Matinale Gouvernance de l’Information

Mettre en oeuvre la Gouvernance de l’Information dans votre organisation

Comment atteindre la parfaite maîtrise de l’information pour limiter les risques et optimiser vos coûts.

L’information est au coeur de tous les enjeux.

La gouvernance de l’information est une notion globale qui renvoie à la stratégie et à l’organisation de l’information (informations, documents, données) nécéssaire au bon fonctionnement de l’entreprise dans le but d’assurer :

  • l’accès et le partage au service de l’efficacité quotidienne d’une organisation
  • la traçabilité, la conservation et la sécurisation des informations et données

Si vous êtes conscients de ces enjeux, rejoignez-nous à Paris le 16 novembre pour une matinale animée par des experts de l’information, où sera présentée une approche innovante de la gouvernance de l’information.

Vous apprendrez comment : 

  • Assurer la maîtrise, le partage instantané, et la traçabilité des échanges
  • Garantir la conformité réglementaire
  • Réduire les coûts de gestion de l’information
  • Préparer sereinement votre mise en conformité RGPD

Vous partirez de cette matinale avec :

  • Une compréhension de l’importance des enjeux d’une bonne gouvernance de l’information
  • Les clés pour bien mettre en oeuvre une stratégie de gouvernance de l’information dans votre organisation

InfoGovCon 17 | Everteam remporte le trophée de la Gouvernance de l’Information

La semaine dernière nous avons participé à InfoGovCon 17 en tant que sponsor. Providence, situé dans l’état du Rhode Island aux Etats-Unis est un super endroit pour venir y passer quelques jours et notre équipe a pu discuter de tout ce qui peut toucher à la Gouvernance de l’Information avec les participants et exposants présents à cet événement.

Il y a encore beaucoup de chemin à parcourir pour améliorer la manière dont les entreprises gèrent leur capital informationnel. Pour commencer il faut la retrouver à travers les différentes applications métier de l’entreprise, où l’information est stockée. Il est clairement ressorti de nos discussions, que file analytics est une fonctionnalité clé nécessaire aux entreprises. Si vous ne savez pas quelle information vous avez à disposition et où elle se trouve, comment pouvez-vous décider de la meilleure manière de la gérer ?

Bien entendu, file analytics n’est que le point de départ. Une fois que vous avez cette vision d’ensemble, vous devez commencer à prendre quelques décisions. C’est là que se situe le cœur de la Gouvernance de l’Information.

Bassam Zarkout a fait une présentation sur l’assainissement des serveurs de partage de fichiers, un processus qui consiste à déterminer quelles informations vous avez à disposition dans l’entreprise et comment organiser et gérer cette information de manière adéquate. Selon Bassam, il y a tellement de contenu caché et éparpillé dans les serveurs de partage de fichiers et autres répertoires, dont ceux dans le cloud par exemple, qui doivent être pris en charge par les entreprises avant qu’il ne soit trop tard. (Pensez au RGPD et aux risques de cyber-sécurité). Jetez un coup d’œil à ses slides, ils sont remplis d’informations utiles !

La conférence s’est terminée avec la remise d’un trophée. Everteam a remporté le trophée de « la meilleure entreprise de Gouvernance de l’Information 2017 » et nous ne pouvions être plus fiers. Notre équipe travaille d’arrache-pied  pour concevoir et développer les meilleures solutions accompagnant les stratégies de gouvernance de l’information. Nous travaillons avec un groupe de partenaires pour offrir des solutions adaptées à votre entreprise, quel que soit son secteur ou sa taille.

InfoGovCon Award

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur Everteam et notre point de vue sur la Gouvernance de l’Information, commencez par un aperçu de la Gouvernance de l’Information ou laissez-nous tout simplement vos coordonnées et nous vous recontacterons.

Abu Dhabi Urban Planning Council (ADUPC) chooses EverSuite Correspondence

11th of December 2015 – UAE, everteam.mea, the leading provider of integrated Enterprise Content Management (ECM) solutions in the Gulf region, announced today that the Abu Dhabi Urban Planning Council (ADUPC), the expert agency responsible for the future of Abu Dhabi’s urban environments, has decided to implement everteam.mea’s leading-edge EverSuite Correspondence Solution.

Since its establishment in 2007, the Abu Dhabi Urban Planning Council (ADUPC) has been managing UAE’s sustainable urban growth by creating Emirate-wide urban strategies, master plans, policies, and regulations. Chaired by His Highness Sheikh Mohamed Bin Zayed Al Nahyan, ADUPC oversees all UAE urban developments by ensuring sustainability, infrastructure capacity, community planning, and high-level quality of life. Further, ADUPC is the authority responsible for the visionary Abu Dhabi Plan 2030.

