Un mix d’archives = archives mixtes ?

Un mix d’archives = archives mixtes ?

Il y a plus de 10 ans, l’on nous promettait, avec l’explosion des documents numériques, une « guerre des métiers » entre les adeptes du « support papier » et ceux du « support électronique ». En réalité, dans les faits, les points de convergences sont nombreux, notamment par une volonté commune de gérer et de se concentrer sur le principal élément de valeur : l’information.

Archives papier et électroniques complémentaires mais cloisonnées

Soyons clairs, au sein des entreprises, quelques soient leurs tailles, le support papier persiste et s’affirme ou se réaffirme comme un média s’inscrivant, à l’instar des documents électroniques, dans le capital informationnel global.

Malgré cette complémentarité et l’existence de progiciels matures de gestion d’archives mixtes, les équipes gérant respectivement les archives papiers et électroniques ont longtemps fonctionné de manière cloisonnée, en amnésie réciproque… avec :

  • D’une part, des archivistes attachés à la maîtrise du papier et aux tâches afférentes, en développant notamment un réel savoir-faire dans la définition de référentiels d’archivages de grandes qualités.
  • D’autres part, des DSI responsables de toute l’information électronique et cultivant une parfaite compréhension des flux numériques et des conditions de leurs exploitations (architectures, réseau, …).

Disposer d’un point d’accès unique aux archives

Mais depuis quelques années, face à l’actualité et à la situation du monde, face à la nécessité de se prémunir des risques et d’augmenter sa compétitivité, les entreprises ont pris conscience de la nécessité vitale de disposer d’une information fiable, pérenne et rapidement accessible quelque soit la nature du support. Ces circonstances ont catalysé l’émergence de projets nouveaux redéfinissant l’approche de gestion des archives. Ces projets innovants s’attachent à aligner l’ensemble des forces vives de l’entreprise avec un objectif commun : disposer d’un point d’accès aux archives unique et sûr.

Fédérer les équipes métier et informatique

Pour l’immense majorité de ces projets, l’un des principaux enjeux est de réussir à fédérer autour d’un objectif commun des personnes appartenant à des spécialités différentes (archiviste, DSI, juriste,…) pour que la complémentarité des équipes se transforme en synergie.

Cette synergie des équipes, point nodal de tel projet, permet de garantir, la mise en œuvre d’une solution :

  • Unique et homogène en gérant l’ensemble des archives,
  • Cohérente et fiable en étant en lien avec un Référentiel d’archivage.
  • Sécurisé et pérenne en bénéficiant des apports des pratiques et normes du domaine (ISO 14641,…)
  • Accessible et ouverte en répondant à la nécessité de réactivité face aux risques et aux enjeux économiques.

Retour gagnant des projets de gestion des archives mixtes

Actuellement, l’on constate que la dynamique de mise en œuvre de projets de gestion d’archives mixtes s’accélère. En effet, les retours d’expériences sur les premiers projets d’envergures ont confirmé les espoirs fondés sur la mise en place de systèmes unifiés et globaux. Les bénéfices se font ressentir à toutes les strates de l’entreprise en alignant les producteurs, gestionnaires et consommateurs d’archives sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.

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