Process automation : Case Management et BPM au service de l’efficacité des entreprises !

Lorsque les mêmes causes produisent les mêmes effets, le Process automation permet de gagner en temps et en efficacité dans les entreprises. Et ce, grâce à deux mécanismes : le Case Management et le BPM (Business Process Management). Décryptage !

Case Management, quèsaco ?

Vous l’aurez remarqué : nous parlons de Case Management, et non de « gestion des cas ». Ce n’est pas parce que nous sommes des anglophiles – quoique – mais parce que l’expression est assez difficile à traduire tout en englobant l’ensemble des domaines concernés. En effet, le Case Management allie la gestion documentaire, les processus métier et le travail collaboratif au sein d’un même espace. Le Case Management permet ainsi de s’assurer que l’ensemble des documents concernés par les processus de l’entreprise seront traités par le bon acteur et le bon service. C’est du temps de gagné, puisque l’on ne cherche plus qui va s’occuper de tel ou tel dossier, mais aussi une efficacité renouvelée : celui qui est en charge du dossier est automatiquement le mieux placé pour le faire.

Top 5 des avantages du Case Management

  • Le Case Management aide les entreprises à réduire les délais de traitement des demandes de leurs clients ;
  • Il aide à lisser les charges de travail, en répartissant équitablement les dossiers entre les professionnels concernés ;
  •  Il aide l’entreprise à être plus efficace et plus flexible ;
  •  Il s’intègre facilement aux process ;
  •  Il permet de disposer d’une vue d’ensemble sur l’activité de l’entreprise grâce à des tableaux de bord dynamiques.

De l’assurance aux RH, le Case Management est plein de promesses !

C’est l’un des « bonus » du Case Management : il s’adapte à de nombreux secteurs d’activité. Ainsi, l’assurance y trouvera de nouvelles opportunités en matière de gestion des sinistres, de fidélisation ou de gestion des réclamations. L’immobilier pourra automatiser le contrôle des pièces des candidats à la location, ou la gestion des offres de vente. Dans la banque, ce sont les demandes de crédits qui trouveront une réponse plus rapidement. Dernier exemple : dans les ressources humaines, on pourra grâce au Case Management gérer les absences, les demandes de formation, les relevés d’heures ou les évolutions contractuelles !

BPM, les technologies au service de la performance

Le BPM, pour Business Process Management, est une technologie voisine du Case Management. On peut traduire l’expression par « Gestion des processus métiers ». L’idée ? Disposer d’une vue d’ensemble des processus métiers d’une entreprise et de leurs interactions, afin de les optimiser puis, in fine, de les automatiser.

Un projet BPM modifie donc radicalement la façon dont fonctionne un acteur économique. Il va changer les rapports entre les services et les habitudes des collaborateurs. Il se déroule en plusieurs étapes :

  • La formalisation des objectifs de l’entreprise, permettant de lancer la machine ;
  • L’identification des processus qui contribuent à la création de valeur de l’entreprise, afin de prioriser les chantiers à mener ;
  • L’identification des ressources déployées qui vont permettre d’atteindre les objectifs et le niveau de performance espéré ;
  • L’identification d’axes d’amélioration des performances dans les différents processus ;
  • Le déploiement de nouveaux outils, après une phase de formation des collaborateurs ;
  • L’amélioration continue de la performance, en fonction des retours des utilisateurs et du travail sur différents KPIs.

L’automatisation des processus est pleine de promesses pour les entreprises… à condition de respecter les étapes de déploiement de ces solutions. Vous souhaitez vous faire guider ? Contactez les équipes d’Everteam !

 

Au revoir ECM, bonjour Content Services !

Les ECM sont-ils en voie de disparition, remplacés par les logiciels de Content Services ? C’est ce qu’affirme Michael Woodbridge, analyste chez Gartner, la seconde expression permettant de mieux englober les possibilités offertes par ces technologies. Décryptage !

Au commencement était l’ECM… qui n’est pas la GED

Reprenons les choses dans l’ordre. L’Enterprise Content Management (ECM) permet de gérer l’ensemble des contenus d’une organisation, en prenant en compte, sous forme électronique, les informations qui ne sont pas structurées, comme les documents électroniques, par opposition à celles déjà structurées dans les bases de données. Ainsi, l’ECM n’est pas exactement la GED, qui s’intéresse en premier lieu aux documents de l’entreprise, quand l’ECM s’intéresse non seulement aux documents, mais également à d’autres types de contenus !

