La Gouvernance de l’information au delà des frontières

La Gouvernance de l’information au delà des frontières

Que vous ayez affaire à des pratiques de gouvernance de l’information et de records management dans plusieurs départements d’une entreprise ou dans des filiales de pays différents, établir des pratiques et outils communs de gouvernance et de records management s’avère être une tâche complexe.

Un de nos clients, une grande entreprise du secteur financier, a fait face à ce problème précis. Possédant des bureaux dans le monde entier, la société souhaitait établir des pratiques de gouvernance de l’information et de records management dans leurs différentes filiales réparties dans sept pays différents.

Mais ils ont vite réalisé qu’il y avait deux facteurs essentiels afin de relever ce défi. En premier lieu, il fallait définir les pratiques qui seraient d’une part, adéquates pour toute l’entreprise, et d’autre part, prendraient en compte les différences géographiques, répondant ainsi aux diverses exigences réglementaires propres à chaque pays. En second lieu, ils avaient besoin d’une solution de records management qui puisse supporter tous les processus, et s’adapter encore une fois aux différences géographiques.

Cette expérience révéla qu’il était difficile d’améliorer efficacement ces processus, et même impossible d’avoir une vue d’ensemble sur l’entreprise et son activité en autorisant les différentes filiales à définir leur propre politique d’archivage. Une approche de records management décentralisée était alors synonyme d’incohérences et de risques de non-conformité, et qui plus est, il était impossible de faire une recherche dans l’ensemble des systèmes à partir d’un seul endroit.

En fin de compte, ils ont compris que même en opérant dans différentes régions avec différentes règles de conformité, ils pouvaient encore tirer profit d’une solution d’entreprise centralisée. Le système qu’ils ont mis en place leur permet aujourd’hui de disposer de politiques de gouvernance de l’information cohérentes et tenant compte de toutes les zones géographiques, même lorsqu’il faut répondre à des exigences locales et relier les systèmes produisant des documents afin de les transformer en un unique système leur permettant la gestion et la recherche d’informations, et ce, quel que soit leur emplacement.

Une visibilité améliorée pour une meilleure efficacité

Parlons maintenant de ce qu’un logiciel de records management peut faire pour vous : vous fournir une interface unique pour gérer vos documents indépendamment du pays ou système d’origine, vous donner une interface pour modifier les règles de conservation et autres règles ou politiques de conformité et faire en sorte que ces normes soient appliquées automatiquement à l’ensemble des documents concernés.

Mais allons plus loin. Ajoutons à cela, une recherche unifiée, combinée à une capacité d’indexation en temps réel liée à ce système d’archivage, qui relie les systèmes utilisés dans les différentes filiales et qui permette de rechercher et retrouver l’information rapidement, d’obtenir des résultats relatifs à l’information et renvoyés vers différents emplacements géographiques.

Bien évidemment, cette fonctionnalité de recherche doit être faite en adéquation avec les normes de sécurité afin que seuls les individus habilités puissent trouver les documents dont ils ont besoin.

En définitive, il s’agit d’améliorer l’accès à l’information et d’être cohérent avec les politiques de gouvernance de l’information définies dans l’ensemble des filiales de l’entreprise. Il s’agit aussi d’augmenter l’efficacité opérationnelle, car essayer de gérer les politiques de conservation de documents et autres règles de conformité en fonction des filiales et des pays de manière manuelle est presque impossible à faire.

Est-ce que l’histoire de cette entreprise est aussi la vôtre ?

Est-ce qu’une partie des défis liés à la gouvernance de l’information et au records management au sein de votre entreprise sont également liés à la problématique de gestion de plusieurs départements, entités, ou pays ?

Créer un modèle universel de gouvernance de l’information qui étend l’envergure de l’organisation est un défi, mais un défi surmontable avec la solution de gestion de contenus adaptée.

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