Articles

6 erreurs à éviter pour bien catégoriser vos données archivées

L’archivage numérique offre des avantages non-négligeables aux entreprises. Il permet en effet de limiter — voire de supprimer — les coûts liés au stockage du papier, de faciliter la manipulation des documents d’un collaborateur à un autre, et d’optimiser le partage des informations, que ce soit au sein même de l’entreprise ou vers l’extérieur. Mais pour constituer un succès, un projet d’archivage doit reposer sur une catégorisation efficace : Catégoriser c’est ranger … et quand c’est rangé c’est tout de suite plus facile de s’y retrouver !

Voici 6 erreurs à ne pas commettre si l’on veut archiver efficacement

Erreur #1 : Confondre “sauvegarde” et “archivage”

Les normes en matière d’archivage numérique sont nombreuses (comme les normes ISO 14641-1 et ISO 3030X par exemple, et certaines sont même adaptées à votre activité ou à la sensibilité de vos données) et listent les bonnes pratiques à respecter. Il serait donc bon de les avoir en tête au moment de construire un projet d’archivage ? Un conseil : ne les lisez pas ! A moins vraiment d’en avoir envie, mais choisissez plutôt  un système d’archivage certifié (la marque NF 461 garanti par exemple qu’un système est conforme avec la norme ISO 14641-1), c’est la première étape, et ensuite alimentez le …

Mais attention, ne confondez pas “sauvegarde” et “archivage”.

L’archivage doit suivre une méthode : On archive uniquement que les documents importants (ou engageants) et on les décrit précisément pour pouvoir facilement les retrouver et surtout pour savoir combien de temps on doit les conserver.

Sauvegarder c’est beaucoup plus simple : On prend tout en vrac et on croise les doigts pour retrouver ce que l’on cherche le moment venu.

Vous conviendrez que ce n’est pas tout à fait la même chose. L’archivage nécessite de trier et de décrire ou catégoriser … Il faut ranger en somme, mettre tout simplement les bons documents dans les bonnes catégories.

Erreur #2 : un référentiel de conservation absent

Le référentiel de conservation est un véritable « mode d’emploi » de l’archivage numérique, une sorte de dictionnaire des catégories. Par extension, il est autant « de conservation » que… « de destruction » : c’est en effet ce document qui va indiquer aux collaborateurs les durées de conservation de chaque catégorie de documents, explicitant obligatoirement celles-ci par une motivation légale ou réglementaire (une loi imposant, par exemple, de ne conserver certaines données personnelles que 5 ans), un besoin métier défini par le service impliqué dans l’utilisation ou la production du document, ou un consentement limité exprimé par les personnes concernées.

Aucun archivage efficace ne sera donc possible sans un référentiel de conservation précis.

Erreur #3 : trop de catégories de documents

L’archivage est donc une pratique qui nécessite de la précision. L’objectif ? Être capable de retrouver n’importe quel document recherché, le plus rapidement possible et en faisant intervenir le moins de personnes possible. Cela implique de ne pas « surcharger » son système d’archivage numérique, et de ne pas multiplier les catégories. Une bonne gouvernance de l’information ressemble, schématiquement, à un arbre, dont chaque branche (ou catégorie) se divise en branches plus petites (ou sous-catégories). Si ces dernières sont trop nombreuses, il ne vous sera pas possible de vous retrouver efficacement dans votre système. Et vos archives ne vous permettront pas de gagner, véritablement, le temps espéré.

Si catégoriser un document est trop complexe, vos collaborateurs le feront-ils ?

Erreur #4 : pas assez de catégories de documents

Pour autant, ce n’est pas une raison de tomber dans l’excès inverse, et donc de ne n’avoir que quelques catégories de documents (« Administratif », « Supports de communication », « Documents internes » et « Prospects », par exemple). En procédant ainsi, chaque catégorie ressemblerait à une masse non triée de données, de documents et d’informations. Retrouver un fichier précis reviendrait donc à chercher une aiguille dans une botte de foins.

Le nombre de catégories dans un référentiel d’archivage est donc une histoire de dosage.

Si catégoriser un document est trop simple, certes vos collaborateurs le feront aisément mais est-ce que ce sera suffisant  pour retrouver ce document ?