On considère ainsi que l’ECM « englobe » la GED, qui en est une composante, essentielle certes, mais pas principale. Et que l’ECM permettait d’en faire plus, mieux, et plus rapidement, avec des données non-structurées.

Un changement de vocabulaire inévitable

Si l’ECM est en voie de disparition, comme l’affirme Gartner, c’est que l’expression se trouvait trop limitée. Les plateformes ECM ne permettaient pas d’atteindre l’ensemble de leurs objectifs, à savoir :

  • La conformité réglementaire et la gestion des risques ;
  • Le stockage et la diffusion des connaissances commerciales ;
  • L’efficacité des coûts et des processus ;
  • L’innovation et la création de nouvelles façons de travailler.

Ce que les Content Services ont permis de faire. Cette nouvelle génération d’ECM, apparue voilà quelques mois, a innové en proposant des solutions rapides à mettre en place et concrètes aux problématiques métiers, livrées en peu de temps et opérationnelles dans les mêmes délais. Il faut dire que depuis les premiers ECM, le monde a bien changé : le volume et la diversité des contenus augmentent à une vitesse exponentielle. Les appareils mobiles se sont développés au point d’être incontournables dans notre quotidien. Le Cloud est devenu une référence en matière d’infrastructures informatiques et de distribution des applications et services aux clients. Les réseaux sociaux, quant à eux, ont changé notre façon de partager l’information et de communiquer. Ce qui valait bien un changement de vocabulaire !

Ainsi, les Content Services regroupent des systèmes de gestion de contenu web (comme les Wiki), GED, de gestion des ressources numériques, de gestion des documents d’archives, de gestion des courriels, de worflow, d’analyse de contenu ou encore d’exploration des données.

Les 5 promesses des Content Services

Que l’on les appelle Content Services ou ECM, ces solutions logicielles regorgent d’avantages pour les entreprises. Voici leurs 5 plus belles promesses :

  • Une plus grande efficacité, en mettant à la disposition des collaborateurs plus d’informations pertinentes pour leurs activités ;
  • Une meilleure réactivité auprès des clients, grâce à la bonne information au bon moment et au bon endroit ;
  • Une intégration parfaite aux autres services, comme un CRM ou un ERP ;
  • Un contenu sécurisé et non-exposé à des amendes pour non-conformité ;
  • Une prise en main simplifiée de la part des collaborateurs.

Que l’on parle d’ECM ou de Content Services, l’objectif reste le même : mettre à la disposition des collaborateurs les informations les plus importantes, dans les meilleurs délais, quel que soit le type de donnée, structurée comme non-structurée. Avec, à l’esprit, la recherche d’une efficacité inédite au quotidien !

Comment mener un projet de dématérialisation ?

La dématérialisation des documents dans une entreprise présente de nombreux avantages. Tout d’abord, elle permet de réduire les coûts du papier. Ensuite, elle offre aux collaborateurs un accès plus simple aux informations, sans avoir besoin de parcourir des tonnes de classeurs et d’ouvrir des centaines de boîtes. Enfin, elle donne une nouvelle valeur aux données, source de nouvelles idées, voire de nouveaux revenus, pour l’entreprise. Mais quelles sont les étapes à respecter pour bien mener un tel projet ? Everteam vous explique tout !

1/ La définition des objectifs et des moyens

C’est une étape préalable, certes, mais elle n’en est pas moins incontournable. Il va s’agir en effet de répondre à plusieurs questions :

  • Pourquoi souhaite-t-on dématérialiser des documents ?
  • Quelle sera la diffusion de ces documents dématérialisés ?
  • S’agit-il avant de conserver ces documents sur une longue durée, ou de leur donner une nouvelle valeur ?
  • Qui s’occupera de ce dossier en interne ?

Trouver les réponses à ces questions vous permettra de déterminer la durée du projet de dématérialisation, le budget à y consacrer, et de sélectionner le prestataire le plus à même de répondre à vos besoins – si besoin d’un prestataire il y a.

