Information Governance in 2019

Les innovations de 2019 en matière de gouvernance de l’information

Si nous avons appris quelque chose en 2018, c’est bien que la gouvernance de l’information a retenu l’attention d’entreprises de toutes tailles. Si les organisations ne mentionnent pas toutes un travail en cours visant à mieux gouverner leurs informations, elles réfléchissent au moins à ce qu’il faut entreprendre pour y parvenir et se sont attelées à la tâche.

Tandis qu’elles développent des stratégies et conçoivent des projets, la technologie évolue pour les aider à prendre le contrôle de leurs informations. Quelque chose nous dit que 2019 promet de passionnantes innovations, notamment dans notre propre laboratoire d’innovation. Qu’elles voient le jour cette année ou les suivantes, en voici quelques-unes qui pourraient aider les entreprises à mieux gouverner leurs informations.

À la croisée des données structurées et des données non structurées

Aujourd’hui, il existe une nette distinction entre la manière de gérer des données structurées (bases de données, données de transaction) et des données non structurées (documents, textes, vidéos, images, e-mails, médias sociaux, etc.). En matière de gouvernance, la plupart des entreprises disposent d’équipes et de solutions différentes pour gérer chaque type de données, mais cela n’est pas nécessaire.

La frontière entre les données structurées et les données non structurées s’efface peu à peu, si bien que la gouvernance des données et la gouvernance de l’information ne peuvent plus faire l’objet de stratégies distinctes. Des solutions hybrides pour gérer les deux types de données font leur apparition. Pourquoi est-ce important ? Pour être compétitif dans le monde numérique d’aujourd’hui, vous devez analyser toutes les informations de votre entreprise afin d’avoir une excellente compréhension des activités de votre entreprise. Deux points essentiels :

  • Un moteur d’analyse reliant toutes vos données vous permet de mieux comprendre ce qu’il se passe et de prendre de meilleures décisions. Sans ce moteur, vous êtes contraint d’analyser les deux types d’informations séparément puis de les relier manuellement, ce qui peut entraîner des erreurs et des analyses erronées.
  • Toutes les informations, quel que soit leur type, demandent une gouvernance. Les exigences de conformité et autres règles auxquelles sont soumises les entreprises (conservation des documents, etc.) ne s’appliquent pas nécessairement en fonction de la structure des informations, alors pourquoi gérer vos politiques par type d’informations ?

Nous pensons qu’en 2019, les entreprises délaisseront cette approche et tenteront de combiner les deux types de données pour améliorer la manière dont elles mènent leurs activités. Et que la technologie qui sous-tend cette méthode occupera le devant de la scène.

La gouvernance de l’information en tant que service

Cette année, nous verrons des entreprises abandonner la gouvernance en silos pour déployer une gouvernance de l’information sous forme de « couche » globale d’informations. Elles passeront d’un système de gestion des documents isolé, d’un archivage ou d’un CMS d’entreprise et d’autres outils cloisonnés à une approche et une stratégie consistant à gérer les données et contenus là où ils sont (gouvernance de l’information sur place).

Cette nouvelle méthode nécessite un ensemble de nouvelles solutions, notamment des services de regroupement de contenus et des connecteurs de données et de contenus.

La création d’un registre d’informations complet

L’intégration des données structurées et des données non structurées à des fins d’analyse et de gouvernance requiert de nouvelles technologies. L’une de ces technologies est le registre d’informations. À l’heure actuelle, la plupart des entreprises disposent d’une solution pour suivre et gérer les politiques de conservation des documents.

Mais elles n’ont pas forcément une solution pour suivre les informations hors documents. Avec les lois protégeant la confidentialité des données (RGPD, CCPA, etc.) et les autres réglementations en vigueur, et face à la croissance des programmes de management de la qualité des données (ex. : ISO 27001), les entreprises doivent améliorer la manière dont elles gèrent leur capital informationnel. Dans cette optique, le système classique de conservation des documents évolue vers un registre d’informations complet.

L’idée n’a rien de nouveau : ce registre fait partie des exigences du RGPD et est déjà utilisé dans des domaines d’activité comme les services en bibliothèque, où il porte le nom de registre des actifs informationnels. Nous pensons que le registre d’informations ne doit pas se contenter de suivre les types d’informations dans l’entreprise, mais doit être élargi pour devenir un cadre de responsabilité, une bibliothèque de lois et de directives internes ou une liste d’activités et de processus clés produisant des informations sensibles. Nous l’envisageons également comme étant lié à des politiques définies, notamment celles portant sur la conservation ou la minimisation des données, et aux systèmes qui stockent des informations, pour veiller à ce que ces politiques soient bien mises en application.

everteam.policy est un registre d’informations complet. Nous continuons de le développer pour le doter de meilleures fonctionnalités et ainsi vous aider dans la gouvernance totale des informations de votre entreprise.

