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Pourquoi intégrer le décommissionnement d’applications dans ma stratégie de Gouvernance de l’Information ?

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Reading Time: 2 minutes En 2020, le marché de l’archivage est en pleine maturité en proposant des solutions logiciels à la fois simple, moderne et complète. Ce domaine reste dynamique avec de nombreux faits marquants.

Les 6 vertus du décommissionnement d’applications pour les DSI et l’entreprise

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Le plus grand obstacle au décommissionnement

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Lorsque je parle à des directeurs informatiques du décommissionnement et de l’archivage, j’ai parfois le sentiment d’être dans une impasse.

Selon moi, le fait de décommissionner des applications qui n’ont plus aucune utilité pour l’entreprise devrait être la chose la plus évidente et simple que n’importe quel CTO pourrait faire dans le but de réduire les coûts et la complexité au sein de son organisation. Pourquoi ne pas décommissionner une application qui vous coûte des dizaines de milliers d’euros–voire plus– si vous ne vous en servez plus ? Qu’est ce qui empêcherait quiconque d’aller de l’avant en faisant l’effort de décommissionner ?

Cette question devient de plus en plus pointue, si vous y ajoutez un autre bénéfice -la réduction du risque- sans compter les économies réalisées et la réduction de la complexité que le décommissionnement permet. Une bonne solution d’archivage permet de réduire les risques légaux et juridiques grâce à des fonctionnalités de conservation et de gestion (en cas de mise en suspens à des fins juridiques par exemple) et permet également d’être conforme aux exigences en termes de conservation d’archives.

Mais quelque chose se met en travers des projets de décommissionnement. Dans une enquête récente que nous avons mené chez Everteam, plus de la moitié des répondants indiquent qu’ils ont au moins une application en place qui n’est plus utilisée. Ces dernières pourraient être décommissionnées, mais non, elles sont toujours bel et bien là.

Dans cette enquête nous avons aussi tenté de comprendre les raisons pour lesquelles les principaux intéressés n’avaient pas initié de projet de décommissionnement de leurs applications. Les réponses ont été révélatrices. Elles ont en effet mis en lumière le seul et plus grand obstacle qui bloquait les initiatives de projets d’archivage et de décommissionnement : l’absence de leadership

En réalité, le département IT et les fonctions métiers partagent le leadership et la responsabilité des applications et ces deux fonctions sont parties prenantes dans toutes les discussions liées au décommissionnement. Dans un scénario classique, l’IT peut sentir qu’une application devrait clairement être stoppée, mais serait bloqué par les métiers. Et la raison à cela est typiquement que les utilisateurs métiers ne sont pas à l’aise avec l’idée de perdre l’accès aux données stockées dans l’application. En dépit des efforts pour les rassurer, ils s’inquiètent de ne plus pouvoir être capable de rechercher et récupérer les documents, archives et autres contenus stockés dans le système précédent.

Puisqu’il est difficile pour l’IT d’initier le projet décommissionnement en raison des objections d’un responsable métier, et qu’il est plus simple d’ “attendre encore 6 mois” plutôt que de risquer la perte d’accès aux informations indispensables, et bien c’est exactement comme cela que ça se passe.

Le décommissionnement est donc repoussé à plus tard, mais au prix du budget et des ressources qui devraient être alloués à de nouvelles initiatives.

Que faire alors ? Et bien, pour ce challenge il n’y a pas de réponses simples. Le plus ironique dans tout cela, c’est que le contenu correctement archivé sera non seulement accessible mais il sera également beaucoup plus facile et rapide de retrouver l’information utile avec la solution adaptée. Le contenu sera également mieux géré, en s’appuyant sur des politiques de conservation qui seront en accord avec la stratégie de gouvernance de l’information de l’entreprise. Par conséquent, la meilleure approche serait de prouver que le contenu archivé soit rendu disponible pour faire des rapports, être recherché, être accessible, et pour montrer clairement les bénéfices en termes d’économies, et de réduction des risques. Et le meilleur moyen pour le prouver est un “Proof Of Concept” (POC).