2/ La sélection des documents à numériser

Tous les documents n’ont pas forcément vocation à être numérisés. La seconde étape de votre projet de dématérialisation consiste donc à sélectionner ceux qui feront l’objet d’une dématérialisation. Plusieurs critères peuvent vous guider : la fréquence d’utilisation et/ou de consultation, l’état de dégradation, le niveau de confidentialité, la durée légale de conservation…

3/ L’analyse des ressources disponibles

Cette étape va permettre de répondre à une question essentielle : faut-il gérer le projet de dématérialisation en interne ou faire appel à un prestataire ? Pour cela, dressez l’inventaire du matériel dont vous disposez pour numériser les documents sélectionnés (scanners, ordinateurs, logiciels, locaux…). Vous estimez que vous perdrez trop de temps en le faisant seul, que vous risquez de faire des erreurs, voire de ne pas mettre les choses en place pour exploiter véritablement tout le potentiel de la dématérialisation ? Pas d’hésitation : tournez-vous vers un prestataire !

4/ La numérisation

C’est l’étape clé d’un projet de dématérialisation ! La numérisation va passer par plusieurs étapes :

  • La préparation, avec une inspection et une vérification manuelle des documents ;
  • La réalisation de projets pilotes ;
  • La numérisation en elle-même ;
  • La dé-préparation, avec remise en l’état des originaux papier ;
  • La vérification de la qualité des documents numérisés ;
  • L’exportation des lots, avec création d’un fichier d’index.

5/ L’exportation

Il ne reste plus qu’à prendre possession des documents dématérialisés ! Cela peut se faire sous la forme d’une remise sur support physique, ou d’une importation dans un système d’information.

Et ensuite ?

Le projet de dématérialisation doit constituer une « étape » dans la vie de l’entreprise. Accompagné de nouveaux logiciels de gouvernance de l’information, il permettra d’en faire plus avec les données, en allant chercher les bonnes informations au bon moment. Attention, cependant, à bien veiller aux accès accordés aux collaborateurs : des profils différents peuvent être créés pour « limiter » l’accès aux documents les plus sensibles à tel ou tel service.

Un projet de dématérialisation, cela se prépare, cela s’anticipe : n’hésitez pas à en discuter avec les experts de l’équipe d’Everteam !

B.A.-BA : la GED

La Gestion électronique des documents, ou GED, va permettre d’optimiser la gestion et l’exploitation des documents par des moyens électroniques à la fois spécialisés et performants. Elle occupe une place de plus en plus importante dans la gouvernance de l’information au sein des entreprises, dont elle a pour mission de simplifier le quotidien. Mais, concrètement, qu’est-ce que la GED ? Comment la mettre en place ? Everteam fait le point !

La GED, ce n’est pas que l’archivage numérique

La gestion électronique des documents est trop souvent réduite à son objectif le plus connu : archiver les informations dont dispose l’entreprise. Or, elle regroupe l’ensemble des processus informatisés, permettant de gérer et d’organiser les documents d’une organisation. Ses usages répondent donc à de nombreux enjeux stratégiques des entreprises :

– Sécurisation des données, pour rendre pérenne le capital informationnel de l’entreprise ;

– Stockage des données, pour s’assurer de ne pas perdre de données importantes ;

– Centralisation et organisation des informations, pour trouver le bon document au bon moment ;

– Dématérialisation des processus métiers, pour permettre aux collaborateurs d’avancer sur leurs dossiers quel que soit l’endroit où ils se trouvent ;

– Travail collaboratif, grâce au partage d’un référentiel documentaire commun permettant de collaborer, à distance, sur un même document…

L’objectif d’une GED bien construite ? Prendre en charge l’ensemble des étapes du cycle de vie des documents. Elle permet aussi aux utilisateurs de se concentrer davantage sur des tâches à forte valeur ajoutée. Elle réduit enfin considérablement le risque d’erreur, et les oublis. Et ce, de la création à l’archivage !

