Que faire lorsque j’atteins les limites de stockage de SharePoint ?
Le Forum économique mondial estime que nous créons 463 exabytes de données chaque jour en 2025 soit 463 millions de Tera octets par jour ou l’équivalent de 212 millions de DVD par jour.
Sur les plateformes professionnelles comme SharePoint, cette croissance se traduit par une augmentation exponentielle du nombre de fichiers, de versions et de duplications, au point de saturer les capacités de stockage incluses dans votre abonnement. Ainsi les coûts capacitaires additionnels ont deviennent rapidement prohibitif, de l’ordre de 0,2 €/ Go/ mois
SharePoint est un outil puissant de collaboration et de gestion documentaire, mais comme tout espace de stockage, il a ses limites.
Votre espace SharePoint est plein et vous pensez ne jamais être concernés ? cette situation est plus fréquente qu’on ne le pense.
Cet article vous aide à :
- Comprendre pourquoi SharePoint sature,
- Identifier les causes principales de la saturation,
- Découvrir comment libérer de l’espace,
Et surtout : mettre en place les bonnes pratiques pour éviter que cela ne se reproduise.
1. Comprendre les limites de stockage de SharePoint
Une capacité de stockage… pas illimitée
SharePoint, qu’il soit utilisé en version SharePoint Online (Microsoft 365) ou SharePoint Server, repose sur des quotas de stockage qui peuvent être rapidement atteints, surtout si l’espace est partagé par plusieurs équipes ou projets.
- Par défaut, SharePoint Online propose 1 To + 10 Go par licence achetée.
- Chaque site possède un quota propre, ajustable par les administrateurs.
- Les bibliothèques de documents individuelles peuvent contenir jusqu’à 30 millions d’éléments, mais cela devient difficilement gérable sans organisation.
- Par exemple, pour une société avec 1 000 utilisateurs actifs dans le secteur tertiaire, on parle de 11 To au total de stockage autorisé. Sachant que par année un utilisateur bureautique va créer de 10 à 50 Go de documents et un utilisateur avancé (marketing, commercial..) va créer entre 50 et 200 Go par an. Si on reprend l’exemple ci-dessus l’entreprise va créer environ près de 22 To par an ( en prenant 90% d’utilisateurs bureautiques et 10% d’utilisateurs avancés). Elle est déjà concernée dès la première année hors reprise de son stock de documents existant. Le coût additionnel en année 1 est de 26 K€ , en année 2 de 79 K€ en année 3 de 132 K€ etc..
Qu’est-ce qui consomme de l’espace ?
Plusieurs facteurs peuvent rapidement saturer votre environnement SharePoint :
- Versions multiples d’un même document non nettoyées.
- Fichiers volumineux (vidéos, images HD, archives .zip).
- Corbeilles non vidées (la première et la seconde phase de rétention prennent de la place).
- Doublons non identifiés.
- Contenus anciens ou inactifs, laissés sans gestion.
Ces limites techniques sont souvent le symptôme d’un manque de gouvernance documentaire : absence de politique d’archivage, désorganisation des bibliothèques, droits d’accès mal gérés, etc.
2. Les conséquences d’un stockage saturé
Quand SharePoint atteint ses limites, les conséquences sont immédiates et parfois critiques.
Blocage de la collaboration
- Les utilisateurs ne peuvent plus charger de fichiers.
- Impossible de sauvegarder des modifications dans des documents existants.
- Certains espaces passent en lecture seule, perturbant projets et workflows.
Ralentissements techniques
La surcharge peut provoquer des lenteurs :
- Navigation dans les bibliothèques moins fluide,
- Recherche d’information plus longue (notamment avec SharePoint Search),
- Moins de réactivité dans les synchronisations OneDrive.
Risques métier et réglementaires
Quand SharePoint est saturé, les utilisateurs contournent parfois le système : stockage local, partage par email, outils tiers non maîtrisés. Cela génère :
- Des risques de perte de données,
- Une rupture de la chaîne de traçabilité,
- Une non-conformité au RGPD ou à d’autres réglementations, en cas de mauvaise conservation ou de suppression accidentelle de documents sensibles.
3. Comment libérer de l’espace dans SharePoint
Diagnostiquer les causes
La première étape est de comprendre ce qui prend de la place. Microsoft propose plusieurs outils :
- Le Centre d’administration SharePoint, avec des rapports sur la consommation par site.
- Des outils tiers ou PowerShell pour des audits plus poussés.
- L’analyse des versions, des fichiers volumineux et des utilisations anormales.
