ISO 3030X : une famille de normes ISO structurantes pour la gouvernance des documents d’activités

ISO 3030X : une famille de normes ISO structurantes pour la gouvernance des documents d’activités

La norme ISO 30300 est une norme introductive permettant d’exposer les principes
essentiels et le vocabulaire utilisés dans la gamme ISO 3030x. cette gamme est actuellement constituée de l’ISO 30301 qui correspond à la définition des exigences liées à la norme 30300. Il est donc conseillé de lire en premier l’ISO 30300 puis d’approfondir le sujet (indispensable) via la lecture de l’ISO 30301.

Gouvernance des documents d’activités

Ces normes récentes traitent de la gouvernance des documents d’activités. Le SGDA, nouvel acronyme signifiant Système de Gestion des Documents d’Activités, doit être mis en oeuvre dans le cadre d’une méthodologie PDCA (roue de Deming) où chaque nouveau cycle permet d’améliorer le précédent afin d’ améliorer sans cesse la performance.

Les jalons de la roue de Deming

Dans le cadre d’un SGDA 3030X, la roue permettant de boucler un cycle est jalonnée par différents facteurs:

  •  la définition puis l’amélioration du domaine d’application du SGDA basée sur le contexte de l’organisme (contexte externe et interne), la cartographie des exigences opérationnelles, légales et autres,
  • la définition de la politique associée aux documents d’activités, la cartographie des rôles et responsabilités associées,
  • la définition des objectifs mesurables à atteindre et des moyens à mettre en oeuvre pour la bonne gestion des documents d’activités,
  • la cartographie des compétences nécessaires à la mise en oeuvre des moyens (ressources, compétences, formations, communication, documentation),
  • la conception puis la mise en oeuvre des processus liés aux documents d’activités,
  • la surveillance et l’évaluation des performances des processus mis en oeuvre via des moyens tel que les audits internes réguliers,
  • la consolidation des indicateurs de performance et des résultats d’audit pour l’amélioration du SGDA.

ISO 14641-1 versus ISO 3030X

La nouvelle norme ISO 14641-1 liée à l’archivage électronique est en mesure de s’inscrire dans un SGDA comme outil normatif de mise en oeuvre des processus d’archivage liés aux documents d’activités.

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