Solution d'Archivage et Système d’Archivage Electronique (SAE)
Face à l’explosion des contenus numériques, la mise en place d’une politique de conservation garante de la gouvernance de l’information s’impose.
Pouvoir piloter l’archivage de votre capital informationnel, quel que soit le support, à partir d’une solution unique d’archivage.
- Une plateforme unique pour gérer les archives électroniques, papier ou mixtes.
- Véritable outil de gouvernance du capital informationnel de l’entreprise, la solution répond à vos besoins de pérennisation et de sécurisation des documents engageants, ainsi que de conservation des larges volumes de données ou de documents.
- Une réponse aux obligations réglementaires, aux besoins de décommissionnement d’applications ou de désengorgement des applications de production.
- Gérer tout type de contenus indépendamment de la nature (fichier ou donnée) ou du support (physique ou électronique)
- Retrouver l’information utile rapidement quelles que soient les volumétries
- Anticiper les changements dans les systèmes d’informations, surtout en termes d’intégration et de sécurité
- Pérenniser le capital informationnel de l’entreprise
- Garantir la conformité au cadre réglementaire, normatif et législatif en vigueur
- Disposer d’une solution auditée et conforme aux bonnes pratiques de sécurité (OWASP)
Cas client Bouygues Construction avec notre solution d'archivage
Découvrez comment Bouygues Construction a modernisé son système d'archivage électronique et papier avec les solutions d'archivage d'Everteam.
- Fonctionnalités des solutions d'archivage
- Archivage physique et électronique : Combine l’archivage de documents et de données.
- Gestion des tiers archiveurs : Facilite la gestion de multiples tiers archiveurs.
- Référentiel de gouvernance : Adapté aux organisations complexes.
- Recherche unifiée : Permet la recherche et le téléchargement d’archives.
- Sécurité électronique intégrée : Assure une sécurité optimale des données.
- Fonctions d’injection : Intégrées pour une consultation efficace des données archivées.
- Extensions disponibles :
- Connecteurs en option pour automatiser l’archivage: SAP, O365 ( SharePoint Online / Teams), Messagerie Exchange, File System.
- Applications des solutions d'archivage
- Gestion transverse des archives : Gère toutes les archives de manière uniforme.
- Archivage électronique en masse : Pour tous les flux de données et documents.
- Archivage à valeur probante : Pour les fichiers et documents comptables et RH.
- Gestion des archives physiques : Pour une gestion complète des archives de l’entreprise.
- Conformité normative : Respecte les normes NF Z42-013, NF461, ISO 14641-1, ISO 15489, et OAIS.
- Conformité réglementaire : Répond aux contraintes de Solvency 2, RG AMF, Basel 3, DGI Bulletin 13-L1-06, RGPD, etc.
- Garantir, dans le temps, la capacité à accéder à un document qui, à l’origine, était probant.
- Garantir que le caractère probant du document n’a pas été altéré.
- Garantir la lisibilité du document.
- Archiver des documents probants ou non probants
- Réaliser des traitements sur les documents à différents stades de leurs cycles de vie
- Contrôle des formats et conversion dans des formats admis (PFD/A par exemple)
- Génération d’une empreinte au versement
- Génération d’une empreinte au moment de la consultation et contrôle de celle-ci par rapport à l’empreinte originale
- Gestion de l’obsolescence des formats (Conversion vers de nouveaux formats)
- Journalisation des traitements et actions sur les documents…
Archivage à valeur probatoire
Depuis 2000, la signature électronique d’un document en France a la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Le cadre légal a été renforcé par le règlement eIDAS en 2016, qui reconnaît la signature numérique avec les mêmes effets juridiques que la signature manuscrite.
- La loi no 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique
- Son décret d’application n° 2001-272 du 30 mars 2001.
Depuis 2010, le concept de signature numérique, définie comme la conservation sous forme numérique d’une signature manuscrite produite via un écran tactile, a été introduit dans le droit français par l’article R 249-11 du code de procédure pénale.
Depuis le 1er juillet 2016, la signature numérique est officiellement reconnue en Europe puisque le règlement eIDAS (identification électronique et services de confiance) est mis en application. Cette signature bénéficie du même statut et des mêmes effets juridiques que son équivalent manuscrit.
- Fonctionnalités
- Respect des exigences logiciels des normes : NF 42013, ISO 14641-1 et de la marque NF 461
- Mécanisme cryptographique intégré pour :
- Signer et vérifier l’intégrité des fichiers
- Signer et vérifier l’intégrité des métadonnées
- Signer et vérifier l’intégrité des traces
- Signer et vérifier l’intégrité des journaux
- Traçabilité des actions
- Journalisation
- Archivage en Y (double dépôt piloté par la solution)
- Réversibilité des archives.
- Applications :
Archivage à valeur probante des fichiers et documents comptables, des fichiers et documents RH …
Gestion des archives physiques de l’entreprise
Respect du cadre normatif: NF Z42-013 et ISO 14641-1, ISO 15489, norme OAIS
- Extensions :
- Connecteurs en option vers SAP, 0365 ( SharePoint Online / Teams), Messagerie Exchange, File System.
Pour conclure, l’adoption d’une solution d’archivage et d’un système d’archivage électronique est essentielle pour toute organisation souhaitant optimiser sa gestion documentaire, garantir la sécurité des informations et respecter les réglementations en vigueur.
En investissant dans cette technologie, les entreprises améliorent non seulement leur efficacité opérationnelle, mais elles se préparent également à relever les défis futurs en matière de gestion de l’information.
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