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ICAWOOD Choisit la GED “Fidji” d’Everteam en Cloud, pour la Gestion Documentaire de ses Actifs Immobiliers

Paris, le 23 juillet 2020 – Everteam, éditeur majeur de logiciels de Gestion de Contenu d’Entreprise et de Gouvernance de l’Information, annonce avoir été choisi par ICAWOOD pour son projet “GED Sanctuaire” en Cloud, intégrant le plan de classement documentaire Fidji.

Fin avril, Everteam publiait un communiqué de presse sur l’intégration du plan de classement documentaire défini par l’association professionnelle Fidji, dans ses solutions de gouvernance de l’information, le rendant ainsi disponible pour tous les clients du secteur de l’immobilier. Début juin, le projet GED Sanctuaire d’ICAWOOD, fonds de développement de bureaux bas carbone dans le Grand Paris, entrait en production avec la solution GED Fidji d’Everteam en mode Cloud.

L’application GED Sanctuaire est rapidement entrée en production. Elle se veut simple d’utilisation et est complètement adaptée au contexte immobilier.

En effet, la prise en compte en standard du plan de classement “métier” (Fidji) dans l’application permet à ICAWOOD d’utiliser les typologies de documents Fidji pour classer et « typer » les informations stockées. Pour ce faire, le contributeur de l’équipe-projet dépose un document dans le Sanctuaire par simple glissé/déposé, le décrit brièvement, puis le retrouve par navigation dans l’arborescence Fidji ou plus intuitif : par simple recherche par mot clé ou opérateurs logiques.

Il est également possible d’enrichir les métadonnées et les règles de gestion liées à chaque typologie documentaire pour stipuler, par exemple, des durées de conservation légales, ou encore un niveau de confidentialité.

L’intégration, l’hébergement et l’infogérance sont assurés par Jouve, partenaire d’Everteam. Everteam et Jouve ont d’ailleurs conçu cette approche pour être réplicable dans des délais de déploiement courts et avec un rapport qualité / prix optimisé.

ICAWOOD a sollicité les services d’AMOA de la société Arkibos, pour piloter le projet et bénéficier des conseils avisés en matière de Gestion documentaire & Records Management pour le secteur de l’Immobilier.

À propos d’Everteam : Fondée en 1990, Everteam est un éditeur de logiciels spécialisé dans la gestion de contenu et la gouvernance de l’information. Alliant expertise et innovations technologiques autour de l’intelligence artificielle et du traitement automatique du langage naturel (NLP) grâce son laboratoire de recherche Everteam.lab, les solutions Everteam sont disponibles sur une plateforme logicielle unique, et adaptées à différents contextes métiers. Ceci permettant à des centaines d’entreprises mondiales leaders dans leur secteur respectif, de faire de leur information un vrai capital et de la contrôler, tout en réduisant les coûts et les risques. En janvier 2020, Everteam a intégré le Groupe Kyocera (plus de 76 000 employés dans le monde, 14.6 Md$ de chiffre d’affaires) bénéficiant ainsi de nouveaux leviers de développement et de croissance à mettre au bénéfice de tous ses clients. www.everteam.com

À propos de Jouve : Spécialiste de la data et des usages numériques, Jouve simplifie et personnalise les parcours digitaux. Depuis plus de 40 ans, le groupe accompagne ses clients bancaires, publics, industriels et Offices de brevets pour robotiser et optimiser leurs processus métiers, valoriser et diffuser leurs données. Acteur clé du marché de la banque, Jouve est un partenaire digital des mutuelles et assurances, ainsi que du secteur de la santé. Cette approche métier lui permet de répondre aux enjeux de compliance réglementaire et de garantir le succès des produits et services digitaux de ses clients. Ainsi 300 workflows dont 80 décisionnels dans le marché bancaire et assurantiel sont à l’actif de Jouve aujourd’hui, pour 200 millions d’images traitées par ses OCR chaque année. Jouve conjugue la robustesse d’une force de production multi-sites et l’agilité d’équipes et de technologies avancées, notamment en IA, pour proposer des usages adaptés aux besoins évolutifs des marchés. Jouve compte près de 1 800 collaborateurs et est implantée dans 10 pays en Europe, en Amérique du Nord, et en Afrique. www.jouve.com

A propos d’Arkibos : Créée en mai 2018, Arkibos est une société de conseil spécialisée dans la Gouvernance de l’information, proposant une très forte expertise dans la conduite de projet d’archivage et de records management. www.arkibos.com/

Contacts Presse :
Nicolas Cadeddu – n.cadeddu@everteam.com
Justine Martinelli – jmartinelli@jouve.com
Garance Leblanc – gleblanc@jouve.com
Chloé Tolédano – chloe.toledano@arkibos.com

Peut-on sérieusement faire de la gouvernance de l’information avec les drives ?