3 avantages d’une politique de GED en entreprise

Les fonctionnalités de la GED paraissent encore plus séduisantes lorsqu’elles sont rapportées aux avantages qu’elle confère aux entreprises. Ainsi, voici les 3 plus belles promesses d’une gestion électronique des documents bien pensée :

  •         La GED permet de réduire les coûts liés au traitement des documents papiers. Elle rationalise en effet, voire remplace, les achats de matériels, de machines d’impression, de consommables ou d’espaces de stockage.
  •         Elle offre une nouvelle productivité et une efficacité renouvelée aux collaborateurs, en leur permettant d’accéder plus facilement aux bons documents, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.
  •         Elle facilite, de fait, le travail collaboratif et la mobilité des collaborateurs, ce qui permet aux entreprises de se développer plus facilement.

Comment mettre en place une GED en entreprise ?

Traditionnellement, on dit que 4 étapes « suffisent » pour mettre en place une politique de GED : l’acquisition, la gestion, le stockage et la diffusion.

Ainsi, l’acquisition consiste à enregistrer, classer et indexer les documents numériques. Cela peut être fait de manière automatique, ou humaine. Il s’agira de numériser les documents papiers, d’intégrer des fichiers numériques, ou encore de mettre en place une politique d’EDI (Échange de données informatisées). Toutes ces données seront ensuite référencées, classées et indexées.

Viendra par la suite la phase de gestion. Il s’agira de décider de la sécurité et des droits d’accès aux données, d’attribuer différents droits aux collaborateurs, ou encore de gérer les évolutions des documents.

Puis, le stockage. L’idée ? Choisir le stockage le plus adapté, son organisation et la durée de conservation. Avec, in fine et dans l’esprit du RGPD, le souci de permettre aux propriétaires de ces données d’exercer leurs droits de modification, de limitation ou encore de suppression !

Enfin, viendra l’étape de la diffusion des documents, également appelée restitution. Deux modes de transmission sont possibles. Le mode Pull, d’une part, c’est-à-dire la mise à disposition des documents selon les droits des utilisateurs qui consultent le référentiel de documents après connexion. Il faut alors rechercher et sélectionner les fichiers. Le mode push, d’autre part, c’est-à-dire la distribution et l’envoi des documents à des destinataires qui ont été désignés au préalable.

Vous souhaitez vous faire accompagner dans la mise en place d’une GED dans votre entreprise ? Contactez les équipes d’Everteam au plus vite !

Localisation des archives électroniques : quelles obligations ?

Que l’on opère dans le privé ou dans le public, l’archivage est une réalité pour la plupart des acteurs économiques. Or, les archives peuvent être considérées comme un trésor patrimonial, une protection juridique… voire, dans certains cas, un boulet réglementaire. Mais que disent les lois en matière de localisation des archives électroniques ? Quelles sont les règles en vigueur selon le type d’entreprise ? Décryptage !

Pour les Archives Publiques

Les Archives Publiques sont considérées comme des Trésors Nationaux, selon l’article L111-1 du Code du patrimoine. Et ce, au même titre que les biens appartenant aux collections des musées de France, ceux classés au titre des monuments historiques, ceux qui font partie du domaine public mobilier, ou encore ceux qui présentent un intérêt majeur pour le patrimoine national au point de vue de l’histoire, de l’art ou de l’archéologie !

Elles ne peuvent donc être exportées en dehors du territoire douanier, qui se résume à la France métropolitaine, à la France d’outre-mer (DOM et collectivités d’outre-mer) et à Monaco. Elles ne peuvent en sortir que dans quelques cas bien particuliers :

  • la restauration ;
  • l’expertise ;
  • la participation à une manifestation culturelle ;
  • le dépôt dans une collection publique.

Bilan : ces archives ont vocation à rester en France. Et ce, même si l’Europe espère favoriser la circulation des données non-personnelles au sein de son territoire via le projet Freeflow !

Pour les entreprises privées délégataires d’un service public

Le cas des entreprises privées délégataires d’un service public est… particulier. Certes, ces entreprises sont privées. Mais la mission qui leur est confiée fait que les archives qu’elles génèrent doivent être considérées, du moment qu’elles relèvent de l’exercice de la mission confiée par l’État, comme des Archives Publiques. Elles doivent donc rester sur le territoire douanier (voir point précédent). Ainsi l’affirme l’article L211-4 du Code du patrimoine : « Les archives des personnes de droit privé (…) ne sont publiques que dans la mesure où elles procèdent de la gestion d’un service public ou de l’exercice d’une mission de service public. »

Reste cependant à faire la distinction entre archives générées par la DSP (délégation d’un service public) et les autres. D’où l’intérêt de mettre en place une gouvernance de l’information efficace, pour limiter les risques et prendre les bonnes décisions en matière de localisation.