Considering innovation and forward-thinking initiatives as part of its daily plans and processes, ADUPC requested a correspondence management solution that can automate its manual process of preparing correspondences and internal memos. Additionally, it wanted to enable its users to track these correspondences and memos, as well as to locate both soft and hard copies.

Due to everteam.mea’s insightful expertise within the governmental sector in the UAE, the choice fell on its cutting-edge EverSuite Correspondence Solution.

This solution will be fully web-based and seamlessly integrated with ADUPC’s existing Systems and Microsoft Office, thus enabling users to upload word templates into the system and use them as correspondences. It will also allow to generate outgoing correspondences and memos based on pre-defined templates related to the receiver’s identity.

On top of that, EverSuite Correspondence will be integrated with Microsoft Active Directory and will support Single Sign On, thereby allowing users to seamlessly and securely move between services.

Furthermore, the solution will be integrated with Microsoft Exchange, thusly providing users with a messaging service through email notifications automatically routed into their inboxes.

“It is our great honor to cooperate with ADUPC by providing innovative technology that will assist it in becoming an international model of sustainable urban development and moving towards to achieve Vision 2030”, says Mr. Hani Hannoun – Country manager of everteam.uae.

About Abu Dhabi Urban Planning Council (ADUPC):

Established in 2007, the Abu Dhabi Urban Planning Council (ADUPC) is the agency responsible for the future of Abu Dhabi’s urban environments, and the expert authority behind the visionary Abu Dhabi Plan 2030.

Chaired by His Highness Sheikh Mohamed Bin Zayed Al Nahyan, ADUPC oversees all urban developments in the UAE by ensuring sustainability, infrastructure capacity, community planning, and quality of life.

For more information, please visit: http://www.upc.gov.ae/

 

Abu Dhabi Accountability Authority (ADAA) selects EverSuite Archive

5th of December 2015 – UAE, everteam.mea, the leading provider of integrated Enterprise Content Management (ECM) solutions in the Gulf region, announced today that the Abu Dhabi Accountability Authority (ADAA), which promotes accountability and transparency across the Abu Dhabi Government, has selected its advanced EverSuite Archive RM Solution.

Established in 2008, the Abu Dhabi Accountability Authority (ADAA) aims at providing the Abu Dhabi Government and its public entities with objective assurance and advisory services, in addition to assisting them in obtaining international recognition for applying leading practices and standards.

Wanting to design an archive warehouse at its new headquarters, ADAA requested the expertise of a provider that could configure and customize an archiving system to host its overload of electronic and paper-based files.

Taking into account that ADAA had successfully collaborated with everteam.mea by deploying its EverSuite Correspondence and Document Solutions back in 2014, it renewed its collaboration by choosing EverSuite Archive RM.

This solution will enable ADAA to effectively manage and operate its various physical records; noting that this solution will be integrated with EverSuite Correspondence and Document Solutions to efficiently locate physical/electronic documents.

As a matter of fact, ADAA’s authorized users will have better storage control and will be able to define the exact duration for a given record to be held at the archive warehouse before it gets destroyed or externally transferred  to the National Archive warehouse, thus optimizing storage spaces. Hence, EverSuite Archive RM will improve ADAA’s retention period which supports the different record statuses from “permanent” that has a never-expiring period, “on freeze” waiting for a later disposal, or “for transfer” which will be transferred to external warehouse; while maintaining its data in the system.

Moreover, EverSuite Archive RM will enable ADAA’s users to have real-time management of all the different types of archiving operations and transactions such as: Transfer, Loan, Recall, and Disposal.

Besides that, EverSuite Archive RM will enable users to generate different types of reports, while selecting the date range of each report. It will also be integrated with Microsoft Active Directory for secure user authentication, and Microsoft Exchange Server for e-mail notifications.

“Everteam.mea is proud to be chosen to collaborate once again with ADAA by providing it with another world-class solution. We are delighted to have such a well-founded relationship with ADAA, which has become a loyal client of ours”, says Mr. Hani Hannoun – Country Manager of everteam.uae.

About Abu Dhabi Accountability Authority (ADAA):

Established in 2008, Abu Dhabi Accountability Authority (ADAA) is primarily responsible for enhancing and promoting transparency and accountability across the Abu Dhabi government and its public entities.

Through its « ADAA Training Center », it takes special interest in providing fresh graduates and professionals with the right skills and knowledge to excel in the business world and to stay aligned with the latest developments.

