À l’ère du numérique, les organisations sont confrontées à une explosion du volume de données. Celles-ci croissent à la vitesse de 30% par an en moyenne et sont de plus dans le cloud ce qui coûte bien plus cher. La gestion documentaire devient un enjeu stratégique pour assurer la conservation, la traçabilité et la conformité des informations produites. Dans ce contexte, l’archivage électronique s’impose comme une composante essentielle de la stratégie numérique des entreprises et spécialement des administrations. Il permet de préserver les documents sur le long terme tout en respectant les obligations légales et normatives ou de conserver les données dans un contexte patrimonial.
Parmi les solutions disponibles, Archifiltre et Everteam se démarquent comme deux outils utiles à des stades différents d’un projet d’archivage. L’un est idéal pour amorcer la démarche, l’autre pour la gérer dans son ensemble.
Archifiltre : une solution open source adaptée au démarrage
Fonctionnalités principales
Archifiltre est un logiciel open source conçu pour faciliter l’analyse, le tri et la préparation des fichiers avant leur archivage. Gratuit et accessible, il permet de visualiser la structure des arborescences, d’identifier les fichiers volumineux ou redondants, et de proposer une organisation des documents plus claire et optimisée.
L’outil aide les utilisateurs à organiser les volumes de données avant leur transfert vers une solution d’archivage numérique ou un système de gestion de documents plus robuste.
Limites et usages ciblés
Bien qu’efficace pour le tri des fichiers, Archifiltre ne gère pas le cycle complet de l’archivage : il n’intègre pas les fonctionnalités de conservation, de gestion des droits ou de traçabilité. Il est limité dans les volumes de données qu’il peut traiter car il est mono poste. Son usage est donc limité aux premières phases d’un projet.
Il s’adresse principalement aux petites structures ou aux organisations en phase exploratoire de leur démarche d’archivage numérique de documents.
Everteam : une solution complète et professionnelle
Fonctions avancées de gestion documentaire
Everteam propose dans Information Governance suite un logiciel d’archivage professionnel qui propose une solution globale de l’archivage de l’archivage à valeur probatoire à l’archivage patrimonial. Il couvre l’ensemble du cycle de vie documentaire, de l’analyse des documents vivants ( leur classification , extraction des métadonnées) , l’assainissement, la gestion des doublons, la destruction des documents inutiles,le pré versement, jusqu’à la conservation sécurisée (à valeur probatoire ou simplement patrimoniale)
Il répond aux exigences de l’archivage légal grâce à sa conformité avec les normes en vigueur (ISO, NF Z42-013, etc.). Il intègre des fonctionnalités d’automatisation, de sécurité (contrôle d’accès, chiffrement), et de traçabilité (journaux, preuves d’intégrité).
Cas d’usage et public cible
Everteam s’adresse aux entreprises et administrations ayant des besoins complexes, une grande diversité documentaire et un volume important de données( supérieur à 500 Go). Il s’intègre dans le système d’information global de l’organisation, et permet une gestion centralisée, conforme et durable de l’archivage électronique.
| Critère | Archifiltre | Everteam |
|---|---|---|
| Type de solution | Open source, gratuite | Logiciel professionnel, propriétaire |
| Objectif principal | Tri et nettoyage de fichiers | Tri nettoyage des documents Archivage complet et conforme |
| Cycle de vie documentaire | Non géré | TPris en charge de bout en bout |
| Public cible | Petites structures, phase de préparation | Organisations de taille moyenne à grande , gestion long terme |
| Intégration dans le SI | Autonome ( monoposte) | Intégré au système d’information |
| Conformité réglementaire | Non applicable | Respect des normes d’archivage électronique |
| Sécurité et traçabilité | Non gérées | Outils avancés (logs, accès, horodatage, etc.) |
| Volume de données | Restreint au poste ou à un disque dur associé | De 500 Go à des dizaines ou centaines de To |
Recommandations selon le profil et les besoins
Le choix entre Archifiltre et Everteam dépend avant tout de la maturité du projet d’archivage, du volume de données à traiter, et des exigences réglementaires de l’organisation.
Pour un démarrage ou une démarche ponctuelle : Archifiltre
Archifiltre est recommandé lorsque :
- L’organisation est en phase exploratoire ou débute son projet d’archivage.
- Il s’agit d’un projet ponctuel visant à trier, nettoyer ou auditer un volume de fichiers.
- Les documents ne nécessitent pas une conservation réglementaire à long terme.
- Les ressources budgétaires sont limitées et l’autonomie est recherchée.
Grâce à son approche visuelle et à sa simplicité d’utilisation, Archifiltre permet de préparer efficacement les données, ce qui constitue une étape cruciale avant toute intégration dans un logiciel d’archivage plus structurant.
Pour une gestion globale et conforme à long terme : Everteam
Everteam est adapté lorsque :
- L’organisation gère une grande quantité de documents numériques.
- Il existe des obligations légales de conservation des documents (contrats, dossiers RH, documents fiscaux, etc.).
- L’entreprise ou l’administration souhaite intégrer l’archivage électronique dans son système d’information global.
- Des exigences fortes en sécurité, traçabilité et conformité sont présentes.
Everteam répond à une logique de pérennité et d’industrialisation de l’archivage numérique, avec des fonctionnalités avancées de gestion documentaire électronique. Il permet également de centraliser et de structurer la politique documentaire de l’organisation à long terme.
Une complémentarité à valoriser
Ces deux outils ne s’opposent pas : ils peuvent être utilisés de manière complémentaire. Une démarche hybride peut s’avérer particulièrement efficace :
- Archifiltre intervient en amont pour analyser, trier, et préparer les fichiers à archiver.
- Everteam prend ensuite le relais pour gérer l’archivage dans le respect des normes, en assurant la conservation, l’intégrité, la traçabilité et la consultation des documents sur le long terme.
Ainsi, le passage de l’un à l’autre s’inscrit dans une stratégie progressive et maîtrisée de la transformation numérique de la gestion documentaire.
