Projet SAE : 7 conseils pour rédiger un cahier des charges

Le 10 décembre nous avons participé à un webinaire organisé par l’AAFB, l’Association des archivistes francophones de Belgique. avec également la société Spark Archives. Le sujet concernait la rédaction d’un cdc d’un projet d’archivage électronique. Le sujet nous a inspiré cet article : 7 conseils pour rédiger un cahier des charges.

SAE : 7 conseils pour rédiger un cahier des charges

Les deux premières questions à se poser, sont les suivantes :

  • quel type de projet envisagez-vous : on premise, saas, cloud ?
  • quelle est la typologie du projet que vous souhaitez mettre en place ? Archivage électronique avec valeur probatoire,  archivage mixte, ou approche globale et transverse de  gouvernance de l’ information ?

A partir de ces deux questions, vous allez pouvoir noter les points suivants, qui serviront de trame .

1.     Rédigez un cahier des charges  qui est le reflet de la réalité de votre contexte.

Il est important de trouver le bon équilibre dans ce que vous rédigez.

Un cahier des charges est souvent trop contraignant entre la description de fonctionnalités unitaires, et de cas d’usages attendus. L’éditeur répond à l’objectif demandé, mais pas forcément avec la méthode attendue, car le sujet est trop décrit dans le cahier des charges.

Réfléchissez aux objectifs en laissant de la souplesse pour l’atteindre : le prestataire  répond au cas d’usage, et souvent l’interprétation est différente. D’où l’importance de mettre le bon niveau de précision.

2.     Décrivez les processus internes et les processus cibles.

Détaillez votre fonctionnement actuel, et vos objectifs , afin d’avoir  une vision macroscopique de votre environnement et de là où vous voulez aller.  Précisez les sources de données concernées,  les enjeux et motivations du projet. Indiquez également si vous avez déjà des référentiels de classement ou s’ils sont à créer.

3.     Détaillez votre projet.

Avez-vous une équipe dédiée ? La DSI est-elle impliquée ? Quel est le niveau d’accompagnement souhaité ? et votre niveau de gestion de la qualité ?.

4.     Quel est le but du projet ?

Que voulez-vous mettre en place ou améliorer  : archiver des contrats, des images,  avoir de l’archivage probant, du live archiving,  décommissionner des applications ? Ces éléments sont importants mais très souvent absents dans la rédaction d’un cahier des charges. En revanche on a toujours des listes de spécifications techniques et fonctionnelles bien détaillées (souvent trop précises ).

5.     Quel est le planning du projet ?

Est-il découpé en lots ?  Si oui lesquels ? Correspond-il à une date spécifique de la vie de l’entreprise, la fin d’une application, un déménagement ? Donnez des informations afin que le prestataire l’envisage dans un contexte global .

6.     Décrivez vos problématiques techniques

    • Injection : comment doit-on alimenter votre système d’archivage (manuellement, avec un connecteur, en masse, par lots..) ?
    • Pensez à la préparation des documents qui vont être archivés
    • Les lots fonctionnels : qu’attendez-vous en termes de gestion des versements, etc..
    • Les référentiels de conservation  (ils font le lien entre vos archives et la réglementation). Ce module doit être suffisamment complet pour répondre à vos problématiques.
    • La Gestion des magasins pour l’archivage physique  : travaillez-vous avec du stockage local,  un tiers archiveur, une gestion à la boite, au dossier ? Quelles sont les modalités logistiques : scan, codes à barres
    • Le stockage se fera t’il en interne ? sur le cloud ?
    • Quelles statistiques souhaitez-vous avoir pour suivre votre activité
    • La Sécurité et la gestion des accès
    • La Gestion des données personnelles
    • Gestion de la RSE : comment le système fonctionne t’il actuellement, avez-vous une idée de ce qui est  consommé et de ce que vous souhaitez améliorer ou optimiser ?
    • Quel niveau de performance avez-vous défini ?
    • La Réversibilité est elle possible, si oui quelles sont les modalités
    • Quelles sont vos contraintes réglementaires et normatives ?
    • Avez-vous défini une volumétrie des documents à archiver ?

7.     Prenez en  en compte vos utilisateurs finaux 

  • En quoi l’outil peut-il être un outil de promotion de l’institution, quelles sont les modalités de recherche, d’export, les APIs. 
  • L’interface utilisateur est également un élément clé
  • La disponibilité de l’interface de recherche ainsi que le niveau performance est important.

Enfin, en amont, renseignez-vous sur les pratiques du marché en termes budgétaires, pour savoir si elles rentrent dans vos exigences.

En Conclusion

Dans la rédaction d’un cahier des charges, notamment pour un système d’archivage électronique, les mots-clefs correspondent souvent aux cas d’usages et fonctionnement attendus. Ils doivent traduire votre vision du projet, et pour cela ne pas être trop techniques, focaliser sur le concret et aligner la rédaction du cahier des charges avec les véritables besoins de votre entreprise.