For additional information, please visit: http://www.adaa.abudhabi.ae/en/Pages/default.aspx

Altarea Cogedim lance son projet de transformation digitale en s’appuyant sur Jouve

Altarea Cogedim lance son projet de transformation digitale en s’appuyant sur Jouve

Paris le 20/04/2017 : Jouve, expert des données métiers et spécialiste des nouveaux usages annonce la signature d’un contrat de grande envergure avec Altarea Cogedim pour l’accompagner dans son projet de transition vers le numérique. Avec près de 1400 collaborateurs, le Groupe dispose d’une expertise dans chacun de ces métiers et de la capacité à concevoir des projets urbains mixtes qui intègrent de nouveaux usages. Dans le cadre de ce projet, Jouve intégrera la solution de son partenaire technologique Everteam.

À la fois foncière de commerce, promoteur de logements, développeur d’immobilier d’entreprise, le groupe Altarea Cogedim a créé un modèle intégré unique lui permettant de se présenter comme un véritable ensemblier urbain, développeur des Métropoles apportant une haute qualité de vie.

Sous l’impulsion de sa direction générale, Altarea Cogedim a lancé en juillet 2016 un appel d’offres visant à sélectionner un partenaire qui pourrait l’accompagner dans la mise en œuvre d’une nouvelle infrastructure pour gérer électroniquement l’ensemble de son fonds documentaire. L’objectif du projet consistait d’une part à homogénéiser les outils de gestion au niveau du groupe, mais également à sécuriser les documents engageants de l’entreprise et simplifier les échanges avec les utilisateurs finaux en mettant à leur disposition des portails dédiés.

C’est dans ce contexte que Jouve a été choisi pour assurer l’ensemble de la direction du projet, l’intégration des solutions sélectionnées et l’hébergement des données. La Solution d’Everteam a été un élément différenciant dans le choix du client. Dans un premier temps, Jouve va concentrer ses efforts sur la mise en œuvre d’un socle GED – Workflow – Archivage de nouvelle génération basée sur les solutions d’Everteam.

Le périmètre de cette intervention concernera tout d’abord la partie commerciale (gestion des contrats avec plus de 400 types de documents différents), puis sera ensuite étendu à d’autres activités (RH, etc.). Enfin, Jouve assurera également le déploiement d’autres outils complémentaires : EDI, éditique et signature électronique. La solution Everteam sera donc le socle technologique central du projet mis en œuvre par Jouve.

Monsieur Albert Malaquin, Directeur Général Groupe en charge de la Digitalisation et de l’Innovation chez Altarea Cogedim souligne l’importance du projet, en précisant :

« Notre plan de transition numérique va nous permettre d’accompagner notre stratégie de croissance et de gagner en agilité opérationnelle. Nous souhaitons offrir à nos collaborateurs et à nos clients des outils innovants pour simplifier la gestion de leurs opérations en dématérialisant de nombreux processus et échanges. Jouve dispose de toute l’expertise nécessaire pour mener à bien ce projet structurant en concevant une architecture industrielle et évolutive. »

Parmi les bénéfices attendus :

– Homogénéiser les outils de gestion documentaire au niveau du groupe

– Gagner en confort de travail et en productivité dans le traitement des opérations

– Optimiser les échanges avec les clients et fournisseurs via des portails dédiés

– Sécuriser les documents engageants de l’Entreprise

 

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Kofax & Everteam proposent une solution de transformation digitale de bout en bout pour le traitement de la chaîne documentaire grâce à un partenariat stratégique

Kofax & Everteam proposent une solution de transformation digitale de bout en bout pour le traitement de la chaîne documentaire grâce à un partenariat stratégique

Face à l’évolution du marché de la dématérialisation et un cadre juridique mouvant, il est devenu nécessaire pour les entreprises de s’adapter en utilisant des solutions permettant le traitement de l’ensemble de chaîne documentaire. Si bien qu’Everteam, éditeur de logiciels de gestion de contenus et de gouvernance de l’information et Kofax, éditeur leader de solutions de capture d’informations et d’automatisation de processus, annoncent leur partenariat pour proposer à leurs clients la possibilité de traiter l’ensemble de la chaîne documentaire en tirant profit de la complémentarité des deux solutions.

Des solutions complémentaires plaçant la satisfaction client au cœur de la transformation digitale des entreprises.