La réponse est (presque) dans la question : non, il n’est pas possible de faire SÉRIEUSEMENT de la gouvernance de l’information avec les drives grand public. Et ce pour 7 raisons, qui sont autant de fonctionnalités que Google Drive, Microsoft OneDrive ou encore Dropbox ne sont pas en mesure d’offrir.

 

Non, parce que la gouvernance de l’information impose un tri dynamique dans les données

Dans toute entreprise, des données sont créées en continu. En se contentant de passer par un Drive, on stocke toute cette data sans aucune différenciation. Or, faire de la gouvernance de l’information, c’est appréhender ces flux de manière intelligente, selon la nature des données (factures, plans stratégiques, rapports…), le support (papier ou électronique) de celles-ci, ou encore leur valeur (confidentialité, engagement, patrimoine…). C’est également avoir conscience que toutes les informations ne sont pas utiles, que certaines peuvent être supprimées alors que d’autres doivent être protégées.

 

Non, parce que les drives sont limités en interopérabilité

Les drives présentent un défaut majeur : ils “enferment” les entreprises dans un outil, et limitent les possibilités de réversibilité et les migrations massives. Or, la gouvernance de l’information implique une réelle souplesse dans l’archivage des données. Que les drives ne peuvent par conséquent pas offrir.

 

Non, parce que la gouvernance de l’information repose sur une prise en compte de toutes les sources d’information

La gouvernance de l’information implique de prendre en compte diverses sources de données : les différentes solutions de l’entreprise, les anciens systèmes de fichiers, les différents espaces disques… Il faut donc pouvoir chercher les fichiers là où ils sont stockés, de manière transversale. Or, les drives ne peuvent prendre en compte l’information dans tous les espaces où elle se trouve. Limitant, de fait, leur efficacité.

 

Non, parce que les drives ne permettent pas de maîtriser les coûts

Les données s’ajoutant aux données, sans tri intelligent et sans suppression, les besoins en stockage grandissent chaque jour. Entraînant une réelle augmentation des coûts pour les entreprises. Or, faire de la gouvernance de l’information, ce n’est pas empiler les données : c’est en maîtriser le volume pour réduire le budget à consacrer à l’archivage !

 

Non, parce que la gouvernance de l’information impose une véritable sécurisation de l’information

La valeur des données peut changer avec le temps : une information insignifiante hier peut aujourd’hui être incontournable, alors qu’un document référence aujourd’hui peut devenir obsolète. Faire de la gouvernance de l’information efficacement, c’est donc prendre en compte la valeur des données en temps réel et les sécuriser complètement, via un cryptage et un contrôle d’accès réellement efficacement. Autant d’impératifs que les drives ne peuvent véritablement assurer.

 

Non, parce que les drives ne font “que” du stockage de données

Les solutions de gouvernance de l’information dépassent le simple stockage des données. Elles permettent :

– D’analyser et de nettoyer les file sharing ;

– De repérer les documents les plus engageants et de donner du sens aux informations, via le Machine Learning ;

– De réduire les délais et coûts de migration ;

– De respecter les obligations de conservation et/ou de destruction ;

– De maîtriser le capital informationnel…

Bref, faire de la gouvernance de l’information, c’est aller plus loin que l’archivage. C’est apporter une valeur ajoutée aux données exploitées !

 

Non, parce que la gouvernance de l’information repose sur la proactivité

Le capital informationnel de l’entreprise peut constituer un avantage compétitif… à condition que les données soient actualisées et pondérées en fonction de leur valeur et de leurs usages. Ainsi, une gouvernance de l’information s’appuyant sur des outils plus avancés que les drives permettra d’être plus réactif face aux évolutions du marché !