Erreur #5 : un référentiel de conservation mal compris

Le référentiel de conservation va donc constituer le document de base pour bien catégoriser les données archivées. Il pourrait être présenté sous la forme d’un tableau, comportant plusieurs colonnes :

  • Les « documents engageants », qui doivent être conservés pour des raisons juridiques, financières ou de besoins métier ;
  • Les différentes durées de conservation, avec les motivations liées ;
  • Le sort final, que l’on résume généralement avec deux lettres, D pour destruction et C pour conservation historique ;
  • Le prestataire de l’archivage;

et ce … catégorie par catégorie.

Mais êtes-vous certain que ce tableau parle à tous vos collaborateurs ? Ne vont-ils pas systématiquement choisir la catégorie “divers” parce qu’ils ne comprennent pas les autres ?

Ce n’est pas une bonne idée de construire un référentiel dédié pour chacune des populations de vos collaborateurs, trop complexe, trop difficile à maintenir. Mais rien ne vous empêche de simplement renommer certaines catégories pour coller à la terminologie de ces populations. Notez également qu’un effort de pédagogie pourrait ne pas être inutile.

Erreur #6 : oublier que l’informatique est là pour vous aider

Vous serez donc maintenant d’accord avec moi, catégoriser est nécessaire pour archiver. Mais personne ne vous a dit de le faire à la main ! Les technologies de l’information ont énormément progressé ces dernières années, les systèmes d’archivages électroniques modernes sont maintenant capables de catégoriser automatiquement les documents, pour peu que l’on ait pris un peu de temps pour leur expliquer comment faire. Étonnant ? Non ! Je vous rappelle que l’on vit dans un monde où les voitures conduisent toutes seules …

L’archivage numérique est un gage d’efficacité nouvelle pour les entreprises… à condition d’être bien construit et bien préparé. Vous souhaitez en savoir plus, vous faire guider dans ce projet ? Contactez les équipes d’Everteam, qui vous aideront à le mener à bien !

Archivage électronique en cloud : qu’en est-il de la sécurité ?

Archivage électronique en cloud : qu’en est-il de la sécurité ?

L’archivage numérique s’accélère face à la dématérialisation croissante des process et des documents. L’hébergement dans le cloud présente de nombreux atouts en permettant d’archiver facilement de grands volumes de données, sans avoir à se préoccuper de la gestion de l’infrastructure sous-jacente. Mais face à l’approche cloud, certaines réticences restent vivaces, concernant notamment la sécurité et la confidentialité des données sensibles…

Le cloud : des atouts opérationnels adaptés à l’archivage

Les avantages du cloud sont connus, et certains d’entre eux sont particulièrement appropriés à une solution d’archivage, par exemple :

  • La possibilité d’augmenter à volonté les ressources allouées à une application. Cette élasticité permet de s’affranchir des contraintes de capacité qui accompagnent obligatoirement les projets d’archivage des grandes entreprises ;
  • Une approche économique intéressante dans la mesure où le coût d’investissement devient une charge comptable prévisible et maîtrisable ;
  • La durabilité de la protection des données, critère essentiel dans le cadre de l’archivage électronique puisque les documents seront consultés moins fréquemment mais devront rester disponibles plusieurs dizaines d’années ;
  • Le fait qu’il ne soit plus nécessaire de se préoccuper de la technologie à utiliser, de la maintenance du matériel, du réseau, de la consommation énergétique etc.

Sécurité et confidentialité

Quand un archivage électronique via une solution cloud est contractualisé avec un prestataire sérieux qui dispose des technologies fiables, selon tous les principes de précaution liés aux archives, il garantit une meilleure intégrité des contenus qu’au sein de nombreuses entreprises ! Dans un tel cas de figure, la protection des données est assurée par une politique stricte de sécurité : accès au site et aux serveurs hautement protégé avec des garanties d’authentification des administrateurs et des systèmes de surveillance permanente, communication sécurisée vers les datacenters grâce au chiffrement des liaisons.

Certaines dispositions contractuelles permettent de s’assurer de la parfaite sécurité d’un archivage externalisé :

  • La clause de localisation géographique permet de s’assurer que les serveurs et les contenus archivés seront situés en Europe ou en France durant tout leur cycle de vie
  • Les éléments prévus par la clause de traçabilité assurent le suivi des opérations effectuées comme la signature ou l’horodatage d’archivage, versement du document, conversion, changement de support, opérations de communication, opérations de destruction, etc. Cela sera d’autant plus important dans le cas d’un contentieux, d’une requête administrative ou judicaire.
  • L’obligation de réversibilité garantit l’engagement du prestataire à restituer tous les contenus ainsi que les éléments de traçabilité associés, en fin de contrat ou en cas de rupture de celui-ci.
  • La clause d’auditabilité prévoit un audit à minima annuel et garantit que le prestataire mènera les éventuelles actions correctrices demandées.
  • La clause liée au transfert des archives préserve la confidentialité des contenus lors de tout transfert d’une zone de stockage à une autre.