Né de leur volonté commune de proposer au marché une solution de transformation digitale de bout en bout complète et sécurisée, cet accord fait suite à de nombreux projets menés par les deux entreprises pour le compte de clients communs tels que BNP PARIBAS Cardif, AGRICA, la CAFAT, Caisse d’Epargne Loire Rhône Ardèche …

« L’offre d’Everteam ajoutée à celle de Kofax permet de proposer une solution de transformation digitale plus globale à nos clients. Outre les niveaux exceptionnels de service et d’efficacité, ces derniers vont bénéficier d’une réduction considerable des coûts d’exploitation grâce à ce partenariat. Nous sommes très heureux de collaborer avec Everteam. »

Florent Bavoux, Kofax Strategic Alliances Manager EMEA

Ce partenariat privilégié permettra aux clients de capturer les informations contenues dans les documents suite à leur numérisation puis de procéder à la gestion numérique des dossiers et des échanges. Cette étape est essentielle lorsque l’on parle de transformation digitale. L’objectif est de permettre l’automatisation des processus documentaires pour un retour sur investissement rapide pour les entreprises et l’amélioration de l’expérience clients. Les banques, assurances, mutuelles ou tout autre secteur qui gèrent un grand nombre d’interactions avec une multiplicité de clients, gagneront en efficacité et pourront se consacrer à leur cœur de métier : la relation client.

« Cette collaboration est une étape importante dans la mise en œuvre de la stratégie de partenariat d’Everteam pour mieux satisfaire les exigences du marché ». Souhaitant apporter une valeur ajoutée toujours plus forte et plus innovante aux entreprises, nous sommes ravis de collaborer avec Kofax. Ce partenariat technologique est un formidable vecteur de productivité et d’amélioration de la qualité de services pour nos clients. Il valorise leur patrimoine informationnel »

Tong CHHOR, VP des Opérations

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Quelle solution face aux défis imposés par les outils de partage de fichiers ?

Quelle solution face aux défis imposés par les outils de partage de fichiers ?

Déposer, organiser et partager des documents électroniques est devenu une pratique généralisée au sein des entreprises aujourd’hui, du traditionnel “lecteur réseau” jusqu’aux services de partage de fichiers cloud du marché (Google Drive, Box, DropBox, …). Toutefois quelle que soit la solution retenue, se posent les questions de la maîtrise du cycle de vie de ces fichiers et de l’assainissement de leurs espaces de stockage devenant de plus en plus coûteux…

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King Khaled University (KKU) launches the iPad version of its Enjaz application

Asir, Kingdom of Saudi Arabia – 29th of March 2016 everteam.mea, the leading provider of integrated ECM solutions in the Gulf region, announced today that King Khaled University (KKU) has launched the iPad version of its Enjaz application on the 29th of March 2016 at the King Khaled University.

Established in 1998 AD (1419 H), King Khalid University (KKU) is considered to be one of the leading educational institutions in the Kingdom of Saudi Arabia, offering the best higher education programs and graduating many of the finest leads that have contributed in the country’s development.

Since its release back in 2014 (1435 AH), KKU’s Enjaz program for administrative communications and electronic archiving, which was provided by everteam.mea, has enabled the university to process and archive over 2 million transactions and 6 million documents. It has also been a great benefit to over 95% of the faculty members, and about 8 000 employees of the university.

Consequently to the great success of Enjaz, and as KKU strives to keep pace with the latest technological innovations, it has renewed its collaboration with everteam.mea and had launched on the 29th of March 2016 its EverSuite Mobile App (iOS version for iPad). This application consists of the mobile version of KKU’s administrative and electronic communications project, which will be managed by the Center for Documentation and Archives.

During this one day event, the university informed attendees of the latest enhancements applied to Enjaz, such as iPad, VIP, E-Template, Follow-up module, and Analytic reports. Indeed, the presenters demonstrated the various project stages, VIP screens, and iPad application. Additionally, a live trial of the application was performed by the director of the university.

Finally, the university’s VP for Development and Quality honored KKU’s implementation team for positively contributing in the successful completion of this project.

In fact, amongst the several benefits that the Enjaz iPad application will bring to the university, is that it will enhance employees’ productivity and simplify their tasks by enabling them to seamlessly and rapidly manage and track, through their mobile devices, the university documents and its private transactions. The application will also speed up the process of searching for and finding documents by categorizing them in an organized and customized manner.

Moreover, KKU authorized signatories will now be able to electronically sign documents on their iPads, even when abroad or away from their offices. This will respectively ensure document security and authenticity, and accelerate the process of signing documents.

“After the outstanding success of the web version of Enjaz, King Khaled University has once again entrusted everteam.mea to develop its iPad application. We expect this project to bring even more impressive results by achieving a quantum leap in streamlining and completing KKU’s transactions via iPads and smartphone devices”, says Mr. Bilal HMEDEH – Regional Manager of everteam.ksa.