 

Les drives classiques constituent une bonne option pour stocker des fichiers et les partager. Or, ils ne permettent pas d’aller plus loin et de faire de la gouvernance de l’information !

 

Avis d’Expert | GED, Archivage & Dataroom : Quelle relation dans le secteur immobilier ? Chloé Toledano

Avis d’Expert | GED, Archivage & Dataroom : Quelle relation dans le secteur immobilier ? Chloé Toledano

Aujourd’hui, nous constatons une prise de conscience dans le secteur immobilier en terme de transformation numérique. Les professionnels de l’immobilier doivent réunir une masse importante de documents souvent anciens, et éparpillés dans l’entreprise, ce qui peut entraver le bon fonctionnement des activités comme dans le cadre de la cession immobilière par exemple, une activité clé et propre au secteur immobilier mais risquée lorsqu’il y a perte de documents par exemple. Il y a donc un aspect stratégique lié à la documentation juridique qui est propre au secteur immobilier et requiert donc une expertise dans le domaine.

Les professionnels de l’immobilier doivent donc optimiser la gestion de l’information avec la mise en place d’un référentiel unique et structuré, permettant de sécuriser les informations sensibles, ainsi que toutes les données touchant à la vie du patrimoine tout en respectant les contraintes réglementaires inhérentes au secteur de l’immobilier.

C’est pourquoi les entreprises franchissent le cap de la Transformation Digitale autour de 2 axes majeurs :

1/ GED et Archivage sont des fonctions étroitement mêlées du fait de la nature de l’activité. Dans le cas de la gestion d’immeubles (qui sont parfois très anciens), il est nécessaire de disposer de système hautement interfacés pour :

  • Soit isoler des documents anciens dans les fonds d’archives utiles dans la GED des actifs car ils justifient de droits et d’obligation pour le propriétaire de l’actif (ex: permis de construire, PV de conformité, acte de propriété …)
  • Soit verser de la GED vers le SAE les versions anciennes des documents régulièrement mis à jour (ex: dossier technique amiante) ou des instances récurrentes (ex: PV d’AG)

La cession immobilière est une activité génératrice de documents extrêmement stratégiques (Autorisations administratives, Documentation travaux, Actes de propriété, Diagnostics Environnementaux, Baux, …) pour assurer la gestion des immeubles dans de bonnes conditions lorsqu’ils font partie du portefeuille de la société puis in fine pour permettre leur cession au meilleur prix.

Les entreprises du secteur de l’immobilier commercial sont donc de plus en plus organisées en matière de gestion documentaire et se dotent non seulement d’outils, mais surtout de procédures internes et d’équipes dédiées. Le cycle de vie de la documentation juridique des actifs immobilier est piloté de plus en plus tôt, dès la production de cette documentation.

2/ La GED et la gestion des Archives sont au coeur de la stratégie et du business pour assurer l’alimentation de la dataroom de cession

  • Une dataroom contient l’ensemble des informations mises à disposition par un vendeur de société (ou d’actifs de société) pour permettre à un, et plus fréquemment à des acquéreurs, de venir les consulter afin de faire une offre d’achat.

→ les documents de la dataroom proviennent de la GED et / ou de l’archivage

  • Utilité d’un système qui permet de verser des documents de la GED vers la dataroom en un minimum de clics tout en utilisant les métadonnées et classements disponibles dans la GED
  • Dataroom électronique: limites d’accès dans le temps et utilisateurs habilités, gestion de la confidentialité …

Face à de tels enjeux, les solutions d’archivage et de GED Workflow d’Everteam (everteam.archive et everteam.case) construits sur un socle logiciel unique et ouvert (intégrabilité d’outils ERP) sont adaptés et s’avèrent indispensables au secteur de l’immobilier. En effet l’outil permet d’organiser toute la documentation propre au secteur immobilier, de pouvoir y accéder rapidement de manière sécurisée (exemple : cession immobilière), et enfin de la conserver et de la protéger dans le temps via une interface unique et intuitive. A noter qu’everteam.archive permet d’assurer la gestion des archives électroniques et / ou physiques.et d’assurer l’archivage de flux GED provenants d’applicatifs tiers.