C’est ainsi que nous procédons habituellement lorsque nous travaillons avec des clients qui choisissent everteam.archive pour leurs besoins en archivage & records management. Nous sélectionnons une application qui est candidate au décommissionnement, nous la connectons ensuite à everteam.archive, et nous en extrayons une copie du contenu. Ensuite nous démontrons comment l’archivage permet au contenu d’être recherché, trouvé, analysé avec les fonctions d’analytics et géré en s’appuyant sur une politique de conservation d’archives adaptée ! Nous terminons ensuite par une petite session pédagogique sur l’importance de la destruction, et expliquons pourquoi retenir le contenu est définitivement une très — TRÈS — mauvaise idée.

Un projet pilote ou POC réussi permettra aux fonctions métier de se sentir à l’aise avec l’idée d’abandonner leur ancienne application. Ils apprendront qu’ils peuvent aider leur entreprise à économiser de l’argent tout en ayant toujours accès à n’importe quel contenu qui leur est nécessaire, quand ils en ont besoin. C’est le meilleur — peut-être le seul — moyen que j’ai trouvé pour surmonter le plus grand obstacle au décommissionnement, qui se traduit en réalité par la peur de perdre l’accès au contenu indispensable dont on “pourrait” avoir besoin dans le futur.

Échangeons sur ce sujet !

 

Décommissionnement d’applications : laissez vos déchets derrière vous

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Décommissionnement d’applications : laissez vos déchets derrière vous

Lorsque les utilisateurs métier souhaitent adopter un outil de travail “nouvelle génération”, ceci  constitue pour eux un challenge stimulant. Prenez l’exemple du DRH enthousiaste à l’idée de travailler avec une interface moderne et nouvelle capable de supporter, en natif, le mobile et tout un ensemble de nouvelles fonctionnalités innovantes. Pour le département IT, ce changement représente également toute une série défis à relever. Dont notamment, la nécessité de trouver une solution capable de stocker le contenu qui se trouve actuellement dans des applications en passe de disparaître.

Laissez les déchets derrière vous

La quantité d’information en provenance de bases de données, de documents et autres contenus stockés dans une application peut être volumineuse. Mais vous ne pouvez pas, bien évidemment, simplement tout supprimer et recommencer à zéro quand vous décidez de changer d’application. Les informations actives et utiles doivent être déplacés dans une nouvelle application en assurant la prise en compte des règles de cycle de vie, l’enjeux étant d’assurer une conservation de l’information sur la période requise, ni plus, ni moins.

Ce qui signifie que vous avez deux choix principaux lors d’une migration vers une nouvelle application d’entreprise :


1. Déplacer tout le contenu existant dans la nouvelle application, ou
2. Déplacer uniquement le contenu actif et utile dans la nouvelle application.

L’argument qui va à l’encontre de la première alternative est qu’il n’y a aucune raison de conserver “les déchets” avec vous. Pensez à cette migration comme à un déménagement dans une nouvelle maison : quel meilleur moment  pour se débarrasser de ce dont vous n’avez plus besoin ? Souhaitez-vous vraiment encombrer votre nouvel espace tout propre et neuf avec un vélo d’appartement que vous n’utilisez pas ou les trois grille-pains que l’on vous a offert en cadeau de mariage ?

La seconde alternative est bien évidemment le meilleur choix. Il n’y a aucun intérêt à charger du contenu inutile dans le nouvel environnement. Vous ne feriez qu’encombrer et complexifier le nouveau système avec du volume inutile.

Mais qu’en est-il du contenu inactif que vous devez conserver, que ce soit pour des raisons commerciales ou pour répondre aux exigences réglementaires ?

Mettez de côté ce que vous devez conserver

A ce stade, beaucoup d’organisations prennent une décision onéreuse. Elles choisissent de garder l’ancienne application en activité comme un environnement en “lecture seule” pour les cinq, sept ou dix années nécessaires à la conservation d’informations inactives.

Par le biais de mon travail avec des entreprises de toutes industries, je trouve que malgré les coûts impliqués mais le maintien en condition opérationnelle d’application obsolète, la situation évolue peu. Ceci est notamment dû au fait que beaucoup d’entre elles n’ont pas conscience que la mise en place d’une stratégie d’archivage leurs permettraient à la fois de conserver le contenu dont elles ont besoin dans un environnement accessible et organisé, ainsi que de réduire les coûts.

Comment une application d’archivage de masse permet-elle cela ?