Vous le voyez, de multiples moyens sont mis en œuvre pour garantir la protection et l’intégrité des données archivées sur le cloud, même les plus sensibles. Les normes strictes qui régissent le secteur permettent d’envisager le cloud comme une option attractive dans le cadre de l’archivage. C’est ce qui explique la migration continue des entreprises vers ce type de solutions externalisées, souvent dans leur forme hybride, à tel point que l’entreprise américaine Gartner précise que « d’ici 2020, les entreprises n’utilisant pas le Cloud seront aussi rares que celles qui n’utilisent pas Internet aujourd’hui ».

Mise en place d’un Système d’Archivage Electronique : quel ROI ?

Mise en place d’un Système d’Archivage Electronique : quel ROI ?

La recherche de ROI est souvent l’élément déclencheur de la mise en place d’un Système d’Archivage Electronique. Et c’est traditionnellement la première question qui est posée dès qu’un tel projet est envisagé. Question complexe mais à laquelle nous allons pouvoir apporter certains éléments de réponses, grâce aux retours d’expérience de clients et aux enseignements tirés du grand nombre de projets mis en place depuis plusieurs années maintenant.

La réduction objective de certains coûts

L’optimisation des surfaces physiques d’archivage engendre évidemment des économies directes. Suivant les cas, elles peuvent largement financer l‘investissement, surtout lorsque l’on regarde le prix du m2 pour certaines grandes entreprises de la Défense par exemple… La deuxième source de réduction de coûts est à chercher du côté du décommissionnement, c’est-à-dire de la suppression d’applicatifs inutiles, dépassés ou ne permettant pas de gérer de gros volumes de données. En rationalisant certains systèmes métiers et en archivant les données dans des SAE dédiés, beaucoup moins onéreux, on impacte directement les budgets applicatifs. Sans compter la baisse des frais de licences, de sauvegarde et de maintenance.

Quand l’information devient un élément de productivité supplémentaire

L’utilisation même du système d’archivage électronique par les différents métiers génère de la performance, et améliore la productivité des équipes. A condition de leur proposer une solution adaptée à leur contexte métier, avec une prise en main intuitive du SAE, un portail d’accès innovant, des interfaces explicites et des outils de recherche performants. En simplifiant et en optimisant la capacité de rechercher, récupérer, traiter ou archiver les documents, les systèmes d’archivage électronique permettent également d’accélérer les processus, d’améliorer la qualité et le service clients. C’est là toute la force d’un SAE efficace au paramétrage fiable qui permettra d’accéder rapidement à l’information quelle que soit la forme (fichier, donnée) ou le support, d’origine interne ou externe à l’entreprise. En référençant au sein d’une solution unique les différents flux documentaires, on organise un accès centralisé à l’information et on facilite l’accès aux contenus pour réduire le temps de restitution des documents, et au final améliorer les processus internes. Pour maximiser ces gains de productivité et améliorer les pratiques métiers, tout l’enjeu consiste à mettre l’usager au centre du système avec une l’application intégrée au poste de travail ou accessible en mobilité. Chantier complexe mais indispensable…

Un enjeu clé : le contrôle des risques

C’est le bénéfice à priori la plus évident. En effet, la sécurité et protection des données sensibles sont les principales raisons invoquées par les entreprises pour justifier la conservation de documents dans un système d’archivage électronique. Autres motifs souvent cités : les craintes de perdre la maîtrise des documents et la volonté d’en limiter l’accès. On peut y ajouter la nécessité de réduire le risque d’indisponibilité, voire de perte d’information en cas de litige ou d’audit, en disposant de fonctions d’eDiscovery performantes, ainsi que l’obligation d’assurer la continuité de l‘activité en cas de sinistre. Un SAE représente la garantie de la mise en place cohérente de l’activité en conformité avec les obligations métiers (RGAMF, Solvency 2, Bâle III,…), normatives (NF Z42013,…), réglementaires (GDPR, eIDAS,…), légales (Décret 2016-1673,…) etc. Enfin, il facilite la gouvernance de l’information via l’intégration des règles de records management définies par l’entreprise : durée de conservation, typologie de document, niveau de confidentialité, etc. Le tout en un point unique pour maîtriser délais et obligations de conservation et de destruction de l’information, exigées par la GDPR notamment.

