File Analysis

File Analysis : aller plus loin que le simple archivage numérique

Retrouver les documents les plus engageants rapidement, donner du sens aux fichiers grâce à la puissance du Big Data et du Machine Learning, épurer de façon autonome et automatique le stockage des doublons, des éléments obsolètes ou des applications décommissionnées… les solutions de File Analysis permettent d’aller plus loin que le File Sharing « classique ». Ce dernier se limite en effet à l’accès aux données, en tout point de la planète et à n’importe quelle heure, quand le second ambitionne de leur donner une nouvelle valeur, dont peuvent profiter l’entreprise et les collaborateurs ! La bonne nouvelle ? Les outils de File Analysis sont pertinents et efficaces dans les domaines des CRM, des File System, des mails et des Drives. Décryptage.

Le partage de fichiers et ses défis

Tout n’est pas aisé dans le monde des partages de fichiers ! En effet, si les outils de File Sharing sont parfaits pour la communication interne de l’entreprise et la circulation des informations, et s’ils permettent de transmettre rapidement et efficacement les documents, ils présentent certains inconvénients qui les rendent, sur le long terme, bien moins efficaces :

  • Les documents peuvent être difficiles à retrouver. La raison ? La multiplication des doublons, la classification pas vraiment optimale (voire basée sur des critères propres à chaque utilisateur !), la présence de liens de partages… Résultat ? Les outils de File Sharing sont certes « peuplés » de documents pertinents, mais ceux-ci sont tellement nombreux que retrouver celui que l’on cherche peut prendre des heures. Quand on y arrive !
  • Tous les documents ne sont pas forcément valides. Un document présent sur l’outil de File Sharing n’est pas forcément un document pertinent. Il peut en effet être considéré comme obsolète, présenter des informations erronées, voire avoir été corrigé à de multiples reprises depuis son intégration à l’espace de stockage. Conséquence : l’entreprise peut avoir, sans le savoir, des éléments nocifs dans son patrimoine informationnel.
  • L’accès aux données n’est pas toujours sécurisé. Avec les outils de File Sharing, comme les Drives, la sécurité des informations, parfois sensibles, est compromise par la multiplicité des utilisateurs et des points d’accès. Les documents « échappent » ainsi à la direction et au service IT. Et, de l’extérieur, les attaques peuvent se multiplier ! De plus, la confidentialité est mise en danger par l’impossibilité de crypter le contenu des documents et d’en contrôler l’accès.

Ainsi, nous l’avons dit et nous le redisons : il n’est pas raisonnable de faire de la gouvernance de l’information avec les Drives (Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox…). Leurs avantages, comme la simplicité par exemple, s’éclipsent rapidement à la lecture de leurs inconvénients. Le premier d’entre eux étant évidemment la mise en danger du patrimoine informationnel de l’entreprise !

Le File Analysis, pour un assainissement dynamique du système de fichiers

Les File Systems doivent être « débarrassés » des documents parasites (doublons, obsolètes…) pour garder leur efficacité. Les outils de File Analysis offrent des possibilités d’analyse du patrimoine informationnel et d’assainissement, afin de piloter plus sereinement le cycle de vie des fichiers. Ils permettent aussi d’analyser en profondeur, et automatiquement, le contenu des documents, avec :

  • Extraction des entités nommées (les lieux, les personnes, les fonctions…) ;
  • Extraction des données de l’entreprise (code produit, numéro client…) ;
  • Catégorisation par apprentissage…
  • … ou grâce à un référentiel sémantique.

Des CRM aux mails, la gestion des données facilitée

Dans tous les secteurs, les entreprises capturent, stockent et utilisent d’importants volumes de données. Que l’on parle d’un CRM ou d’un client mail, celles-ci peuvent être :

  • Structurées, c’est-à-dire encadrées par des référentiels spécifiques, qui permettront à un moteur de recherche de les interpréter et de les repérer plus facilement ;
  • Semi-structurées, c’est-à-dire des données qui ne sont pas organisées selon un référentiel donné, mais qui intègrent des métadonnées ou tout autre type d’informations associées, facilitant leur traitement et leur exploitation ;
  • Non-structurées, c’est-à-dire n’obéissant à aucun référentiel et ne comportant pas d’informations associées.

Les outils de File Analysis ont vocation à faciliter l’accès à ces données, quelle que soit leur « qualité » et leur niveau de structuration, et à redonner une nouvelle efficacité à la gouvernance de l’information de l’entreprise. Indispensable pour être réactif face aux demandes des clients, des collaborateurs et des partenaires !

Les outils de File Analysis donnent une seconde jeunesse à la gouvernance de l’information, en rendant l’accès à des données de qualité plus rapide et plus précis. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez les équipes d’Everteam !