Il en sera de même pour les entreprises qui comptent l’Etat parmi leurs actionnaires. Peu importe que celui-ci soit majoritaire ou minoritaire. L’important, ce sera la mission : si les archives sont issues d’une mission de service public, elles devront rester en France !

Pour les entreprises publiques

Voilà quelques années, c’était assez simple à priori : toute archive issue d’une entreprise publique était une archive publique. Sauf qu’il fallait savoir ce que l’on appelait entreprise publique… En 2008, une loi est venue mettre de l’ordre dans l’archivage des entreprises publiques :

– Les archives de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public, sont des archives publiques ;

– Les archives des personnes de droit privé ne sont publiques que si elles procèdent de la gestion d’un service public ou de l’exercice d’une mission de service public.

Pour les entreprises privées

Les archives des entreprises privées pourraient, théoriquement, aller jusqu’au bout du monde. Puisque nous parlons là de documents électroniques, la proximité géographique n’est pas un argument pour les faire rester en France !

Sauf que dans quelques semaines, un nouveau Règlement général sur la protection des données (RGPD) entrera en application. Il impose aux entreprises d’être en mesure de redonner aux particuliers le contrôle sur leurs données. Et, notamment, de savoir qui les consulte et les exploite. Par exemple, l’US Patriot Act autorise les services de sécurité à accéder aux données informatiques détenues par les particuliers et les entreprises, sans autorisation préalable et sans en informer les utilisateurs. Autrement dit, aucune entreprise française ne peut assurer de la confidentialité des données lorsque celles-ci sont hébergées aux États-Unis !

Dès lors, le bon sens semble être de localiser les données en France, voire en Europe. Et surtout, de se préparer convenablement à l’application du RGPD dans nos contrées…

Vous souhaitez en savoir plus sur les obligations de localisation des archives ? Comprendre comment mieux les exploiter et respecter la réglementation ? Contactez les équipes d’Everteam !

Les Content Services, outils d’une gouvernance de l’information efficace

Une gouvernance de l’information efficace ne peut se faire sans l’appui d’outils dédiés, appelés « Content services ». Ils permettent de gérer l’ensemble des process liés aux données, et assurent aux collaborateurs de retrouver plus la bonne information, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. On distingue ainsi plusieurs types de services : l’archivage, la dématérialisation, les solutions de gestion de contenu d’entreprise, les outils de process automation et la GED. En quoi consistent-ils ? Everteam fait le point !

De l’ECM aux Content Services

Les Content Services ne sont pas une nouveauté en soi. Il s’agit plutôt d’une évolution de l’ECM (Entreprise Content Management). Mais pourquoi a-t-on changé de vocabulaire ?

Tout simplement parce qu’à nouveaux défis, nouveau vocabulaire. L’expression “ECM” se trouvait être trop limitée, n’englobant pas l’ensemble des enjeux liés à la gestion des contenus en entreprise. Les Content Services (“services de contenu”) explicitent ainsi mieux le rôle des applications de contenu, offrant des solutions rapides et concrètes aux problèmes métier, livrées rapidement et opérationnelles au plus vite. Loin, donc, de l’image que l’on se faisait de l’ECM, justifiant de fait un changement de nom qui n’est pas qu’une question d’image !

L’archivage

Archiver, ce n’est pas uniquement sauvegarder. C’est exploiter les données d’une nouvelle manière, de sorte à leur offrir pérennité et sécurité, et de favoriser leur consultation depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Mais il existe plusieurs familles d’archivage :

L’archivage numérique, c’est un ensemble d’actions qui ont pour ambition d’identifier, de recueillir, de classer, de conserver, de communiquer et de restituer des documents électroniques. L’archivage numérique peut viser à satisfaire des obligations légales (de quelques années à plusieurs dizaines d’années, selon les types de document), ou des besoins d’informations dans l’entreprise (d’un service à l’autre, d’un site à l’autre) ou encore à des fins patrimoniales.

