisionnement de cette pièce, plusieurs étapes vont devoir être réalisées. (acheter des stocks, trouver une pièce de remplacement, modifier les procédures qui utilisaient l’ancienne pièce pour les faire pointer sur la nouvelle, etc..)  C’est un exemple que Sollan a traité chez Thales. Cela s’appelle la Gestion de l’obsolescence.

Dans ce cas, suivre un processus est nécessaire, mais je ne peux pas attendre chaque étape pour passer à la suivante, cela n’a pas de sens que la personne chargée de regarder la nouvelle pièce soit obligée d’attendre que la précédente ait passé l’ordre d’achat. Nous ne sommes donc plus dans un circuit d’étapes qui vont se suivre dans un ordre extrêmement précis, nous sommes désormais dans la gestion d’un cas. J’ai un événement qui arrive, je dois le traiter, j’ai un certain nombre de taches à réaliser sans ordre précis, je n’ai pas forcément des acteurs très définis, tout le monde doit participer à ce cas.

C’est ce qu’on appelle le case management. L’idée est ainsi de dire que ce qui porte le processus ne sont pas les étapes ni les personnes, mais le contenu. Et ce contenu qu’est ce que c’est ? C’est le dossier de sinistre à remplir, le dossier qui porte les pièces pour mon obsolescence, etc…

On remarque que l’on utilise souvent le mot dossier. C’est normal. Parce que le case management c’est essentiellement du traitement de ce qu’on appelle en général un dossier au sens propre comme figuré, c’est-à-dire que j’ai quelque chose à remplir pour aboutir à un certain état.  Et que lorsque je l’ai rempli je peux prendre ma décision. Donc ce que l’on appelle case management pourrait presque s’appeler gestion de dossier…

Pour lire la suite de l’article rendez-vous sur le site internet de Sollan

Pour aller plus loin, Noureddine Lamriri, chef de produits et consultant expert chez Everteam nous offre une vision globale sur l’état de l’art et les perspectives du Case Management dans le monde de l’Assurance en vidéo :

Les enjeux de la gestion de processus métier (BPM)

Les enjeux de la gestion de processus métier (BPM)

Aujourd’hui, Le « Business Process Management » (BPM) s’est imposé comme un outil d’innovation indispensable pour assurer l’automatisation et l’amélioration du fonctionnement des entreprises quels que soient leurs secteurs d’activité.  Il offre la possibilité d’optimiser les différents types de processus de travail existants dans chaque société, tout en respectant les normes définies par les standards du BPMN v2.0.

Face à une concurrence toujours plus forte, le maintien de la compétitivité des entreprises passe par une parfaite maîtrise des processus métiers et de leurs évolutions et, sur cet aspect, les apports du BPM sont décisifs. En effet, les solutions de BPM accompagnent les entreprises sur toutes les étapes de mise en œuvre, de la conception à la mise en production, et se décomposent en quatre phases clés :

  • La phase d’analyse : Les différentes activités de l’entreprise sont analysées, représentées et modélisées de manière normalisée conformément au standard BPMN 2.0, illustrant les différentes tâches, évènements, connexions et identifiant les acteurs principaux impliqués,
  • La phase d’exécution : Les diagrammes de processus générés sont déployés sur le moteur BPM qui assurera l’exécution correcte en prenant en considération les « Règles Métiers » de l’entreprise,
  • La phase de pilotage opérationnel : Durant l’exécution des processus, le partage d’informations et de documents aura lieu automatiquement entre les entités concernées tout en respectant les normes et la sécurité de l’entreprise,
  • La phase d’optimisation : Des valeurs clefs, enregistrées durant l’exécution du processus et représentées dans des rapports et graphiques générés par la solution BPM, aideront l’entreprise à évoluer et assurer de manière itérative et de manière permanente un fonctionnement efficace.