About King Khaled University (KKU):

King Khalid University (KKU) is considered one of the best educational institutions in the Kingdom of Saudi Arabia. Since its establishment in 1998 AD (1419 H), it has offered the best higher education programs and graduated many of the finest leads who have contributed in the development of Saudi Arabia.

King Khalid University commits to providing relevant academic environments for high-quality education, conducting innovative scientific research, providing constructive community services, and maximizing the employment of knowledge techniques.

For further information, kindly visit: http://www.kku.edu.sa/

Everteam honors Saudi Ports Authority (SPA)

Riyadh, Saudi Arabia – 29th of March 2016 – Everteam.mea, the leading provider of integrated solutions in the Gulf and Middle East, honored Saudi Ports Authority (SPA), on the 29th of March 2016 at the 4 seasons Hotel in Riyadh.

Earlier this year, Everteam.mea had successfully deployed its EverSuite ECM solutions at SPA, enabling it to achieve a paperless environment, streamline its documents and correspondences automation and tracking processes, accurately archive large volumes of data, seamlessly search and retrieve information, and secure valuable information.

After the successful implementation of this project, everteam.mea decided to honor SPA for its commitment and support by holding an award ceremony on the 29th of March 2016 at the 4 Seasons Hotel in Riyadh.

During this ceremony, Mr. Tareq Hussainan, the Chief Information Officer (CIO) at SPA, talked about the various benefits that SPA has achieved with the implementation of this solution.

On the other hand, everteam.mea, represented by it Regional Manager covering Saudi Arabia, Mr. Bilal Hmedeh, highlighted the latest trends and innovations of the company in general, while showcasing the latest release of EverSuite Correspondence that was launched earlier this month.

Everteam.mea is glad to have honored several key players and project leaders from SPA who contributed in the successful deployment and acceptance of the EverSuite project. This ceremony was held as an event of appreciation to all the SPA professionals who have put a great effort into making this project a huge success.

“We are immensely thankful for SPA’s commitment towards this project, which has been successfully completed due to the support of all SPA professionals who have exerted all their efforts in transforming the concept of a paperless office into a concrete, realistic one ”, says Mr. Bilal HMEDEH – Regional Manager of everteam.ksa.

About Saudi Ports Authority (SPA):

Saudi Ports Authority (SPA) is a large scale government organization that offers transshipment and re-export facilities, as well as transit services. It aims at providing efficient and modern port complexes, ensuring a secure environment for individuals, properties, and cargos, in addition to minimizing obstructions of cargo flows through the Kingdom’s ports. SPA also strives to ensure that all local authorities are financially self-sustaining and fiscally strong.

Quand la numérisation de document intègre le droit français

Quand la numérisation de document intègre le droit français

Un décret du 5 décembre 2016 détermine les conditions du bénéfice de la présomption de fiabilité de la copie numérique.

Jusqu’en octobre 2016, le Code civil avait intégré la photocopie, les photographies et les impressions de Gutenberg comme copies des actes juridiques. L’ancien article 1334 du Code Civil, dont la rédaction datait du Code civil de 1804, disposait, à propos de la copie des titres, que : « Les copies, lorsque le titre original subsiste, ne font foi que de ce qui est contenu au titre, dont la représentation peut toujours être exigée ».

L’ancien article 1348 alinéa 2 datant, quant à lui, de la loi n°80-525 du 12 juillet 1980, prévoyait que, lorsque l’on n’avait pas conservé l’original de l’acte, l’on pouvait apporter la preuve des actes sous-seing privés dépassant un montant de 1500 euros grâce à sa copie de l’acte pour condition qu’elle soit « la reproduction non seulement fidèle, mais aussi durable ».

Le Code civil posait alors une présomption sur la durabilité en ce sens : « Est réputée durable toute reproduction indélébile de l’original qui entraîne une modification irréversible du support ».

La jurisprudence avait tendance à interpréter extensivement de dernier texte, mais les juges s’attachaient aussi à détecter les cas de faux avérés et si les conditions de support fidèle et durable étaient remplies.

Par exemple, la Cour de Cassation a refusé de faire droit à une caisse primaire d’assurance maladie qui justifiait de l’accomplissement de la formalité prévue à l’article R 441-11 du Code de la sécurité sociale par la production de la copie informatique de la lettre d’information adressée à l’employeur sans rechercher si le document produit répondait aux exigences des articles 1334, 1348 et 1316-1 du Code civil (1)…

En savoir plus: www.alain-bensoussan.com