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Case Management : 10 exemples inspirants pour les entreprises !

Solution permettant d’instruire les dossiers électroniques en simplifiant tout à la fois la capture des informations et leur circulation au sein des services, le Case Management constitue une promesse inédite d’efficacité pour les entreprises. Il peut ainsi servir dans de nombreux domaines. La preuve avec ces 10 exemples, piochés dans 3 secteurs d’activité différents !

 

Case Management, quèsaco ?
Commençons cependant cet article par bien définir ce dont nous allons parler. Le Case Management allie la gestion documentaire, les processus métier et le travail collaboratif au sein d’un même espace. Ainsi, l’expression « Case Management » peut difficilement être traduite en une seule expression dans notre langue : cette solution regroupe la gestion des demandes, la gestion des dossiers et la gestion d’affaires. Rien que ça ! Le Case Management permet ainsi de s’assurer que l’ensemble des documents concernés par les processus de l’entreprise seront traités par le bon acteur et le bon service. Ses avantages sont non-négligeables :

– Il réduit les délais de traitement des demandes ;

– Il permet de gagner en productivité et en flexibilité ;

– Il lisse les charges de travail ; – Il s’implémente facilement et rapidement au cœur des process ;

– Il permet de disposer d’un ROI rapide et d’une vue d’ensemble sur l’activité grâce à des tableaux de bord dynamiques…


Dans l’assurance

1/ Les sinistres

La gestion des sinistres fait souvent intervenir plusieurs interlocuteurs. Avec le Case Management, chaque dossier est traité efficacement, étant confié au collaborateur le plus à même de le mener à son terme, avec toutes les informations nécessaires immédiatement disponibles.

2/ La fidélisation

Fidéliser ses assurés, c’est nouer une relation solide ceux-ci. Pour cela, il est important d’être en mesure de disposer d’un historique complet des événements liés à son dossier. Avec en ligne de mire, une satisfaction client maximale.

3/ Les demandes clients et réclamations

Les solutions de Case Management vont être capables d’accepter, de charger et de distribuer les flux des demandes, et de les distribuer aux collaborateurs concernés. Le traitement des demandes va donc être réduit au maximum !

Dans les ressources humaines

4/ Les absences

Le Case Management permet de définir des workflows, assignant automatiquement n’importe quelle demande au bon interlocuteur. Ce sera par exemple le cas de la gestion des absences…

5/ Les demandes de formation

… comme des demandes de formation, qui imposent de croiser la demande avec le dossier du salarié concerné — notamment concernant les heures de formation acquises.

6/ Les relevés d’heures

L’emploi de travailleurs intérimaires nécessite de produire, en temps et en heure, certaines pièces. Avec une solution de Case Management, cet impératif peut être automatisé !

7/ Les évolutions contractuelles

Promotions, négociations salariales, conflits avec la direction… le Case management permet de regrouper toutes les informations nécessaires sur les salariés, pour gérer au mieux les dossiers, et ce au quotidien.

Dans l’immobilier

8/ La location d’un bien

Contrôle des pièces des candidats à la location, dématérialisation du dossier, gestion à distance du bail… le Case Management appliqué à l’immobilier permet de gagner un temps précieux, que ce soit pour les gestionnaires ou pour les locataires !

9/ La vente d’un bien

Idem concernant la vente d’un bien : gestion de l’offre, variations sur le prix, historique des visites, relances des personnes intéressées, signature du compromis de vente… Toutes ces questions peuvent être intégrées à une solution de Case Management. Offrant ainsi une vue à 360° sur n’importe quel dossier en cours.

Dans la banque

10/ Les crédits

Les demandes de crédits représentent de véritables opportunités commerciales pour les banques. Or, ne pas s’en occuper en temps et en heure, c’est se priver d’une source potentielle de revenus. Avec le Case Management, le bon dossier est confié au bon collaborateur, lequel dispose des bonnes informations (historique des comptes, taux d’endettement…) pour prendre les meilleures décisions et prodiguer les conseils les plus pertinents.

Le Case Management est un outil passionnant pour aboutir à une satisfaction client optimale. N’hésitez pas à vous rapprocher des équipes d’Everteam pour en savoir plus !

Peut-on sérieusement faire de la gouvernance de l’information avec les drives ?

La réponse est (presque) dans la question : non, il n’est pas possible de faire SÉRIEUSEMENT de la gouvernance de l’information avec les drives grand public. Et ce pour 7 raisons, qui sont autant de fonctionnalités que Google Drive, Microsoft OneDrive ou encore Dropbox ne sont pas en mesure d’offrir.