Classification automatique/assistée

Noble mission que de classer manuellement toutes les informations de votre entreprise. Après tout, ce sont les collaborateurs qui les comprennent le mieux, alors pourquoi ne pas leur confier cette tâche ? En réalité, les entreprises créent, stockent et gèrent trop d’informations pour qu’une classification manuelle soit possible.

Selon un récent rapport sur l’analyse de fichiers (file analytics), publié par Forrester, la plupart des organisations stockent au moins 100 téraoctets d’informations non structurées rien que dans leurs datacenters. Des études sur l’analyse de fichiers menées par Gartner indiquent que plus de 80 % des informations des entreprises sont des données non structurées, réparties comme suit :

  • Données réglementaires ou de conformité = <1 %
  • Données sur les litiges = <1 %
  • Données importantes à enregistrer = <2 %
  • Données en cours d’utilisation, de référence ou pourvues d’une valeur analytique = ~15 %
  • Contenu redondant, obsolète ou inutile (Redundant, Obsolete and Trivial – ROT) = ~80 %

Les entreprises s’efforcent de gérer les premiers 4 % alors qu’elles devraient effectuer un véritable nettoyage sur l’ensemble des données et des contenus. Il est urgent de réussir à classer les données rapidement et de manière plus automatisée, afin de définir le type d’informations et par extension les politiques à mettre en œuvre.

Dans le monde de la découverte numérique, la classification assistée est connue sous le nom de TAR (Technical Assisted Review) ou de codage prédictif. La classification automatique utilise des règles prédéfinies ou des algorithmes d’apprentissage automatique fonctionnant grâce à l’intelligence artificielle. Elle permet de classer des documents et d’aider les collaborateurs à les accepter, les modifier ou les rejeter. Suivant un cercle vertueux d’apprentissage, la machine devient de plus en plus performante avec le temps. La majeure partie des solutions d’analyse de fichiers reposent sur des principes d’apprentissage automatique et sur un système de classification en fonction de règles prédéfinies. Ces technologies de classification automatique et assistée peuvent encore être développées et améliorées. Plus le modèle est alimenté régulièrement avec des informations récentes, mieux il fonctionne.

L’évolution de la content intelligence

Les entreprises qui exploitent leurs informations pour prendre des décisions efficacement jouissent d’un avantage concurrentiel, c’est un fait. Voilà toutefois qui est plus facile à dire qu’à faire. Recueillir toutes les informations dont vous avez besoin au sein de l’entreprise est difficile, même lorsque tout va bien.

Pour gagner en efficacité, les solutions en la matière doivent dépasser le simple regroupement de moteurs de recherche. Elles doivent intégrer des capacités de content intelligence pour aider les utilisateurs professionnels à mieux comprendre le contexte de l’information qu’ils recherchent, à trouver l’information la plus pertinente et à entrevoir de nouvelles perspectives d’analyse.

Afin d’optimiser l’efficacité des recherches, vous pouvez envisager de profiter de l’enrichissement manuel (intervention humaine) ou automatisé des contenus pour attribuer des types, classer des contenus, identifier des données à caractère personnel/des informations sanitaires protégées et lancer une détection personnalisée en fonction de l’entité de l’entreprise. Vous pouvez aussi fournir, en guise de contexte, des indications sur la qualité et la gouvernance des informations auxquelles accède un utilisateur : data lineage et historique, contrôles de gouvernance réalisés, etc. En outre, les méthodes de prédiction permettent aux utilisateurs professionnels de détecter des problèmes avant même qu’ils ne surviennent, ou de trouver des opportunités que les autres ne voient pas forcément.

Nous incluons tous ces concepts dans l’idée de recherche cognitive, que nous continuons d’explorer avec notre solution everteam.discover. Pour en savoir plus, suivez nos actualités en 2019.

La partie émergée de l’iceberg

À présent, quelques commentaires sur l’économie de l’information (Infonomics en anglais). Selon Doug Laney, analyste chez Gartner, l’économie de l’information est une pratique consistant à véritablement traiter les informations comme des actifs. Il s’agit de les monétiser, de les gérer et de les mesurer de manière à prouver leur valeur en tant qu’actifs réels. Chez Everteam, nous avons la conviction que les informations de toutes les entreprises sont porteuses d’une valeur qu’on ignore encore. Nous cherchons comment extraire cette valeur et aider les entreprises à la gérer et à la mesurer de manière adéquate.

Je n’ai mentionné que quelques-uns des éléments sur lesquels nous faisons de la veille et travaillons. Il y en a bien d’autres dans notre boîte à outils et sur notre feuille de route, et nous partagerons nos connaissances sur des sujets tels que la blockchain, l’intelligence artificielle, l’analyse de données, la gestion intelligente de l’information, etc. Nous ne doutons pas que l’année 2019 sera passionnante et nous espérons que vous serez à nos côtés.