Gérer son référentiel de conservation sans passer par Excel ? C’est possible

Lister ses processus documentaires et ses activités tout en définissant, pour chaque série documentaire, les durées légales de conservation, relève souvent du casse-tête pour la plupart des moyennes et grandes entreprises, surtout si celles-ci utilisent un outil classique comme Excel pour construire leur référentiel de conservation.

En effet, les durées réglementaires de conservation évoluent, et les records managers doivent alors jongler avec ses différentes versions. Versions qui, évidemment, alourdissent énormément le tableau. Excel ne favorise pas non plus les processus de validation des changements réalisés qui sont souvent nécessaires dans les plus grandes structures.

La situation devient encore plus complexe pour les multinationales, qui doivent composer avec les juridictions nationales de leurs différentes filiales. Le plan de classement doit alors être décliné par juridiction. Cette complexité rend la recherche très compliquée pour les utilisateurs métiers.

Des outils performants pour gérer les politiques de conservation

C’est pourquoi il s’avère indispensable, aujourd’hui de se doter d’outils performants comme la solution everteam.policy pour définir les politiques de conservation liées à leur entreprise, à leur secteur d’activité ou aux contraintes réglementaires telles que le RGPD ou qualitatives, comme ISO 27001.

De plus, le nouvel article 30 du règlement sur la protection des données impose désormais également aux entreprises de créer un inventaire de leurs données informationnelles à risque, c’est-à-dire toutes celles qui sont amenées à contenir des données personnelles. Le DPO (data protection officer) doit tenir un registre. Un outil de cartographie indispensable en cas, par exemple, de hacking d’un data center, puisqu’il permet d’évaluer rapidement le niveau de risque des séries documentaires concernées. De manière générale, ce genre d’outils permet de décrire aisément l’ensemble de son patrimoine informationnel.

Appliquer des durées de conservation document par document grâce à l’IA

Une fois ce registre informationnel défini, il faut alors être en mesure de pouvoir appliquer ces règles aux documents eux-mêmes. Pour inventorier et calculer les dates de destruction document par document, et ce de manière automatisée, les entreprises peuvent alors utiliser un outil comme everteam.discover. Grâce à des algorithmes d’intelligence artificielle, ce dernier va automatiquement suggérer les classifications les plus pertinentes pour l’ensemble des fichiers à mettre sous gouvernance en fonction des séries documentaires définies dans le registre informationnel. Pour chaque catégorie documentaire un exemple de documents types sont fournis au système afin d’entraîner le système; par exemple, différents modèles de contrats, de factures ou de courriers types. Ensuite, le système calculera automatiquement si un nouveau document entré dans le système s’apparente ou non à une classe documentaire plutôt qu’à une autre et proposera les meilleures catégories.

Lorsqu’il y a une incertitude ou plusieurs choix possibles, une validation humaine est demandée. Le système d’apprentissage en continu (“machine learning”) prend alors le relais afin de parfaire les futures propositions par rapport à ces choix réalisés au fil du temps. Le système s’affine ainsi au fur et à mesure, afin de devenir de plus en plus précis et afin de nécessiter de moins en moins d’intervention humaine. Cela permet d’appliquer de façon la plus automatisée possible des durées de conservation sur des documents qui ne portent pas forcément avec eux une métadonnée permettant leur rattachement automatique à la classe documentaire auquel ils appartiennent. Nul moyen de dynamiquement propager les règles de conservation et les appliquer sur l’ensemble des documents où qu’ils se trouvent avec pour seul outil à disposition un fichier XLS. Les DSI avaient donc tendance à conserver l’ensemble des documents pour toujours quelque soit les durées légales faute de disposer de moyens techniques adaptés. Ce temps est aujourd’hui révolu.

Retrouvez-nous le 17 janvier pour notre webinar Comment gérer son référentiel de conservation sans avoir recours à Excel et l’appliquer automatiquement dans les différents systèmes ? en lien avec cette thématique.