L’archivage mixte, c’est un archivage… entre documents numériques et documents papiers. C’est une pratique qui impose la définition d’une politique d’archivage, avec la création ou l’adaptation d’un référentiel documentaire global et la sélection d’une offre de services adaptée à l’entreprise. Un tel projet imposera la mise en place d’une équipe dédiée, coordonnée par un chef de projet qui va prioriser les étapes successives et faciliter les prises de décisions.

L’archivage de masse. Souvent identifié comme la solution d’archivage idéale par les services informatique. Elles permettent en effet d’importer et de conserver d’importantes quantités de ressources électroniques (documents, courriels, vidéos, archives…). Elles présentent un avantage certain : leur interopérabilité avec les autres briques du système d’information (logiciels de messagerie, ERP, CRM, GED…). C’est ce qui permet à toutes les applications de l’entreprise de déposer des documents électroniques, de les consulter et de les exploiter quelque soit les volumétries.

L’archivage à valeur probatoire. C’est devenu un enjeu majeur pour les entreprises, parce qu’il ne s’agit pas uniquement de sauvegarder des documents. L’archivage à valeur probatoire va en effet plus loin, puisqu’il permet de garantir leur authenticité (les documents ont bien été produits par ceux qui affirment les avoir produits), leur pérennité (ils seront toujours accessibles lorsque l’on en aura besoin) et leur intégrité (ils n’ont pas été modifiés par une personne malintentionnée). L’objectif ultime ? Qu’ils puissent être utilisés comme preuve irréfutable en cas de litige, que ce soit avec un client, une administration ou une autre entreprise !

La dématérialisation

La dématérialisation consiste pour une entreprise à remplacer l’usage du papier (ou de tout autre type de support physique, comme une bande magnétique) par des fichiers numériques stockés sur des serveurs, sur des supports adaptés ou des ordinateurs. De nombreux documents peuvent être concernés : factures, démarches administratives, flux monétaires…

Il existe deux grands types de dématérialisation :

– La « dématérialisation native », qui consiste à recevoir tous les nouveaux documents sous format numérique. On change alors de process et de logiciels.

– La « dématérialisation duplicative », qui consiste à copier en format numérique les documents reçus initialement en format papier. La gouvernance de l’information consiste alors à « récupérer » des documents pour les intégrer à la démarche de dématérialisation.

In fine, et dans les deux cas, l’ensemble des documents de l’entreprise peut ainsi être mis à disposition des collaborateurs. Des profils différents peuvent être créés pour « limiter » l’accès à ces documents à tel ou tel service.

La GED

GED, Gestion électronique des documents. La GED permet d’optimiser la gestion et l’exploitation des documents par des moyens électroniques spécialisés et performants. Elle repose sur des logiciels qui vont avoir plusieurs actions sur les documents :

– la capture ;

– l’acquisition ;

– la numérisation ;

– la validation ;

– la diffusion ;

– le classement ;

– l’indexation ;

– l’archivage…

La GED, partie intégrante d’une gouvernance de l’information en milieu professionnel, s’appuie donc sur l’automatisation des processus, et permet aux utilisateurs de se concentrer davantage sur des tâches à forte valeur ajoutée. Elle réduit aussi considérablement le risque d’erreur, et les oublis !

L’automatisation des processus

En milieu professionnel, les mêmes causes produisent souvent les mêmes effets. Or, ces causes imposent aux collaborateurs de répéter un geste, une action, une décision… du moins, si l’on ne pense pas « process automation » !

L’automatisation des processus est l’essence même du Case Management. Celui-ci allie la gestion documentaire, les processus métier et le travail collaboratif au sein d’un même espace. Il permet de s’assurer que l’ensemble des documents concernés par les processus de l’entreprise seront traités par le bon acteur et le bon service. Il présente de nombreux avantages :

– Il réduit les délais de traitement des demandes ;

– Il permet de gagner en productivité et en flexibilité ;

– Il lisse les charges de travail ;

– Il s’implémente facilement et rapidement au cœur des process ;

– Il permet de disposer d’un ROI rapide et d’une vue d’ensemble sur l’activité grâce à des tableaux de bord dynamiques ;

– Il concerne de nombreux secteurs d’activité

La gouvernance de l’information passe par l’adoption d’outils intelligents, permettant de gagner en temps et en efficacité, tout en réduisant les risques d’erreurs. Vous souhaitez en savoir plus sur ce que propose Everteam ? Contactez nos équipes !