Si le ROI généré par la mise en place d’un SAE est souvent indirect, il n’en reste pas moins bien réel. En tout cas largement de quoi considérer les archives de données comme une source de revenu potentiel. Bien pensé et paramétré, c’est l’outil qui permet de tracer, collecter, conserver et retrouver cette précieuse information que l’on a de plus en plus de mal à maîtriser aujourd’hui, au niveau de son volume, de sa qualité et de sa sécurité…

Bouygues Construction modernise son système d’archivage électronique et papier avec Everteam

Bouygues Construction met en œuvre une application de gestion des archives mixtes électroniques et papier avec Everteam. Ce système de nouvelle génération reposant sur la solution d’archivage d’Everteam concernera 53.000 collaborateurs dans 80 pays.

Répondre aux contraintes réglementaires de conservation des documents

Le besoin de moderniser le système d’archivage de Bouygues Construction est né d’un double constat : l’application d’archivage physique  développée en interne était devenue obsolète ; aucun système d’archivage n’existait pour assurer la pérennité des documents électroniques en croissance exponentielle et simplement conservés dans les systèmes dans lesquels ils étaient créés.

 La mise en place d’Everteam dans le cadre du projet baptisé Remind avait donc pour objectif d’appliquer une politique d’archivage Groupe unique, quel que soit le support de l’archive, afin de sécuriser et pérenniser le patrimoine documentaire. Et ce, dans les règles de l’art du Records Management et le respect des obligations réglementaires en vigueur.

Mettre en œuvre la politique d’archivage avec Everteam

Après avoir réalisé différents POC (Proof of Concept), Bouygues Construction a sélectionné le progiciel d’Everteam pour sa capacité à gérer parfaitement la mixité des archives et sa capacité à traiter de façon optimisée les fortes volumétries associées à l’ampleur du projet : 100 KM linéaire d’archives papier et 35 To de données numériques.

Afin de ne conserver que les documents utiles à l’entreprise et de limiter les coûts de conservation, un travail en amont de qualification des documents (contrats clients, plans de chantier, documents fiscaux…) est alors réalisé. Le tableau de gouvernance et de règles de gestion (communicabilité, dates de conservation et de suppression automatique en fonction du type d’archives) adaptés à la politique d’archivage du Groupe est alors mis en œuvre. Le logiciel a également été intégré au système d’information existant  (passerelles avec l’annuaire de l’entreprise et avec la GED chantiers interne entre autres) pour simplifier le versement des archives. .

Le système a été conçu pour répondre aux attentes de différents types d’utilisateurs :

  • les assistantes qui gèrent les informations chantier,
  • le service client et après-ventes par la gestion des contentieux,
  • les services administratifs pour la documentation courante et
  • les record Manager qui gèrent les archives.

Une 1ère mise en œuvre réussie

Une fois ce travail réalisé, le lancement d’un premier lot du projet a été effectué auprès de l’unité opérationnelle Rénovation privée de la filiale de Bouygues Bâtiment Ile-de-France. Un accompagnement au changement a également été entrepris afin de permettre aux utilisateurs de s’approprier rapidement l’outil (formations, support d’aide à la prise en main, mémos synthétiques…).

Un projet apprécié et soutenu par les utilisateurs

Très rapidement, les premiers utilisateurs du Groupe et leurs partenaires ont pu apprécier les apports du nouveau système d’archivage, que ce soit au niveau de l’interface de la solution ou des fonctionnalités proposées. À titre d’exemple, les assistantes ont gagné en confort d’utilisation. Ainsi, elles peuvent :

  • mieux préparer leurs chantiers,
  • modéliser les archives papier et
  • assurer l’intégration des documents au sein du SAE.

L’autre point particulièrement apprécié est lié au nouveau système de recherche intégré à l’outil. Les utilisateurs peuvent désormais accéder en temps réel à l’intégralité des archives depuis un unique moteur de recherche intelligent, sans plus se soucier du format ni de l’emplacement des documents.