Ces solutions matures permettent aujourd’hui d’apporter la pleine mesure des objectifs et gains escomptés et se retrouvent impliquées dans de nombreux contextes d’usages, dont 3 principaux que sont : la dématérialisation, les démarches qualité et la transformation numérique de l’entreprise :

  • La dématérialisation permet en un premier temps de réduire le nombre de documents physiques circulant dans la société poussant à la création d’un Bureau Sans Papier plus efficace et économique. Le BPM permettant de faciliter l’interopérabilité entre les systèmes,
  • En utilisant un produit BPM, la qualité des processus s’en trouve améliorée par une standardisation des processus, des échanges et des données impliquées. Mais également par la génération de rapports, l’accès à des tableaux de bords permettant une visibilité «  à froid » ou « en production »,
  • La transformation numérique de l’entreprise qui affecte les mentalités des employés et les processus existants. Avec la digitalisation de l’information et l’usage de solutions de BPM, les entreprises sont capables d’étudier les différentes opérations et d’identifier les points à optimiser pour leur processus.

Sur ces différents sujets, everteam, déterminé à consolider sa position de leader dans la Gestion de Contenu (ECM) et dans la Gestion de Processus, a décidé de compléter son offre avec une solution de BPM basé sur des standards internationaux reconnu et précurseur dans son domaine. Ce positionnement, unique sur le marché, renforce la position d’everteam en tant qu’expert dans le domaine de la gestion de l’entreprise et de tous ses actifs. Désormais, Everteam est capable de présenter une suite ECM et BPM complètement intégrée, permettant d’optimiser la capture, la gestion et l’archivage des  données et documents tout en mettant en place des processus optimisés et standardisés.

Préserver les données de la recherche à l’ère du Big Data

Préserver les données de la recherche à l’ère du Big Data

Alors qu’on assiste à une explosion du volume des données produites par la recherche, la question de leur archivage est devenue cruciale, tant pour pérenniser notre héritage scientifique que pour permettre leur réutilisation par la communauté.

Connaissez-vous le « projet valise » ? C’est l’histoire d’une équipe de chercheurs en physique des particules qui souhaite analyser les données d’une expérience vingt ans plus tard avec de nouveaux outils et découvrent ces données enregistrées sur de vieilles bandes magnétiques, elles-mêmes stockées dans une vieille valise oubliée dans le recoin d’un bureau. S’ensuit un laborieux travail de récupération, de lecture et de compréhension des données.

Fort heureusement, l’histoire se termine bien, et les chercheurs découvrent même une nouvelle dépendance de l’énergie dans les interactions fondamentales. Mais il n’en va pas de même pour toutes les tentatives de recherche incluant des données anciennes. Il est courant de se trouver face à des supports anciens inutilisables faute de machine en état de les lire ou, pire, de ne pas du tout retrouver les données car elles ont tout simplement été jetées une fois le projet terminé et les articles publiés.

En savoir plus: lejournal.cnrs.fr

Ask Question Expert

Le Big Data, point de passage incontournable de la transformation digitale

Le Big Data, point de passage incontournable de la transformation digitale

Dans la course à la transformation numérique les DSI doivent se repositionner et faire valoir leurs compétences vis à vis de la collecte et de l’exploitation des données juge une étude de PAC.

Quel lien entre transformation digitale et Big Data ? La collecte et l’exploitation de la donnée permet de produire de nouveaux services et de nouveaux usages numériques. Et consécutivement, la prise en compte par l’entreprise de ce phénomène implique une nouvelle organisation, pour collecter et exploiter les données dans une optique informatique mais aussi métier.


