Everteam : de la GED à la Gouvernance de l’Information (part 2)

GED : Du contenu numérique à la Gouvernance de l’Information

La Gouvernance de l’information pour maîtriser son capital informationnel. 

Gouverner ses information s’impose aujourd’hui aux entreprises qui dans un contexte à la fois plus concurrentiel et à la fois plus réglementé (i.e. GDPR) n’ont pas les outils et la démarche pour mener à bien cette mission. En effet la tâche est colossale pour de nombreuses entreprises : 

• Un grand nombre d’entre elles ne savent en effet pas définir les types de données qu’elles traitent ni leur valeur.
• Elles ne peuvent donc pas les utiliser ou les tenir à jour correctement. 

Visionnaire dans cette approche, Everteam a naturellement évolué pour devenir pionnier sur la Gouvernance de l’information.

Or, une mauvaise gestion de l’information peut aujourd’hui avoir de lourdes conséquences financières, juridiques et sur l’image des entreprises, notamment si elles sont condamnées pour non-respect des réglementations en vigueur. La gouvernance de l’information est un outil indispensable pour réduire au maximum ses risques.

Gartner définit la gouvernance de l’information comme :

“Un cadre de responsabilité assurant un comportement approprié dans la création, l’évaluation, l’utilisation, l’archivage, la suppression et le stockage des informations. Elle inclut les normes et des statistiques, les rôles et des politiques, ainsi que les processus requis pour assurer une utilisation efficace de l’information et permettre aux entreprises d’atteindre leurs objectifs.” 

De la nécessité d’avoir des process GED pour la gestion des informations :

C’est en effet uniquement à ces conditions que les entreprises peuvent bénéficier d’un retour sur investissement pour les processus, la technologie et les effectifs qui participent à la gestion de l’information.

Outre la définition des types de données et de contenu acceptables, il convient de définir le niveau de sécurité nécessaire suivant 

• La typologie des données,
• Les calendriers de conservation et de mise au rebut,
• La gestion des dossiers, les politiques de partage (tant internes que vis-à-vis de tiers), de stockage de l’information, 
• La confidentialité, la conformité réglementaire et juridique, 
• La gestion des informations personnelles.

Il est nécessaire de prévoir les procédures à appliquer en cas de problème dans vos projets de GED, notamment :

• La manière de signaler les éventuelles violations et pertes d’information,
• La manière de gérer les incidents, les processus de reprise après incident, 
• Les stratégies de continuité des affaires, notamment dans le cas où les données du système d’information ne sont plus accessibles, 
• Ainsi que la manière d’auditer ces processus de reprise après incident et de continuité des affaires.

L’information est en fait considérée aujourd’hui comme un actif, une ressource organisationnelle demandant à l’instar de l’équipement, des bâtiments et des ressources financières nécessaires au fonctionnement de l’entreprise, un haut niveau de surveillance et de coordination pour assurer la responsabilité, la protection, l’intégrité et la préservation appropriée des informations.

Cela permet d’optimiser la valeur de l’information et de réduire les risques associés à la création, au stockage, à l’utilisation et au partage d’information : 

• Les grandes entreprises peuvent stocker jusqu’à 10 pétaoctets d’information chaque année, ce qui représente un coût conséquent. 
• La gouvernance de l’information permet de faire des économies en matière de stockage en identifiant et ne stockant que des données qui ont de la valeur, en réduisant également la duplication inutile.
• En optimisant la recherche d’information fiable, elle aide également les entreprises à fournir un meilleur service clientèle et une meilleure productivité des employés en fournissant le minimum de versions des informations ou des documents, facilitant le stockage et l’accès rapide et efficace à l’information.

“En moyenne, c’est 18 minutes par jour qu’un collaborateur perd à rechercher ce dont il a besoin, pondéré par le coût temps/homme, la baisse de productivité induite peut être vite très importante si l’information n’est pas bien gouvernée.”

Les multiples bénéfices d’une vraie  gouvernance de l’information 

En échelonnant le risque en fonction des types de données afin par exemple de se concentrer sur la haute sécurité uniquement lorsque cela est nécessaire : 

• la gouvernance de l’information peut permettre de réduire considérablement les coûts de l’infrastructure du Système d’Information tout en l’optimisant en termes de sécurité 
• et donc contribuer à réduire les cyber-risques.

Les lois, les besoins commerciaux et les régulations régissent de plus en plus la manière dont les entreprises doivent conserver leurs informations. 

Elles doivent les éliminer selon un calendrier de cycle de vie établi en fonction des exigences légales, réglementaires et commerciales. En accompagnant la mise en conformité aux exigences réglementaires, une bonne gouvernance de l’information limite les risques et frais de contentieux pour non-conformité. Tout en s’inscrivant dans une démarche de  sobriété numérique.