Comment mener un projet de dématérialisation ?

La dématérialisation des documents dans une entreprise présente de nombreux avantages. Tout d’abord, elle permet de réduire les coûts du papier. Ensuite, elle offre aux collaborateurs un accès plus simple aux informations, sans avoir besoin de parcourir des tonnes de classeurs et d’ouvrir des centaines de boîtes. Enfin, elle donne une nouvelle valeur aux données, source de nouvelles idées, voire de nouveaux revenus, pour l’entreprise. Mais quelles sont les étapes à respecter pour bien mener un tel projet ? Everteam vous explique tout !

1/ La définition des objectifs et des moyens

C’est une étape préalable, certes, mais elle n’en est pas moins incontournable. Il va s’agir en effet de répondre à plusieurs questions :

  • Pourquoi souhaite-t-on dématérialiser des documents ?
  • Quelle sera la diffusion de ces documents dématérialisés ?
  • S’agit-il avant de conserver ces documents sur une longue durée, ou de leur donner une nouvelle valeur ?
  • Qui s’occupera de ce dossier en interne ?

Trouver les réponses à ces questions vous permettra de déterminer la durée du projet de dématérialisation, le budget à y consacrer, et de sélectionner le prestataire le plus à même de répondre à vos besoins – si besoin d’un prestataire il y a.

2/ La sélection des documents à numériser

Tous les documents n’ont pas forcément vocation à être numérisés. La seconde étape de votre projet de dématérialisation consiste donc à sélectionner ceux qui feront l’objet d’une dématérialisation. Plusieurs critères peuvent vous guider : la fréquence d’utilisation et/ou de consultation, l’état de dégradation, le niveau de confidentialité, la durée légale de conservation…

3/ L’analyse des ressources disponibles

Cette étape va permettre de répondre à une question essentielle : faut-il gérer le projet de dématérialisation en interne ou faire appel à un prestataire ? Pour cela, dressez l’inventaire du matériel dont vous disposez pour numériser les documents sélectionnés (scanners, ordinateurs, logiciels, locaux…). Vous estimez que vous perdrez trop de temps en le faisant seul, que vous risquez de faire des erreurs, voire de ne pas mettre les choses en place pour exploiter véritablement tout le potentiel de la dématérialisation ? Pas d’hésitation : tournez-vous vers un prestataire !

4/ La numérisation

C’est l’étape clé d’un projet de dématérialisation ! La numérisation va passer par plusieurs étapes :

  • La préparation, avec une inspection et une vérification manuelle des documents ;
  • La réalisation de projets pilotes ;
  • La numérisation en elle-même ;
  • La dé-préparation, avec remise en l’état des originaux papier ;
  • La vérification de la qualité des documents numérisés ;
  • L’exportation des lots, avec création d’un fichier d’index.

5/ L’exportation

Il ne reste plus qu’à prendre possession des documents dématérialisés ! Cela peut se faire sous la forme d’une remise sur support physique, ou d’une importation dans un système d’information.

Et ensuite ?

Le projet de dématérialisation doit constituer une « étape » dans la vie de l’entreprise. Accompagné de nouveaux logiciels de gouvernance de l’information, il permettra d’en faire plus avec les données, en allant chercher les bonnes informations au bon moment. Attention, cependant, à bien veiller aux accès accordés aux collaborateurs : des profils différents peuvent être créés pour « limiter » l’accès aux documents les plus sensibles à tel ou tel service.

Un projet de dématérialisation, cela se prépare, cela s’anticipe : n’hésitez pas à en discuter avec les experts de l’équipe d’Everteam !