46% des DSI jugent que les processus des entreprises vont changer dans les deux années qui viennent du fait de la transformation digitale. 38% pensent que cela est déjà le cas aujourd’hui.(Source : PAC)

Dans ce contexte, quel doit être le positionnement de la DSI ? On ne compte plus les organisations qui désormais se parent d’un service, d’une direction, ou d’une équipe ‘digitale’, totalement décorrélée de la DSI. Pourquoi ? Parce que les métiers sont plus matures que par le passé sur les problématiques du numérique, et qu’ils préfèrent bien souvent en discuter avec ces nouvelles structures qu’avec les historiques de l’informatique que représentent les DSI. Rien n’est toutefois perdu pour les DSI juge le cabinet PAC, qui a récemment publié une étude sur le sujet. Les DSI sont conscient du problème et s’attaquent au sujet.

Prise de conscience

“84% des responsables informatiques pensent que leur entreprise doit revoir ses processus dès aujourd’hui ou dans les 2 ans pour s’adapter à la transformation digitale” explique dans un billet de blog Olivier Rafal, de PAC. Et cette refonte des processus passe par une meilleure prise en compte des données. 86% d’entre eux ont déjà redéfini leur schéma directeur d’évolution de leurs architectures décisionnelles ou comptent le faire d’ici à la fin 2016.

Le point positif, au delà de la prise de conscience de la DSI, c’est que les directions générales sont mobilisées. 60% des directions générales perçoivent désormais la donnée comme “un actif stratégique, une source de revenu ou au moins un atout important, représentant un élément de différenciation” note PAC.

Côté métiers, les points d’appui que peuvent rencontrer les DSI sont “la nécessité de raccourcir les projets”, de mieux les cadrer et de monter en compétences. Autant miser sur ces atouts, parce que pour le reste, bonnes pratiques et organisation data-driven, les divergences entre entités restent fortes.

Source :  www.zdnet.fr

Qu’est-ce que la loi Sarbanes Oxley, SOX, Sarbox ?

Qu’est-ce que la loi Sarbanes Oxley, SOX, Sarbox ?

La gouvernance d’entreprise, corporate governance. Documments de références à propos de la LSF Loi de sécurité financière. Création de l’agence indépendante de régulation la Public Company Accounting Oversight Board, ou PCAOB

Source: www.piloter.org

Un mémo intéressant pour ceux qui ne seraient pas encore au courant de l’origine légale aux Etats Unis des améliorations internationales en matière de Gouvernance d’Entreprises et de pilotage des risques.

TRIBUNE Lettre ouverte aux  « gouverno-sceptiques »

Source: business.lesechos.fr

Un analyse synthétique des avancées, freins et opportunités en matière de gouvernance en France. Evolutions fortes depuis le premier rapport Vienot

La gouvernance d’entreprise pour les PME

La gouvernance d’entreprise pour les PME

Le concept est tendance: on parle de gouvernance d’entreprise des sociétés cotées en Bourse jusqu’aux PME. Chacun y va de son code. Pionnier en la matière au niveau inter

La gouvernance vue par l’actionnaire: l’avis d’André Baladi, un grand financier suisse, moteur international depuis une vingtaine d’années de la professionnalisation des méthodes de gouvernance

Source: www.migrosmagazine.ch

Web TV – Tour d’horizon sur la gouvernance d’entreprise

Web TV – Tour d’horizon sur la gouvernance d’entreprise

Des Entreprises & des Hommes – Emission du mois d’octobre 2014

La gouvernance d’entreprise en pleine évolution notamment en France avec le v…

Source: contributionlibre.com

En quelques minutes et en vidéo, une vision experte des principaux enjeux de l’organisation et de la professionnalisation de la gouvernance en France : Grands groupes, sociétés familiales, ETI, toutes les organisations sont concernées

Le conseil d’administration 2.0 prend son envol en France

Le conseil d’administration 2.0 prend son envol en France

Bien après les Etats-Unis, les grandes entreprises commencent à moderniser leurs conseils d’administration, au moyen du numérique.

La révolution numérique est, à n’en pas douter, l’un des phénomènes les plus marquants qui ont fortement fait évoluer la manière dont les entreprises s’organisent et travaillent au quotidien. Dans ce contexte, il nous a paru intéressant de mettre en lumière une tendance durable qui consiste à faire évoluer le processus de préparation, de gestion et de délivrance des documents présentés en conseil d’administration au sein des moyennes et grandes entreprises.