Archivage numérique : la solution pour diminuer l’usage du papier !

Au-delà de toute considération environnementale (celle-ci pouvant également constituer un enjeu d’image, voire un argument commercial), les TPE, PME et grands groupes ont tout intérêt à favoriser la réduction du papier dans leurs locaux et process. L’idée ? Gagner en temps comme en efficacité, et optimiser les échanges d’informations entre collaborateurs. La solution ? L’archivage numérique ! Quels sont ses avantages ? Comment mettre en place une véritable gouvernance de l’information ? Décryptage.

5 avantages de l’archivage numérique sur l’archivage papier

L’archivage numérique présente de nombreux avantages par rapport à son homologue papier. Voici les plus importants :

– L’unicité de l’information. Un document papier peut être dupliqué, annoté, modifié. Le numériser ne suffira pas à s’assurer de son authenticité : seule l’attribution d’un statut d’archive va permettre de garantir l’unicité du document. Et assurer à celui qui consulte le document « validé » d’avoir sous les yeux la dernière version validée.

– La réduction des temps de recherche. L’archivage numérique s’appuie sur de puissantes solutions de recherche, permettant de retrouver le bon document au bon moment. Et ce, quel que soit l’endroit où l’on se trouve : au bureau, en clientèle, à son domicile… Autant de bénéfices que ne peut offrir le papier, qui impose de longues heures de recherche de documents, site par site, dossier par dossier, page par page !

– La suppression du risque de perdre des données importantes. Déménagements, rachats, fusions, inondations dans les locaux… les risques d’égarer des documents importants sont nombreux. Avec l’archivage numérique, ils sont en sécurité, accessibles depuis n’importe quel poste connecté à Internet et répondant à certains critères de sécurité. C’est aussi l’assurance qu’ils résisteront mieux au temps. C’est d’autant plus important que certains doivent être conservés 20 à 30 ans !

– Une plus grande réactivité. L’archivage numérique permet de répondre plus rapidement aux sollicitations, qu’elles émanent de clients ou d’organismes de contrôle. Il permet aussi d’automatiser le versement d’informations dans des applications de gestion. Augmentant, de fait, la satisfaction client, notamment lorsqu’il s’agit de retrouver en quelques secondes une pièce assez ancienne.

– Un gain de place. L’archivage numérique prend évidemment moins de place dans l’entreprise que l’archivage papier. Il réduit aussi son empreinte carbone. Une information importante pour de plus en plus de clients potentiels.

Comment passer de l’archivage papier à l’archivage numérique ?

L’archivage numérique est la pierre angulaire de la gouvernance de l’information. La première étape pour réduire l’usage du papier dans son entreprise grâce à lui, c’est de définir le périmètre d’action. Quels sont les documents qui vont être concernés par cette « nouvelle version » de l’archivage ? Les anciennes archives papiers doivent-elles être numérisées, et dans quelle mesure ? Comment seront versés les nouveaux documents dans les archives ? De quel niveau de sécurité peut-on avoir besoin ? Quel est le degré de sensibilité des documents ? Qui y aura accès, et quels seront les différents profils d’utilisateurs ?

Répondre à toutes ces questions permettra ensuite de choisir le prestataire chargé de cette démarche d’archivage numérique. Il devra être capable de s’adapter aux enjeux de l’entreprise, de garantir la valeur probatoire de certains documents, d’être réactif et souple dans son accompagnement au quotidien. Il devra aussi veiller au respect des normes et à la bonne catégorisation des documents. Autant de raisons qui amènent à penser que non, il n’est pas possible de faire sérieusement de la gouvernance de l’information avec les Drives !

En finir avec le papier en milieu professionnel, du moins pour l’archivage, est donc à la fois possible et avantageux. C’est la garantie d’une information pérenne, d’une valeur légale mieux encadrée, d’une plus grande efficacité au moment de rechercher les documents et d’une plus grande souplesse au quotidien. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez les équipes d’Everteam !

