Archivage mixte : bien choisir son logiciel, le cas de l’archive hybride

Le mois dernier, je vous présentais les impacts de l’archivage mixte sur la gouvernance d’entreprise. Cette semaine, je vais vous expliquer le cas de l’archivage hybride qui se positionne comme un objet clé des projets de conservation de documents rencontrés au sein des entreprises.

Dans un projet d’archivage mixte, la capacité de l’outil informatique retenu à gérer indifféremment tous les supports d’archives est en effet déterminante. Une attention particulière doit alors être portée sur la capacité du progiciel à assurer une gestion aisée et cohérente des archives hybrides quelles que soient leurs natures (bulletins de paies, factures ou contrats…).

Focus sur le système d’archivage hybride

Malgré la croissance exponentielle des échanges électroniques, le tout numérique n’existe pas ou peu aujourd’hui. Il existe de nombreux documents « hybrides », c’est-à-dire qui peuvent cohabiter à la fois au format physique et électronique. Ces changements de statut rendent primordial de s’assurer, avec la même confiance, de l’intégrité et de la fiabilité des informations.

Dans ce cadre, une attention particulière doit être portée sur la capacité de  la solution à assurer une gestion aisée et cohérente des archives hybrides. Le logiciel de gestion d’archives mixtes, comme le référentiel documentaire, doit pouvoir prendre en charge tous les documents quels que soient leur support, leur format et leur provenance (GED, Bureautique, E-mail, applications métiers…). Il doit permettre de traiter uniformément les archives  papier et électroniques en utilisant les mêmes règles de gestion afin que l’utilisateur puisse passer en toute confiance du support numérique au papier et inversement.

Le contrat comme exemple d’archive hybride

Partons d’un exemple précis : dès lors que l’original d’un contrat est un exemplaire papier, il est obligatoire de le conserver sous cette forme. S’il s’agit d’un document très utilisé par les collaborateurs dans l’entreprise, c’est bien entendu sa copie électronique qui sera consultée, diffusée, partagée… Ponctuellement (cession, renouvellement du contrat…), il sera pourtant nécessaire d’avoir la certitude que l’original papier existe, qu’il est strictement identique à la copie diffusée auprès des tiers extérieur à l’entreprise et que cet original est disponible rapidement si un de ces tiers en fait la demande.

A l’échelle de l’entreprise, est-il aisé de parvenir à cette certitude si l’on n’a pas couplé la gestion des documents électroniques avec celle du papier et ce, depuis la création de l’original papier et de son double électronique ? Les dossiers sont naturellement composés d’originaux papier (contrats, avenants, courriers…) et d’originaux électroniques (e-mails, factures clients transmises électroniquement, fichiers client issus d’une application de gestion…). Fort de ce constat, il est évident que si deux systèmes d’archivage subsistent, il sera nécessaire de mener deux recherches parallèles.

La nécessité d’un logiciel adapté à la gestion des archives hybrides

Plusieurs inconvénients peuvent apparaître rapidement dans le cadre d’une approche « non mixte » qui gère deux référentiels de manière séparée. Ces deux systèmes peuvent manquer de cohérence entre eux en termes de droits d’accès, de délais de conservation, etc., et plus globalement de sécurité de l’information alors que les documents ont la même valeur. On soulève également la difficulté d’accès à l’archive pour les utilisateurs finaux, qui ne se préoccupent pas du format du document lors de sa recherche d’information et ont donc besoin d’un outil de recherche fédérée.

Une nouvelle fois, l’on comprend donc parfaitement la nécessité de s’appuyer sur un logiciel de gestion d’archives mixtes. Un outil de pilotage centralisé est un pré requis pour gagner en performance tout en respectant des contraintes organisationnelles et réglementaires. L’archivage mixte permet de sécuriser ses processus, d’accroître le confort de travail et de mettre en place une gestion normalisée.

 Dans le prochain article, je vous expliquerai  comment mettre  en place une équipe projet adaptée.

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