 

Non, parce que la gouvernance de l’information impose un tri dynamique dans les données

Dans toute entreprise, des données sont créées en continu. En se contentant de passer par un Drive, on stocke toute cette data sans aucune différenciation. Or, faire de la gouvernance de l’information, c’est appréhender ces flux de manière intelligente, selon la nature des données (factures, plans stratégiques, rapports…), le support (papier ou électronique) de celles-ci, ou encore leur valeur (confidentialité, engagement, patrimoine…). C’est également avoir conscience que toutes les informations ne sont pas utiles, que certaines peuvent être supprimées alors que d’autres doivent être protégées.

 

Non, parce que les drives sont limités en interopérabilité

Les drives présentent un défaut majeur : ils « enferment » les entreprises dans un outil, et limitent les possibilités de réversibilité et les migrations massives. Or, la gouvernance de l’information implique une réelle souplesse dans l’archivage des données. Que les drives ne peuvent par conséquent pas offrir.

 

Non, parce que la gouvernance de l’information repose sur une prise en compte de toutes les sources d’information

La gouvernance de l’information implique de prendre en compte diverses sources de données : les différentes solutions de l’entreprise, les anciens systèmes de fichiers, les différents espaces disques… Il faut donc pouvoir chercher les fichiers là où ils sont stockés, de manière transversale. Or, les drives ne peuvent prendre en compte l’information dans tous les espaces où elle se trouve. Limitant, de fait, leur efficacité.

 

Non, parce que les drives ne permettent pas de maîtriser les coûts

Les données s’ajoutant aux données, sans tri intelligent et sans suppression, les besoins en stockage grandissent chaque jour. Entraînant une réelle augmentation des coûts pour les entreprises. Or, faire de la gouvernance de l’information, ce n’est pas empiler les données : c’est en maîtriser le volume pour réduire le budget à consacrer à l’archivage !

 

Non, parce que la gouvernance de l’information impose une véritable sécurisation de l’information

La valeur des données peut changer avec le temps : une information insignifiante hier peut aujourd’hui être incontournable, alors qu’un document référence aujourd’hui peut devenir obsolète. Faire de la gouvernance de l’information efficacement, c’est donc prendre en compte la valeur des données en temps réel et les sécuriser complètement, via un cryptage et un contrôle d’accès réellement efficacement. Autant d’impératifs que les drives ne peuvent véritablement assurer.

 

Non, parce que les drives ne font « que » du stockage de données

Les solutions de gouvernance de l’information dépassent le simple stockage des données. Elles permettent :

– D’analyser et de nettoyer les file sharing ;

– De repérer les documents les plus engageants et de donner du sens aux informations, via le Machine Learning ;

– De réduire les délais et coûts de migration ;

– De respecter les obligations de conservation et/ou de destruction ;

– De maîtriser le capital informationnel…

Bref, faire de la gouvernance de l’information, c’est aller plus loin que l’archivage. C’est apporter une valeur ajoutée aux données exploitées !

 

Non, parce que la gouvernance de l’information repose sur la proactivité

Le capital informationnel de l’entreprise peut constituer un avantage compétitif… à condition que les données soient actualisées et pondérées en fonction de leur valeur et de leurs usages. Ainsi, une gouvernance de l’information s’appuyant sur des outils plus avancés que les drives permettra d’être plus réactif face aux évolutions du marché !

 

Les drives classiques constituent une bonne option pour stocker des fichiers et les partager. Or, ils ne permettent pas d’aller plus loin et de faire de la gouvernance de l’information !

 

Les contenus numériques, le nouvel atout majeur des entreprises

Les contenus numériques, le nouvel atout majeur des entreprises

L’information, de par son rôle essentiel dans la prise de décisions opérationnelles comme stratégiques, est un enjeu vital des organisations d’aujourd’hui. Mais face à la pléthore d’informations et ses différentes formes, l’entreprise se trouve aujourd’hui confrontée à des nouveaux enjeux : comment exploiter des contenus aussi hétérogènes dans leurs formes ? Comment donner du sens à des données de masse ? Comment les identifier et trier afin que cette information apporte une contribution réelle à la gestion des entreprises ? Comment consulter et analyser les données pour comprendre et agir en temps réel ?

Une information protéiforme

Et c’est là que se situe le défi. Face aux données structurées que les entreprises savent exploiter, 80% de l’information créée en entreprise est non structurée. Cette information :

  • provient de multiples émetteurs – clients, salariés, prospects, experts, sous- traitants, communauté etc.
  • vit sous des formes disparates comme les textes, les images, les vidéos, les commentaires et avis etc.
  • est publiée sur de différents types de supports : sites web, messagerie, post sur les réseaux sociaux, référentiel documentaire, avis sur un forum, mémo interne, notamment…

Elle est pourtant à forte valeur ajoutée décisionnelle pour le constructeur automobile qui aura besoin des rapports des concessionnaires, des avis sur les forums de passionnés, des enquêtes d’accidents pour améliorer sa gamme de produits : pour l’équipe médicale qui appuiera sa prise en charge sur les dernières ordonnances, les données issues d’un tensiomètre connecté et les compte rendus d’intervention ; pour l’entreprise qui évaluera son lancement de nouveau produit en analysant les réactions sur les réseaux sociaux ; pour le support technique qui définira la meilleure solution grâce aux rapports d’intervention, aux forums d’utilisateurs et aux descriptifs techniques.