Un déploiement dans 80 pays

Au regard de ces retours positifs, le Groupe Bouygues Construction continue le déploiement progressif de la solution afin d’archiver à terme toute la documentation contractuelle et administrative de l’ensemble des filiales du groupe en France et dans les 80 pays où le constructeur est présent. Le projet devrait être complètement finalisé dans les douze prochains mois.

La plateforme d’Everteam nous permet de gérer nos processus d’archivage de manière industrielle et de nous conformer à la norme ISO 14641-1. La richesse fonctionnelle de l’offre, son évolutivité, sa capacité à gérer des volumes importants et l’expertise des équipes d’Everteam nous ont permis de mener à bien notre projet.

 Franck Astolfi chez Bouygues Construction

A propos de Bouygues Constructionwww.bouygues-construction.com

Acteur global de la construction et des services, Bouygues Construction conçoit, réalise et exploite des ouvrages qui améliorent au quotidien le cadre de vie et de travail : bâtiments publics et privés, infrastructures de transport, réseaux d’énergie et de communication.

Leaders de la construction durable, le Groupe et ses 53.000 collaborateurs s’engagent ainsi sur le long terme auprès de leurs clients pour les aider à bâtir une vie meilleure.

A quoi ressemble un journal de cycle de vie des Archives d’un SAE certifié marque NF 461 ?

A quoi ressemble un journal de cycle de vie des Archives d’un SAE certifié marque NF 461 ?

Retour d’expérience du SAE interne d’Everteam certifié NF 461

Depuis l’obtention de la marque NF 461 pour le SAE interne de la société Everteam pour son propre compte, vous êtes nombreux à nous interroger sur le contenu du journal de cycle de vie des Archives de ce SAE certifié par AFNOR Certification.

Ce bulletin technique s’adresse aux chefs de projet informatique responsables du choix et de la mise en oeuvre d’un système d’archivage électronique.

Son objectif est d’expliquer les grands principes à mettre en oeuvre pour assurer l’intégrité des contenus dans un SAE selon les recommandations des normes concernant la journalisation.

Au sommaire :

1. Les journaux selon la NF Z42-013
2. Processus de journalisation du SAE
3. Format des journaux générés et archivés
4. Chaînage des journaux
5. Vérifier l’intégrité des documents mentionnés dans les journaux
6. Vérifier l’intégrité des journaux

 

SAE Interne pour marque NF461 – Le guide de l’Administrateur

SAE Interne pour marque NF461 – Le guide de l’Administrateur

Rien de plus facile que de préparer votre Système d’Archivage Electronique interne (SAE) pour une certification Marque NF 461.

Définissez le périmètre de votre SAE et établissez votre Politique d’Archivage, choisissez un logiciel SAE adapté qui pourra vous permettre de mettre en oeuvre les exigences techniques  contrôlées par les auditeurs d’AFNOR Certification. Déployez votre SAE dans votre entreprise. Documentez toutes les procédures de votre SAE. Pour ne pas prendre de risque, faite pré-audité votre SAE afin de vérifier sa conformité par rapport aux règles de certification de la marque NF461. Enfin, préparez puis envoyez votre dossier de demande d’admission à la marque NF 461 sur les Systèmes d’Archivage Electronique en joignant votre rapport de pré-audit à AFNOR Certification.

Afin de vous aider dans cette démarche, Nous vous fournissons un exemple de sommaire des différents guides et documents qu’il est préférable d’avoir mis en place avec votre SAE Interne avant de faire une demande de marque NF 461 sur votre SAE. Ce post porte sur le guide de l’administrateur du SAE.

NOTE : Cet exemple de guide a fait l’objet d’un pré-audit interne NF461 réalisé par un consultant spécialisé Marque NF461 sur un SAE interne qui sera prochainement audité par AFNOR Certification. Il ne s’agit bien entendu que d’un exemple adapté au périmètre d’un SAE particulier intégrant la numérisation de documents papiers avant archivage dans le SAE. Ce SAE intègre également des documents nativement numériques issus d’un ERP et envoyés à des tiers.