Depuis longtemps, Outre Atlantique

Ce point est particulièrement intéressant dans la mesure où il vient moderniser un acte de gestion et une action jusqu’alors sanctuarisés. Selon le fameux cabinet d’analystes Gartner, « d’ici à 2018, plus de 80 % des grandes entreprises utiliseront des systèmes collaboratifs pour réaliser leurs conseils d’administration ». Si la vague du conseil d’administration 2.0 a été lancée depuis plus longtemps outre atlantique, Sarbannes Oaxley oblige, les gouvernants des entreprises françaises s’y intéressent depuis peu. Nous nous trouvons donc au cœur d’un marché émergeant qui connaîtra une croissance exponentielle dans les prochaines années.

Cinq piliers

Cette nouvelle approche a pour but de simplifier et de sécuriser la préparation et la tenue des conseils d¹administration des entreprises, mais également, par extension et pour faciliter les interactions, de leur comités spécialisés (audit, nominations, stratégie, éthique) leurs différents comités Ad’Hoc, et les réunions du top Management (Codir, Comex…) ou réunions stratégiques. Nous sommes donc au centre des dispositifs de gouvernance qui doivent faire l¹objet de toutes les précautions.

Dans les faits, une telle approche revient à prendre en compte la gestion des documents et la gestion des processus. Concrètement, le conseil d¹administration 2.0 s’articule autour de 5 grands piliers qui permettent de gérer l’intégralité de son cycle de vie :

  • L’organisation de la séance ;
  • La préparation de la séance sur tablette par les administrateurs ;
  • La consultation en séance sur tablette ;
  • La gestion des droits d¹accès et de la sécurité de l’information ;
  • Le suivi de la séance et historique des décisions prises.

Un outil numérique dédié

Pour être couronné de succès, il convient également de positionner l’expérience utilisateur au centre du dispositif. En ce sens, un travail sur l’accessibilité et l’ergonomie est fondamental. Il convient de se rappeler que la documentation du conseil peut contenir  plus de 500 pages par séance. Attention donc à proposer des outils digitaux adaptés et à ne pas négliger les aspects liés au confort d¹utilisation. L’IFA, Institut Français des Administrateurs, souligne ainsi l¹importance de se doter d’un « outil numérique dédié » qui permet d’améliorer significativement l’efficacité des travaux du Conseil d’administration, voire d’aider à la gestion intégrée des relations « société-mère / filiales » dans les groupes.

Au final, opter pour l’approche dématérialisée du conseil d’administration permet de sécuriser l’ensemble des dispositifs traditionnels, d’industrialiser les processus de préparation des réunions, de pérenniser l’information présentée et d’offrir plus de confort aux administrateurs qui peuvent accéder plus simplement aux informations. Cette gouvernance moderne et dynamique va donc rapidement s’imposer comme un standard auprès des grands donneurs d’ordres.

Bouygues Construction modernise son système d’archivage électronique et papier avec Everteam

Bouygues Construction met en œuvre une application de gestion des archives mixtes électroniques et papier avec Everteam. Ce système de nouvelle génération reposant sur la solution d’archivage d’Everteam concernera 53.000 collaborateurs dans 80 pays.

Répondre aux contraintes réglementaires de conservation des documents

Le besoin de moderniser le système d’archivage de Bouygues Construction est né d’un double constat : l’application d’archivage physique  développée en interne était devenue obsolète ; aucun système d’archivage n’existait pour assurer la pérennité des documents électroniques en croissance exponentielle et simplement conservés dans les systèmes dans lesquels ils étaient créés.

