Retour du Conseil d’Etat sur le projet de loi relatif à la dématérialisation des documents papiers et à l’archivage électronique

Le Luxembourg travaille depuis quelques temps à la mise en œuvre d’un cadre réglementaire et légal pour permettre un développement de nouveaux métiers et services autour de la dématérialisation des documents papiers et de leur archivage.

Un groupe de travail a œuvré à la définition d’un référentiel de certification d’un Système d’Archivage Electronique afin de permettre la certification d’acteurs de la dématérialisation et/ou de l’archivage. Ces travaux ont donné lieu à un nouveau statut de « PSDC », sociétés Luxembourgeoises certifiées sur un référentiel ILNAS (Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité et qualité des produits et services).

Ce processus de certification est proche de celui mis en place en France autour de la marque NF461 mais avec une limitation à des tiers alors que la marque NF461 est également ouverte à toutes sociétés ou organismes souhaitant mettre en œuvre son propre système d’archivage électronique. 

Que ce soit en France ou au Luxembourg, le cadre légal reste cependant à faire évoluer avec comme objectif de donner une valeur légale identique entre un document papier et sa version numérique dématérialisée. Pour avancer sur cet aspect juridique, le Luxembourg a proposé un projet de loi relatif à l’archivage électronique et modifiant la loi modifiée du 5 avril 1993 relative au secteur financier. Ce projet de loi a été analysé par le Conseil d’Etat donnant lieu à un rapport d’examen des articles du projet.

Sans entrer dans le détail des textes, le Conseil d’Etat donne quelques éléments d’appréciation afin de permettre une modification :

  • Cadre légal : Pourquoi traiter de la question de la valeur probante des documents conservés sous forme numérique dans un régime légal à part (financier) plutôt que dans le Code civil et dans le code du commerce?
  • Périmètre documentaire : Pourquoi exclure du périmètre les documents administratifs ?
  • Périmètre temporel : Comment gérer légalement la différence entre un document dématérialisé avant la modification de la loi (donc sous le régime du règlement grand-ducal du 22 décembre 1986) et un document dématérialisé par application de la nouvelle loi ?
  • Périmètre du PSDC : Ne faut-il pas distinguer les PSDC qui œuvrent pour leur propre compte (archivage internalisé) de ceux qui œuvrent pour le compte d’autrui ?
  • Cadre national et européen : Ne faut-il pas se poser la question de la légalité des documents dématérialisés au-delà du contexte national en positionnant la problématique au moins au niveau européen ? En effet, que vaudrait un document dématérialisé produit par le Luxembourg dans un pays ayant une loi différente et ne reconnaissant pas le document dématérialisé.

Notre avis :

Le Conseil d’Etat du Luxembourg soulève des questions importantes sur les textes proposés qu’il conviendrait de traiter au niveau européen afin d’harmoniser les problématiques pour l’ensemble des pays de l’UE. Il semble donc important de traiter ce sujet au niveau des groupes de travail de l’UE afin d’aboutir à plus ou moins longue échéance à un cadre légal ayant des objectifs communs. Le travail du Luxembourg représente une bonne base pour ce faire.

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