SOMMAIRE DU GUIDE DE L’ADMINISTRATEUR

1. INTRODUCTION
2. Administration de la numérisation
2.1. Avertissement
2.2. Configurer le copieur
2.3. Calibrer le copieur
3. Archiver des éléments du DDTS
4. Consulter des documents archivés
5. Vérification d’intégrité et journaux
6. Archiver des fiches d’intervention de maintenance
7. Contrôle de la bonne production des journaux
7.1. Comptage des journaux
7.2. Surveillance des erreurs
8. Configurer un nouvel utilisateur du SAE
8.1. Procédure de définition des profils d’accès
8.2. Configurer le cache du navigateur
8.3. Modifier les paramètres de sécurité pour permettre le SSO
9. Effectuer une restitution
9.1. Demande de restitution
9.2. Vérification, et restitution par l’administrateur
9.3. Notification et contrôle

SAE Interne pour marque NF461 – Le guide de l’utilisateur

SAE Interne pour marque NF461 – Le guide de l’utilisateur

Rien de plus facile que de préparer votre Système d’Archivage Electronique interne (SAE) pour une certification Marque NF 461.

Définissez le périmètre de votre SAE et établissez votre Politique d’Archivage, choisissez un logiciel SAE adapté qui pourra vous permettre de mettre en oeuvre les exigences techniques  contrôlées par les auditeurs d’AFNOR Certification. Déployez votre SAE dans votre entreprise. Documentez toutes les procédures de votre SAE. Pour ne pas prendre de risque, faite pré-audité votre SAE afin de vérifier sa conformité par rapport aux règles de certification de la marque NF461. Enfin, préparez puis envoyez votre dossier de demande d’admission à la marque NF 461 sur les Systèmes d’Archivage Electronique en joignant votre rapport de pré-audit à AFNOR Certification.

Afin de vous aider dans cette démarche, Nous vous fournissons un exemple de sommaire des différents guides et documents qu’il est préférable d’avoir mis en place avec votre SAE Interne avant de faire une demande de marque NF 461 sur votre SAE. Ce post porte sur le guide de l’utilisateur du SAE.

NOTE : Cet exemple de guide a fait l’objet d’un pré-audit interne NF461 réalisé par un consultant spécialisé Marque NF461 sur un SAE interne qui sera prochainement audité par AFNOR Certification. Il ne s’agit bien entendu que d’un exemple adapté au périmètre d’un SAE particulier intégrant la numérisation de documents papiers avant archivage dans le SAE. Ce SAE intègre également des documents nativement numériques issus d’un ERP et envoyés à des tiers.

SOMMAIRE DU GUIDE DE L’UTILISATEUR

1. INTRODUCTION
2. DÉMATÉRIALISER VOS ARCHIVES NATIVEMENT PAPIER VIA LE MFP
2.1. La préparation des documents
2.2. Le calibrage de la machine
2.3. Le comptage
2.4. La numérisation
2.5. Contrôle visuel lors de la numérisation
3. ARCHIVER UN DOCUMENT : ENREGISTRER UNE NOTICE ET ATTACHER UN FICHIER NATIVEMENT PAPIER OU NUMERIQUE
3.1. Connexion à EverSuite
3.2. Archivage : saisie de la notice et attachement d’un fichier PDF
4. CONSULTER LES ARCHIVES
4.1. La navigation à facette
4.2. La recherche de document.
4.3. La modification d’une notice documentaire
4.4. Vérification d’intégrité et journaux
5. ELIMINER DES ARCHIVES
5.1. Liste d’élimination
5.2. Elimination définitive
5.3. Journaux et élimination définitive
6. DEMANDER UNE RESTITUTION
6.1. Vérification, et restitution par l’administrateur
6.2. Notification et contrôle
7. PRODUIRE UN RAPPORT MARQUE NF461

 

Les exemples du guide de l’utilisateur ainsi que tous les autres documents nécessaires (guides administrateur, auditeur, exploitant, le document de Politique d’Archivage, le DDTS du SAE, …) sont  livrés avec la solution EverSuite Compliance spécialement conçue pour vous permettre de mettre en oeuvre votre SAE Interne en prenant en compte toutes les contraintes techniques afin de postuler à  la certification Marque NF461 .

Dans d’autres posts : les guides administrateur, utilisateur, exploitant, le document de Politique d’Archivage, le DDTS du SAE, …

SAE Interne pour marque NF461 – Le guide de l’auditeur

Rien de plus facile que de préparer votre Système d’Archivage Electronique interne (SAE) pour une certification Marque NF 461.