  • Elle vous permet d’analyser le contenu de votre système existant, d’identifier ce que vous devez conserver et ce qui a “vieilli” ou encore les doublons.
  • Elle vous aide à extraire et déplacer le contenu vers un nouvel espace de dépôt où celui-ci sera conservé à un coût inférieur de celui de l’application existante.
  • Elle permet de piloter les niveaux de confidentialité et d’accès à l’information.
  • Elle facilite le suivi des durées de conservation, le déclenchement des processus de destruction le moment venu.
  • Une solution d’archivage facilite le processus de migration vers de nouvelles applications d’entreprise. Elle vous permet de dé-commissionner et de délester l’application existante. Il en résulte des économies de coûts de stockage, de licences et de maintenance, ainsi que des économies de temps pour le département IT qui gère et conserve l’ancienne application.

Vers un processus simple, rapide et zéro déchet

Le passage à une nouvelle application ne doit pas nécessairement être un compromis. L’entreprise peut repartir sur une base neuve avec la nouvelle application, désencombrée des archives et des contenus accumulés au cours d’années d’utilisation.  

Les informations “déchets” peuvent être délaissées et la nouvelle application agrémentée du contenu encore actif. Les informations inactives à conserver sont déplacées dans un espace de conservation distinct et resteront disponible si nécessaire et gérées conformément aux règles de conservation.
Exactement comme lorsque vous déménagez, celui-ci est plus simple si vous n’avez pas à prendre avec vous que ce dont vous avez vraiment besoin. C’est plus simple et plus facile, vous faites des économies et votre nouvel espace sera plus agréable sans ces objets dont vous n’avez plus aucune utilité.

Convaincre de la nécessité de décommissionner

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Convaincre de la nécessité de décommissionner

Au cours de sa vie, une entreprise se construit un patrimoine applicatif en fonction des besoins métiers, des exigences opérationnelles, des contraintes techniques, des obligations réglementaires et des décisions stratégiques. Mais au fil du temps, cet environnement applicatif devient souvent complexe, hétéroclite avec des architectures techniques différentes, des données redondantes et la présence d’applications parfois devenues obsolètes et coûteuses …

L’enjeu consiste alors à rationaliser cet environnement, à décommissionner les applications inutiles tout en conservant une information importante pour l’entreprise. Ou encore à délester des applications de production de documents qui n’ont plus d’usage au quotidien.

Les gains sont multiples et le ROI tangible !

  • Diminution des coûts de stockage et de maintenance des applications désormais inutiles
  • Harmonisation des politiques d’archivage en conformité avec la gouvernance de l’information
  • Maîtrise des risques juridiques en utilisant des solutions d’archivage et de records management conformes aux contraintes du secteur
  • Capacité des organisations à se reconfigurer en permanence en s’appuyant sur une architecture suffisamment souple.

Encore faut-il réussir à opérer une telle transformation… C’est moins un enjeu technique qu’un challenge de négociation avec les utilisateurs, dont la plupart n’aiment guère que leurs applications soient supprimées. Elles sont maintenues en marche uniquement pour permettre la consultation des données qu’elles contiennent, même si elles ne sont plus utilisées opérationnellement.

Face au décommissionnement, le DSI se heurte aux résistances au changement des multiples parties prenantes impliquées : l’équipe des opérations informatiques, les responsables juridiques et de la conformité, les contrôleurs de gestion etc. Et c’est d’autant plus vrai lorsque le département IT et les fonctions métiers partagent la responsabilité des applications si un leadership n’a pas été formalisé.

Pour convaincre et vaincre les résistances au changement, il est souvent efficace de passer par un test.

Objectif : prouver que le contenu correctement archivé sera accessible, mieux géré, plus facile à rechercher en s’appuyant sur des politiques de conservation.

Méthode : la Proof Of Concept afin de rendre concrets les bénéfices en termes d’économies et de réduction des risques, et démontrer comment l’archivage permet au contenu d’être recherché, trouvé, analysé avec les fonctions d’analytics.

Moyen ? Sélectionner une application candidate au décommissionnement, extraire et rendre les données historiques disponibles.

Un projet pilote ou POC réussi permettra aux fonctions métiers de se sentir à l’aise avec l’idée d’abandonner leur ancienne application. Ils apprendront qu’ils peuvent aider leur entreprise à gagner en efficacité tout en ayant toujours accès à n’importe quel contenu qu’il leur est nécessaire, quand ils en ont besoin.