Vrac Numérique
Aujourd’hui, avec la multiplication des applications et des supports, on peut passer jusqu’à 30 minutes par jour à chercher l’information et retrouver le bon document.
Cette perte de temps pourrait être largement évitée avec un système de fichiers analysé et assaini. Vous intervenez ainsi à deux niveaux : la sobriété numérique et la sécurité informatique.
Saviez vous qu’envoyer 20 mails par jour pendant 1 an est l’équivalent d’un trajet en voiture de 1000 km ?Ça vous parait fou mais c’est bel et bien le cas, comme nous l’expliquons dans notre article sur la sobriété numérique.
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Everteam propose des solutions pour vous aider à mieux exploiter l’information existante et à la classer automatiquement (disponible pour File System/SharePoint/Office 365).
Partons des exigences au niveau d’une entreprise et des risques qu’elle prend à ne pas traiter ses vracs. Nous avons listé plusieurs intérêts pour le traitement de votre vrac numérique :
Et toutes ces conditions-là, amènent l’entreprise à ne plus gérer les vracs comme un espace de conservation au cas où mais à réellement se dire que le vrac est un espace dans lequel l’information doit être gérée le temps nécessaire et où l’information doit être supprimée le moment venu.
Un vrac numérique c’est un amoncellement de documents qui, au travers des années dans les entreprises, a conduit les collaborateurs à perdre la maîtrise de leur information.
L’information est peu décrite, elle peut être stockée dans différents types de systèmes : un filesystem, un SharePoint par exemple ou même la messagerie.
L’entreprise se trouve confrontée à cet amoncellement d’informations qui aujourd’hui lui pose un problème et qu’elle doit penser à gérer parce qu’elle ne sait pas ce qu’elle a dans ce vrac.
En suivant ces étapes, vous pourrez faire un audit complet de votre vrac numérique et optimiser l’utilisation de vos données numériques.
Chez Everteam, nous proposons de vous accompagner dans cette démarche et de réaliser cet audit de vos vracs numériques avec vous.
Notre méthodologie s’appuie sur notre outil everteam.discover qui permet de réaliser les étapes décrites dans le schéma ci-dessus. Grâce à notre méthode et notre expertise, vous serez en mesure de découvrir, comprendre et agir sur votre vrac numérique.
Comment assurer la sécurité de vos données, garantir la conformité RGPD et les aspects légaux des documents ?
L’audit peut vous aider à identifier les données sensibles, telles que les informations financières ou les données personnelles, qui se trouvent dans vos répertoires réseaux et disques partagés.
L’audit peut vous aider à mieux comprendre la façon dont les données sont stockées et partagées, ce qui peut vous aider à améliorer la gouvernance de vos données et à éviter les erreurs ou les violations de la confidentialité.
L’audit peut vous aider à identifier les répertoires réseaux et disques partagés qui sont inutilisés ou contiennent des données obsolètes, ce qui peut vous permettre d’optimiser l’utilisation de l’espace de stockage.
L’audit peut vous aider à identifier les risques potentiels pour la sécurité de vos données, tels que les permissions de partage non sécurisées ou les mots de passe faibles. Cela peut vous aider à prendre des mesures pour renforcer la sécurité de vos données.
Les interlocuteurs concernés par les audits flash de données dépendent de la taille et de la complexité de l’entreprise. Les principaux acteurs impliqués pourraient être les suivants :
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