 La mise en place d’Everteam dans le cadre du projet baptisé Remind avait donc pour objectif d’appliquer une politique d’archivage Groupe unique, quel que soit le support de l’archive, afin de sécuriser et pérenniser le patrimoine documentaire. Et ce, dans les règles de l’art du Records Management et le respect des obligations réglementaires en vigueur.

Mettre en œuvre la politique d’archivage avec Everteam

Après avoir réalisé différents POC (Proof of Concept), Bouygues Construction a sélectionné le progiciel d’Everteam pour sa capacité à gérer parfaitement la mixité des archives et sa capacité à traiter de façon optimisée les fortes volumétries associées à l’ampleur du projet : 100 KM linéaire d’archives papier et 35 To de données numériques.

Afin de ne conserver que les documents utiles à l’entreprise et de limiter les coûts de conservation, un travail en amont de qualification des documents (contrats clients, plans de chantier, documents fiscaux…) est alors réalisé. Le tableau de gouvernance et de règles de gestion (communicabilité, dates de conservation et de suppression automatique en fonction du type d’archives) adaptés à la politique d’archivage du Groupe est alors mis en œuvre. Le logiciel a également été intégré au système d’information existant  (passerelles avec l’annuaire de l’entreprise et avec la GED chantiers interne entre autres) pour simplifier le versement des archives. .

Le système a été conçu pour répondre aux attentes de différents types d’utilisateurs :

  • les assistantes qui gèrent les informations chantier,
  • le service client et après-ventes par la gestion des contentieux,
  • les services administratifs pour la documentation courante et
  • les record Manager qui gèrent les archives.

Une 1ère mise en œuvre réussie

Une fois ce travail réalisé, le lancement d’un premier lot du projet a été effectué auprès de l’unité opérationnelle Rénovation privée de la filiale de Bouygues Bâtiment Ile-de-France. Un accompagnement au changement a également été entrepris afin de permettre aux utilisateurs de s’approprier rapidement l’outil (formations, support d’aide à la prise en main, mémos synthétiques…).

Un projet apprécié et soutenu par les utilisateurs

Très rapidement, les premiers utilisateurs du Groupe et leurs partenaires ont pu apprécier les apports du nouveau système d’archivage, que ce soit au niveau de l’interface de la solution ou des fonctionnalités proposées. À titre d’exemple, les assistantes ont gagné en confort d’utilisation. Ainsi, elles peuvent :

  • mieux préparer leurs chantiers,
  • modéliser les archives papier et
  • assurer l’intégration des documents au sein du SAE.

L’autre point particulièrement apprécié est lié au nouveau système de recherche intégré à l’outil. Les utilisateurs peuvent désormais accéder en temps réel à l’intégralité des archives depuis un unique moteur de recherche intelligent, sans plus se soucier du format ni de l’emplacement des documents.

Un déploiement dans 80 pays

Au regard de ces retours positifs, le Groupe Bouygues Construction continue le déploiement progressif de la solution afin d’archiver à terme toute la documentation contractuelle et administrative de l’ensemble des filiales du groupe en France et dans les 80 pays où le constructeur est présent. Le projet devrait être complètement finalisé dans les douze prochains mois.

La plateforme d’Everteam nous permet de gérer nos processus d’archivage de manière industrielle et de nous conformer à la norme ISO 14641-1. La richesse fonctionnelle de l’offre, son évolutivité, sa capacité à gérer des volumes importants et l’expertise des équipes d’Everteam nous ont permis de mener à bien notre projet.

 Franck Astolfi chez Bouygues Construction

A propos de Bouygues Constructionwww.bouygues-construction.com

Acteur global de la construction et des services, Bouygues Construction conçoit, réalise et exploite des ouvrages qui améliorent au quotidien le cadre de vie et de travail : bâtiments publics et privés, infrastructures de transport, réseaux d’énergie et de communication.

Leaders de la construction durable, le Groupe et ses 53.000 collaborateurs s’engagent ainsi sur le long terme auprès de leurs clients pour les aider à bâtir une vie meilleure.