Définissez le périmètre de votre SAE et établissez votre Politique d’Archivage, choisissez un logiciel SAE adapté qui pourra vous permettre de mettre en oeuvre les exigences techniques  contrôlées par les auditeurs d’AFNOR Certification. Déployez votre SAE dans votre entreprise. Documentez toutes les procédures de votre SAE. Pour ne pas prendre de risque, faite pré-audité votre SAE afin de vérifier sa conformité par rapport aux règles de certification de la marque NF461. Enfin, préparez puis envoyez votre dossier de demande d’admission à la marque NF 461 sur les Systèmes d’Archivage Electronique en joignant votre rapport de pré-audit à AFNOR Certification.

Afin de vous aider dans cette démarche, Nous vous fournissons un exemple de sommaire des différents guides et documents qu’il est préférable d’avoir mis en place avec votre SAE Interne avant de faire une demande de marque NF 461 sur votre SAE. Ce post porte sur le guide de l’auditeur du SAE. Bien que non exigé par la marque NF 461,  il est préférable dès le départ de prévoir ce guide pour l’auditeur pour lui permettre de trouver les informations nécessaires à son travail d’audit et de vérification du fonctionnement du SAE

NOTE : Cet exemple de guide a fait l’objet d’un pré-audit interne NF461 réalisé par un consultant spécialisé Marque NF461 sur un SAE interne qui sera prochainement audité par AFNOR Certification. Il ne s’agit bien entendu que d’un exemple adapté au périmètre d’un SAE particulier intégrant la numérisation de documents papiers avant archivage dans le SAE. Ce SAE intègre également des documents nativement numériques issus d’un ERP et envoyés à des tiers.

SOMMAIRE DU GUIDE DE L’AUDITEUR 

1. INTRODUCTION
2. CONSULTER LES ARCHIVES
2.1. Utilisateur « Auditeur »
2.2. La recherche de document.
2.3. Vérification d’intégrité et journaux
2.4. Rapport Marque NF461
3. CONSULTER LES JOURNAUX
3.1. Mécanismes de génération des journaux
3.2. Principes de sécurisation des lignes des journaux
3.3. Recherche et consultation des journaux
3.4. Principe d’affichage des journaux
3.5. Recherches particulières dans les journaux
3.5.1. Localiser les échecs de connexion
3.5.2. Localiser les arrêts du SAEM
3.5.3. Localiser les intervention sur le SAEM
3.5.4. Localiser les demandes de restitution
3.5.5. Localiser les éliminations définitives et attestation de destruction

Les exemples du guide de l’Auditeur ainsi que tous les autres documents nécessaires (guides administrateur, utilisateur, exploitant, le document de Politique d’Archivage, le DDTS du SAE, …) sont  livrés avec la solution EverSuite Compliance spécialement conçue pour vous permettre de mettre en oeuvre votre SAE Interne en prenant en compte toutes les contraintes techniques pour vous permettre d’atteindre la certification Marque NF461 .

Dans d’autres posts : les guides administrateur, utilisateur, exploitant, le document de Politique d’Archivage, le DDTS du SAE, …

Bulletin technique : Formats CAD et NF Z42-013

Bulletin technique : Formats CAD et NF Z42-013

L’archivage des formats CAD  se trouve dans le périmètre de la norme NF Z42-013. Mais dans la pratique qu’en est-il vraiment si l’on souhaite archiver des formats CAD ?

Dans la révision de 2009 de la norme NF Z42-013, l’archivage des plans est intégré dans le domaine d’application :

Les documents sonores, les séquences vidéo et les plans ou dessins en deux ou trois dimensions ainsi que les radiographies médicales entrent dans le champ d’application du présent document.

Le guide NF Z42-019 mentionne également l’usage des formats « CAD » dans le paragraphe relatif au choix des formats :

Certains outils spécialisés produisent des données qui vont appeler des solutions spécifiques et des formats d’archivage adaptés : messagerie électronique, logiciels de CAO et DAO, appareils photos numériques, appareils de prise de sons et caméras vidéo.

Le RGI dans sa version 1.0 précise que les formats « CAD » sont des documents de format composite :

Un document semi-structuré est un document ayant une partie structurée et une partie dont la structure est libre. De nombreux formats de document, notamment ceux issus des logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur, présentation, etc.), utilisent ce type d’organisation. Les logiciels de dessin technique, de CAO, de production industrielle entrent eux aussi dans cette catégorie.

