Le Moteur de Recherche, première étape de la Gouvernance de l’Information d’Entreprise

29 mai 2020 / Nicolas Cadeddu

Le moteur de recherche intelligent doit se connecter à toutes vos sources, comprendre l’information et agir dessus. C’est un véritable “Search Based Application”.

La gouvernance de l’information est un objectif ambitieux qui conduit à repenser les pratiques, l’organisation, les responsabilités et les outils logiciels. C’est un processus long mais nécessaire pour s’assurer une utilisation optimale et sans – ou en limitant au mieux – les risques.

Selon le 9ème Rapport de la Gouvernance de l’Information publié par Serda, l’enjeu principal de l’IG est, pour 72% des entreprises interrogées, le volume croissant d’informations accumulé dans leur écosystème. Le second concerne la crainte de la perte de temps liée à la recherche même de l’information (pour 58% des cas).

Tâchons dans cet article de donner l’une des réponses à ces enjeux en s’intéressant aux outils. Plus précisément, nous allons faire un focus sur le moteur de recherche multi-sources.

Nous disposons tous de moteurs de recherche. Chacune des solutions que vous utilisez en disposent, mais ils ne se concentrent que sur les informations contenues dans la solution. Vous avez donc besoin d’un outil capable de se connecter à l’ensemble des sources de données de votre entreprise – File Systems, drives, messageries, SAP, Office365 / SharePoint, et bien d’autres encore – bref, vous avez besoin d’un moteur de recherche transverse. À cette étape, on nous demande un accès facilité à l’information. Un moteur de recherche transverse, comme celui de la solution everteam.discover, s’en occupe très bien.

Une fois l’information trouvée il faut pouvoir l’utiliser… directement et correctement. Directement, oui, le moteur de recherche met à disposition l’ensemble des actifs informationnels de l’entreprise au sein d’une seule et même application, une sorte de “guichet unique”. Correctement, c’est plus compliqué, mais des technologies existent. L’extraction d’entités nommées, le typage automatique de document et l’enrichissement des métadonnées notamment permettent une meilleure “compréhension” du document. La recherche doit devenir intelligente, elle doit comprendre les concepts clés et le sens des documents, qu’ils soient structurés ou non structurés. Si je recherche une facture, mes résultats doivent être des factures, et non des devis. Et cette possibilité va s’imposer d’elle même comme une règle pour les utilisateurs, parce que c’est plus confortable. Les usages changent et peuvent être homogénéisés.

Le moteur de recherche multi-sources devient le liant de tous les silos documentaires de l’entreprise pour répondre à des demandes nécessitant des accès transverses à l’information. Mais avoir accès à l’information n’est pas suffisant. Les moteurs de recherche qui ne permettent que de consulter le document sont obsolètes. Aujourd’hui ils permettent d’agir sur les documents – archiver, transmettre, supprimer, déplacer, consulter, appliquer des durées de conservation aux documents – ils sont de véritables Search Based Applications. Le moteur de recherche devient un véritable “acteur” du SI, notamment pour les actions supports qui s’occupent du classement, du tri et de l’archivage des documents.

Transversalité, compréhension et action sont les maîtres mots.

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