5 conseils pour susciter l’adhésion à un projet d’archivage numérique

Lorsque l’on envisage d’adopter un système archivage, il est capital de s’assurer que les collaborateurs seront motivés à cette idée. Comment faire ? Quels sont les arguments à présenter ? Comment susciter l’adhésion à un projet d’archivage qui va changer les process internes ? Réponse en 5 conseils !

1/ Sensibilisez vos collaborateurs aux avantages de l’archivage numérique

C’est l’essence même d’une communication efficace. Pour être motivés à l’idée d’adopter de nouveaux réflexes, liés à une gouvernance de l’information renouvelée au sein de l’entreprise, vos collaborateurs doivent avoir compris ce qu’ils ont à y gagner. Ainsi, il s’agira de les sensibiliser au fait qu’ils…

  • … gagneront du temps lors de toute recherche d’information, l’archivage numérique s’appuyant sur de puissantes technologies d’indexation des documents ;
  • … pourront disposer de tous les documents importants, quel que soit l’endroit où ils se connectent, quelle que soit l’heure du jour ou de la nuit ;
  • … seront sûrs, grâce à l’archivage à valeur probatoire, de consulter « la bonne » version d’un document, sans altération ou modification ;
  • … ne risqueront plus de perdre des documents qui pourraient servir plus tard ;
  • … en profiteront pour augmenter la satisfaction des clients…

2/ Impliquez vos collaborateurs

Vos collaborateurs disposent de savoirs précieux au moment de créer une stratégie de gouvernance de l’information, reposant sur un projet d’archivage numérique efficace. Tâches réalisées, documents concernés, durées de conservation, valeur probatoire, volumétrie, fréquence… Ils doivent vous aider à créer les conditions de réussite de votre démarche. Cela présente un autre avantage : impliqués, ils se sentiront à la fois plus concernés et plus motivés à l’idée d’acquérir de nouveaux réflexes. Résultat ? Une adhésion totale au projet !

3/ Communiquez régulièrement

Un projet d’archivage numérique se met en place par étapes, par petites « touches ». Veillez à ce que vos collaborateurs soient informés à chaque étape franchie (numérisation d’archives papier, adoption d’un nouvel outil, automatisation des versements…). Ils pourront ainsi faire leurs retours au fur et à mesure de l’avancée du projet. Et demander à participer aux étapes suivantes, signe d’une réelle adhésion !

4/ Accompagnez ce changement

L’archivage numérique est une composante essentielle de la transformation digitale de l’entreprise. En tant que tel, il doit être relié à une démarche d’accompagnement au changement. Cela passe par des formations à l’utilisation des nouveaux outils, des moments de sensibilisation aux enjeux créés par le numérique, des formats innovants utilisés pour communiquer… L’objectif ? Favoriser une prise en mains efficace et durable des outils de l’archivage numérique. Et un « bond en avant » bien réel des collaborateurs dans leur maîtrise des questions liées au digital en milieu professionnel.

5/ Faites-vous accompagner

C’est à la fois la condition pour susciter l’adhésion des collaborateurs et pour réussir un projet d’archivage numérique. Bénéficier de l’accompagnement d’un expert permet en effet :

  • De maîtriser l’ensemble des aspects organisationnels, réglementaires, normatifs, documentaires, techniques et humains de son projet d’archivage numérique ;
  • De présenter, de fait, aux collaborateurs une démarche solide et éprouvée, qui suscite de l’adhésion et non pas des craintes (celles de perdre du temps, de devoir désapprendre dans quelques mois ce que l’on maîtrise tout juste parce que des mauvaises décisions ont été prises au départ, d’utiliser des outils dépassés…) chez les utilisateurs.

Communiquer, expliquer et former sont les trois mots d’ordre d’un projet de gouvernance de l’information efficace en milieu professionnel. Susciter l’adhésion chez les collaborateurs passe en effet par une démarche de réassurance, permettant de lever les doutes et d’évacuer les craintes. Vous souhaitez être accompagné dans votre projet d’archivage numérique ? Contactez les équipes d’Everteam !