[AVIS D’EXPERT] La gestion de dossiers projets dans le domaine industriel

La gestion de dossiers projets dans le domaine industriel

La plupart des entreprises doivent gérer de plus en plus contenu notamment les documents produits en interne, les documents issus de la messagerie mais aussi les documents traités dans le cadre de projet interne ou externe. La majeure partie de ces documents utilisés sont stockés dans des espaces réseaux, sur le poste de l’utilisateur au sein de son disque personnel ou dans la messagerie partagée.

Les utilisateurs font souvent ressortir des dysfonctionnements:

– Difficulté à retrouver un document, manque de traçabilité des documents,
– Difficultés dans la gestion et la maitrise du versionning, de l’identification de la dernière version applicable d’un document,
– Circuit de validation fastidieux pour le traitement des documents d’un dossier,
– Gestion des droits d’accès aux contenus compte tenu des contraintes de travail et de la confidentialité de certains dossiers.

Organiser le dispositif en fonction des différents métiers concernés : Être tourné vers les utilisateurs

  • Repérer les différentes typologies de documents : fichiers,  flux métiers, e-mails, …
  • Définir un vocabulaire commun pour décrire les documents
  • Structurer les documents en fonction des usages et publics concernés
  • Cartographier les logiques d’usage des documents pour définir des axes de classement métier

Jouer sur l’interactivité pour développer la participation et l’usage au quotidien : Un outil de Case Management doit être animé et piloté pour être dynamique

  • Diffusion proactive et ciblée des documents par usage
  • Partager/diffuser les documents pour les équipes pluridisciplinaire et multi-sites
  • Retours réguliers auprès des collaborateurs
  • Jouer sur les échanges, la collaboration et plus seulement sur le stockage des documents

C’est l’usage qui donne la valeur aux contenus !

  • Combiner différents modes d’accès aux contenus pour s’assurer une bonne utilisation par les acteurs concernés
  • Combiner plusieurs modes de classement en fonction des logiques d’usage (ex : métier, projets, thèmes, typologie, …)
  • Multiplier les fonctions de diffusion qualifiée : Alertes ciblées, permettre la consultation par les partenaires voire les clients …
  • Faciliter l’accès à l’information : Simple Navigateur, Mobilité, Accès Tablettes, …

Le changement a beau être positif, il fait peur…

  • Un projet de gestion de dossier n’est pas uniquement un projet informatique ! Il a un impact sur les processus internes et sur les pratiques des utilisateurs …
  • Pointer les bénéfices du nouvel outil tels que le gain de temps, l’amélioration de la qualité des données ou encore une meilleure visibilité rassureront vos collaborateurs
  • Sensibiliser les collaborateurs dans la perspective d’une appropriation et d’une exploitation optimale de l’outil.

Avoir un dispositif SMART !

  • Définir des indicateurs clairs : Spécifique, Mesurables, Accessibles , Réalistes et déterminé dans le Temps
  • Mesurer si les objectifs visés ont été atteints via des statistiques sur l’activité de l’application
  • S’inscrire dans la vision et la mission de votre entreprise

Privilégier une approche « KISS »  Keep It Stupid and Simple !

  • Combiner puissance fonctionnelle et simplicité d’usage
  • Adapter l’outil sur la base d’un vocabulaire métier
  • Proposer différents modes de contribution : formulaires, alimentation automatique, contribution via explorateur Windows, etc.
  • Privilégier avant tout le flux des contenus en fonction des profils individuels