Grâce à une forte expertise dans le secteur immobilier avec de nombreux projets réussis (Unibail Rodamco, Foncière des Régions, Carrefour Property, Bouygues Construction,…), Everteam est capable de répondre à ces problématiques et de mettre en oeuvre une solution opérationnelle adaptée avec un outil pensé dans une logique immobilière.

Everteam est également un acteur investi dans le secteur de l’immobilier en étant membre de l’association FIDJI et participe régulièrement à ses ateliers.

[Vidéo] Customer Success Story : Industeel

Mise en place d’une GED transverse dans le monde Industriel

Découvrez le témoignage d’Industeel, filiale du groupe ArcelorMittal, sur la mise en œuvre de la solution everteam.case en partenariat avec Viveris.

La Mutuelle des Affaires Etrangères et Européennes réduit les délais de traitement des demandes clients avec la GED d’Everteam

La Mutuelle des Affaires Etrangères et Européennes réduit les délais de traitement des demandes clients avec la GED d’Everteam

La Mutuelle des Affaires Etrangères et Européennes (MAEE) s’adresse à tous les fonctionnaires et agents du Ministère des Affaires Etrangères et des autres administrations qui sont affectés en France ou à l’étranger. La MAEE protège au total près de 24 000 personnes (assurés, adhérents et ayants droits). Une cinquantaine de gestionnaires assurent son fonctionnement quotidien, tant au siège social parisien qu’à son antenne de Nantes. Ces derniers réceptionnent, trient et traitent près de 30 000 mails et plus de 30 000 plis par an.

Pour optimiser la gestion de l’ensemble des demandes assurés/adhérents et documents entrants par courrier, téléphone et mail, la MAEE a choisi de faire appel à la société Viveris Systèmes, filiale du groupe Viveris, spécialisée dans le développement et l’exploitation des systèmes d’informations, pour mettre en place la dématérialisation des flux entrants et la gestion de ses archives physiques.

Cette démarche répondait à plusieurs objectifs :

  • Diminuer au maximum l’utilisation du papier
  • Réduire les temps de distribution, de circulation, de traitement et de recherche des documents
  •  Assurer une traçabilité complète de l’ensemble des documents entrants : plus de perte de documents & Simplifier et faciliter la recherche de documents et de dossiers
  • Optimiser la gestion des dossiers clients : intégrer les mails d’échanges gestionnaire/adhérent au dossier client correspondant & Classer les documents par assuré. Fusion de plis : gestion de dossiers uniques, intégrant notamment les documents attendus
  •  Remplacer l’outil de gestion des archives physiques

En partenariat avec l’éditeur de solutions de gestion de contenu d’entreprise Everteam, la société Viveris Systèmes a proposé à la MAEE des solutions sur-mesure répondant à l’ensemble des besoins identifiés grâce au logiciel Everteam. Cette solution allie une GED à un puissant moteur de workflow documentaire et propose des fonctions d’archivage pour gérer les obligations de conservation.

Viveris Systèmes est ainsi intervenu depuis l’analyse approfondie des besoins avec la MAEE, le paramétrage complet des nouveaux logiciels, jusqu’à la formation des gestionnaires ou l’optimisation des outils mis en place en réponse aux nouveaux besoins identifiés.

Ce projet de dématérialisation permet aujourd’hui une indexation structurée de plusieurs milliers de documents entrants en fonction de l’origine de la demande (assuré, adhérent, CPAM, trésorerie…), la famille (changement de situation familiale, courrier général secrétariat, gestion des cartes vitales…) et le motif du courrier (attestation de droits, carte perdue, demande de carte vitale…). La classification et la recherche des documents sont ainsi extrêmement simplifiées.

Le travail réalisé par les équipes de Viveris Systèmes chez nous est particulièrement précieux. Nous avions besoin d’améliorer nos processus de gestion, de moderniser nos outils et d’être en capacité de répondre précisément et aisément aux demandes de nos autorités de contrôle. Avec la multiplication des moyens de communication, il nous fallait un système capable d’intégrer et de gérer aussi bien les demandes courrier et mail, et d’assurer toute la traçabilité et les contrôles nécessaires. Aujourd’hui, nos gestionnaires sont tous formés au nouveau logiciel et Viveris est toujours présent en cas de besoin pour optimiser le système, l’améliorer, répondre à nos questions et à nos nouveaux besoins.

Dominique Lefebvre, Conseillère du Président de la MAEE