Finalement, très peu d’information existe sur la difficulté que représente l’archivage des formats CAD. Pour vous permettre d’avancer sur le sujet, j’ai rédigé un bulletin technique sur le sujet. Il vous permettra de mesurer les difficultés liées à ce type de format et apportera des réponses sur les questions que vous pourriez vous poser pour capturer et conserver ces formats particuliers.

Plan du Bulletin technique

INTRODUCTION
1. Autocad® – Un peu d’histoire
2. DXF – l’interopérabilité v1.0
3. Open Design Specification
4. Conserver des fichiers « DWG» dans un SAE NF Z42-013
4.1. Les Xref – la toile d’araignée
4.2. Des Xref qui n’en sont pas – l’étendue des difficultés
4.3. Les ressources spécifiques des fichiers « DWG »
4.4. Autocad Electrical – Exemple d’un dérivé du « DWG »
4.5. L’intégrité des fichiers « DWG »
4.6. Le viewer de fichier « DWG »
4.7. Conversion des objets archivés
4.8. Le format « DWF » d’Autodesk
4.9. Le format « PDF » d’Adobe
4.10. Publication et pérennité des objets archivés
EverSuite Compliance pour l’industrie
Conclusion
Bibliographie

Retour du Conseil d’Etat sur le projet de loi relatif à la dématérialisation des documents papiers et à l’archivage électronique

Le Luxembourg travaille depuis quelques temps à la mise en œuvre d’un cadre réglementaire et légal pour permettre un développement de nouveaux métiers et services autour de la dématérialisation des documents papiers et de leur archivage.

Un groupe de travail a œuvré à la définition d’un référentiel de certification d’un Système d’Archivage Electronique afin de permettre la certification d’acteurs de la dématérialisation et/ou de l’archivage. Ces travaux ont donné lieu à un nouveau statut de « PSDC », sociétés Luxembourgeoises certifiées sur un référentiel ILNAS (Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité et qualité des produits et services).

Ce processus de certification est proche de celui mis en place en France autour de la marque NF461 mais avec une limitation à des tiers alors que la marque NF461 est également ouverte à toutes sociétés ou organismes souhaitant mettre en œuvre son propre système d’archivage électronique. 

Que ce soit en France ou au Luxembourg, le cadre légal reste cependant à faire évoluer avec comme objectif de donner une valeur légale identique entre un document papier et sa version numérique dématérialisée. Pour avancer sur cet aspect juridique, le Luxembourg a proposé un projet de loi relatif à l’archivage électronique et modifiant la loi modifiée du 5 avril 1993 relative au secteur financier. Ce projet de loi a été analysé par le Conseil d’Etat donnant lieu à un rapport d’examen des articles du projet.

Sans entrer dans le détail des textes, le Conseil d’Etat donne quelques éléments d’appréciation afin de permettre une modification :

  • Cadre légal : Pourquoi traiter de la question de la valeur probante des documents conservés sous forme numérique dans un régime légal à part (financier) plutôt que dans le Code civil et dans le code du commerce?
  • Périmètre documentaire : Pourquoi exclure du périmètre les documents administratifs ?
  • Périmètre temporel : Comment gérer légalement la différence entre un document dématérialisé avant la modification de la loi (donc sous le régime du règlement grand-ducal du 22 décembre 1986) et un document dématérialisé par application de la nouvelle loi ?
  • Périmètre du PSDC : Ne faut-il pas distinguer les PSDC qui œuvrent pour leur propre compte (archivage internalisé) de ceux qui œuvrent pour le compte d’autrui ?
  • Cadre national et européen : Ne faut-il pas se poser la question de la légalité des documents dématérialisés au-delà du contexte national en positionnant la problématique au moins au niveau européen ? En effet, que vaudrait un document dématérialisé produit par le Luxembourg dans un pays ayant une loi différente et ne reconnaissant pas le document dématérialisé.

Notre avis :

Le Conseil d’Etat du Luxembourg soulève des questions importantes sur les textes proposés qu’il conviendrait de traiter au niveau européen afin d’harmoniser les problématiques pour l’ensemble des pays de l’UE. Il semble donc important de traiter ce sujet au niveau des groupes de travail de l’UE afin d’aboutir à plus ou moins longue échéance à un cadre légal ayant des objectifs communs. Le travail du Luxembourg représente une bonne base pour ce faire.

Source :