Nettoyer intelligemment
Un bon ménage permet déjà de récupérer plusieurs Go par utilisateur :
- Supprimer les versions obsolètes (réduire le nombre de versions conservées par défaut).
- Vider les corbeilles (1re et 2e phase).
- Supprimer les fichiers qui n’ont pas été modifiés depuis plusieurs années.
Ce sont les clean days auquel l’adhésion des employés est faible pour 2 raisons
- le temps nécessaire à y consacrer
- et surtout le FOMO ( Fear Of Missing Out) détruire un document dont on pourrait avoir potentiellement besoin un jour.
- Nettoyer les doublons à l’aide d’outils d’analyse de contenu. Vous pouvez ainsi supprimer 30% de documents dits ROT ( Redundant, Obsolète Trivial) selon le Veritas Global Databerg Report.
- 💡 Astuce : Un site projet inactif depuis 3 ans peut libérer jusqu’à 80 % de son espace après nettoyage
Archiver les contenus anciens
Tout ne mérite pas de rester dans SharePoint à vie, il faut intégrer l’archivage à vos habitudes de conservation:
- Déplacez les documents non utilisés mais à conserver vers un système d’archivage électronique (avec valeur probatoire si nécessaire).
- Mettre en place une politique d’archivage à valeur légale et à froid.
- l’archivage permet en général de supprimer 25% des documents
- l’archivage à valeur légale représente 10% de ces 25%
- l’archivage à froid représente 90% des 25% avec un cout 10 fois moindre au cout de stockage dans Sharepoint.
Des solutions comme celles d’ Everteam qui continent une intelligence artificielle embarquée facilitent et assistent le traitement documentaire, en identifiant les documents à conserver, à archiver ou à supprimer selon vos règles métier.
Optimiser la structure documentaire
Une meilleure organisation permet d’économiser de l’espace :
- Compresser les médias lourds,
- Éviter les structures trop profondes (dossiers imbriqués),
- Réorganiser les droits d’accès pour éviter les partages inutiles,
- Encourager les utilisateurs à désactiver les versions si ce n’est pas nécessaire.
4. Prévenir la saturation à long terme
Le nettoyage ne suffit pas : il faut penser prévention.
Mettre en place une politique de gestion documentaire
Cela implique :
- Un cycle de vie des documents (création, usage, archivage, suppression).
- Des règles de rétention (durée de conservation, critères de suppression automatique).
- Un référentiel documentaire pour classer et nommer les documents.
Des solutions comme Everteam permettent de définir et d’appliquer automatiquement ces politiques à l’ensemble de vos documents, y compris dans SharePoint.
Sensibiliser les utilisateurs
Une bonne gestion documentaire repose aussi sur les comportements :
- Expliquer comment réduire les versions inutiles.
- Encourager le nettoyage régulier.
- Former à l’utilisation des métadonnées plutôt que des arborescences complexes.
Surveiller et anticiper
- Activer des alertes lorsque certains quotas sont presque atteints.
- Suivre la croissance du volume documentaire via des tableaux de bord.
- Segmenter les espaces SharePoint (par service, par projet) pour mieux répartir la charge.
Acheter du stockage supplémentaire : la solution de dernier recours
Il est possible d’acquérir des Go ou To supplémentaires via Microsoft 365, mais cela ne résout aucun problème structurel. C’est utile en urgence, mais pas durable sans gouvernance du fait du coût ( 0,2 € / Go/mois)
Conclusion
La saturation de SharePoint n’est pas une fatalité. Elle révèle surtout le besoin d’une gestion documentaire plus structurée et proactive. En identifiant les causes, en nettoyant efficacement et en mettant en place une stratégie à long terme, vous pouvez :
- Assainir votre environnement SharePoint,
- Gagner en performance,
- Réduire vos coûts de stockage inutile,
- Et renforcer votre conformité réglementaire.
Et pour aller plus loin ?
Des solutions comme celles d’Everteam vous permettent de :
- Réduire vos espaces sharepoint en éliminant les documents inutiles ( environ 30%) via l’IA composite
- classifier vos documents via l’IA composite et ainsi être conforme réglementairement sur les aspects données personnelles et/ou sur la protection de vos données sensibles
- Automatiser l’archivage des documents anciens ou inactifs et ainsi économmiser 25% du stockage sharepoint en moyenne.
- Appliquer des politiques de conservation réglementaires,
- Suivre la performance documentaire avec des tableaux de bord,
- Optimiser l’usage de SharePoint sans subir ses limites.
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