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L’e-mail, cet outil indispensable et controversé

281 milliards. Tel est le nombre d’e-mails envoyés, chaque jour, à travers le monde (hors spams), selon Radicati Group. Un chiffre qui devrait atteindre 333 milliards en 2022. La messagerie est un outil ancien et unique, extrêmement utilisé en entreprise, par tous les métiers. Le premier e-mail a été envoyé en 1971, en Angleterre.

L’e-mail sous le feu des critiques

Une cible privilégiée pour les hackers

Pourtant, l’e-mail fait l’objet de nombreuses critiques. Au niveau informatique, il est impossible de connaître la contenance d’un mail. Il s’agit en fait d’un conteneur dont on ignore la substance. L’information n’est ni qualifiée, ni cadrée. C’est une cible facile pour les hackers, qui peuvent sans difficulté en changer l’expéditeur, par exemple. Or, le courrier électronique est, aux yeux des utilisateurs, un outil qui apparaît fiable.

Un volume ingérable au niveau des entreprises (et de la planète)

De plus, l’e-mail pose un gros problème, pour les entreprises, en termes de gestion de l’information. Les entreprises sont en incapacité de supprimer les mails puisqu’ils ne sont pas qualifiés. Elles conservent donc quantités de courriers inutiles, certains des dizaines d’années. Mais, comme les mails ne sont ni triés, ni supprimés, leur volume explose tant sur les postes que sur les serveurs. Ce qui pose un problème écologique puisque l’on estime qu’un simple mail émet 4 g de CO2 (serveurs à plein régime 24h/24, ordinateurs allumés de nombreuses heures dans la journée, etc.).

Des informations échangées de valeurs inégales

La gestion des courriers électroniques fait face à une autre difficulté : le niveau d’importance des informations échangées est très variable. On peut aussi bien envoyer un document engageant en pièce jointe, comme un contrat, que proposer une invitation à déjeuner à son collègue de bureau…

Comment résoudre le problème des e-mails ?

Pour faire face à ces différents problèmes posés par les e-mails, certaines entreprises ont adopté des solutions radicales . Par exemple, Thierry Breton, PDG d’Atos, a lancé, en 2011, un objectif de 0 e-mail sur trois ans.

De nouveaux outils d’échange et de gestion de projets

Pour remplacer le mail, plusieurs outils captent aujourd’hui les échanges d’entreprises. Des outils de gestion de projets, comme Trello ou Asana, ainsi que des messageries instantanées telles que Slack, apparaissent. Les premiers permettent d’avoir une vue à 360° des projets en cours avec une liste de tâches précise pour chaque collaborateur. Ils sont également moins austères que la traditionnelle boîte mail. Les seconds se substituent aux boîtes mails pour les échanges instantanés.

Les outils Everteam, conçus pour gouverner l’information de vos boîtes mails

Pour résoudre le problème de la gestion des e-mails, Everteam a également développé des solutions comme .discover qui permettent de donner du sens à ces e-mails, de les sortir du serveur et de les stocker ailleurs. Ces outils permettent de décommissionner et de  :

  • Nettoyer : .discover supprime les mails inutiles ou ROT (les mails sont souvent envoyés avec plusieurs personnes en copie, ce qui crée de nombreux doublons).
  • Identifier le contenu : .discover identifie les spams, les mails inutiles et ceux contenant des informations sensibles.
  • Respecter le cycle de vie : .discover reconnaît le contenu du mail et peut donc appliquer le cycle de vie du document en fonction du type d’information échangé.

Éduquer les utilisateurs aux bonnes pratiques

Au-delà de l’outil, il apparaît donc important, aujourd’hui, d’éduquer les utilisateurs à la bonne gestion de leur boîte mails en sélectionnant, dès réception, les mails utiles et ceux à supprimer. La boîte mail nuit à la productivité puisque les collaborateurs ont tendance à s’interrompre à chaque réception de mail. Là aussi, chacun doit être sensibilisé au bon usage de sa messagerie (consultation de sa boîte limitée à une à deux fois par jour, par exemple). Le mail pollue, mais reste à ce jour difficilement remplaçable dans les entreprises.