Il est à noter qu’il n’y a pas de séparation stricte entre les informations structurées et non-structurées, mais plutôt une constante cohabitation.

Explorer l’information

Outre la problématique du sourcing et de la collecte de l’information, tout se joue sur la transformation des données en contenu, du contenu en indicateurs, d’indicateurs en tendances et en décisions. L’objectif est de proposer aux utilisateurs une information bonifiée dans un contexte donné, des données enrichies et signifiantes grâce à des systèmes utilisés pour aller rechercher les données, les contextualiser et les corréler avec d’autres types d’informations. C’est dans ce contexte de gestion et de management de l’information que s’inscrit la valeur ajoutée des solutions ECM (Enterprise Content Management) de gestion de contenus qui permettent de gérer des informations de toute nature, qu’elles soient structurées ou non-structurées, et ce tout au long de leur cycle de vie, c’est-à-dire : – de leur élaboration – de leur diffusion – de leur exploitation – et de leur sort final d’archivage Une solution ECM de gestion de contenus comporte également des fonctions collaboratives permettant le partage et l’échange de l’information.

En tant que brique stratégique de l’architecture informatique, une solution ECM adaptée contribue à faire des contenus numériques l’atout majeur des organisations : grâce à la maîtrise active des contenus d’une part (gestion électronique de documents, dématérialisation et archivage) et à leur valorisation croisée d’autre part (big data et content analytics).

Le Case Management au centre de la chaîne de valeur des entreprises

Le Case Management au centre de la chaîne de valeur des entreprises

Ouverture de comptes, gestion des sinistres, gestion des réclamations, octroi de crédit, suivi de dossiers clients, gestion d’équipes, … Toutes ces actions très répandues dans la vie des entreprises nécessitent d’optimiser les données, de mieux les faire circuler et de les rendre rapidement exploitables.

Les outils de Case management répondent à cet objectif. Concrètement, le Case Management est une plateforme de GED allié à un puissant Workflow dont la vocation est d’aider les entreprises à accélérer la prise en compte et le traitement des « cas » clients, quel que soit le canal d’arrivée de la demande. Ces solutions sont applicables dès lors qu’un un projet, une transaction, ou une réponse nécessite une vision complète de son avancement, requiert la coordination de différents intervenants qui vont participer à une chaîne de processus.

Le Case Management améliore les fonctions décisionnelles pour plus de satisfaction client et plus de productivité des équipes internes. C’est pourquoi les professionnels  investissent fortement pour déployer des plateformes de gestion documentaire de nouvelle génération.

Une meilleure gestion des échanges

Les correspondances entrantes sont directement prises en charge par le bon interlocuteur. Cela contribue à réduire les délais de traitement et à accroître la satisfaction client. De la même manière, les courriers sortants sont automatiquement classés dans le dossier du client. Cette fluidité permet aux équipes de se consacrer pleinement à la gestion du cas et au suivi du dossier.

Une vision 360°

Grâce au Case Management, les conseillers clients en assurance, banque, téléphonie, le personnel de l’administration publique, des secteurs médicaux, sanitaires et sociaux accèdent de manière dématérialisée à l’ensemble des échanges réalisés avec le client/ patient quelle que soit leur forme. En regroupant l’ensemble des données et des documents sur une seule et même plateforme, on obtient un aperçu à 360° sur « le cas », ainsi que sur toutes les données, les pièces justificatives et tous les processus qui s’y rapportent. Bénéfices : des équipes plus efficaces qui gagnent en confort de travail, une plus grande fiabilité des informations, plus de fluidité entre les différents services.

Des outils de pilotage de l’activité via des statistiques de production et supervision

Le management dispose ainsi d’une vision fiable de l’avancement des dossiers répartis au sein de ses équipes. La souplesse des outils de Case Management permet également de piloter l’activité en temps réel en transférant le traitement d’un dossier à un autre gestionnaire d’un simple clic par exemple.

En pensant les données comme globales au sein de l’entreprise et non plus par service, ce ne sont plus les personnes ou les étapes qui portent le processus, mais le contenu, le cas, le dossier. Le Case Management contribue donc à renforcer la compétitivité des acteurs capables de gérer chacun de ces « dossiers » de manière rapide et efficace. A condition de ne pas se restreindre à une vision purement technologique, mais également d’intégrer une approche métier… A terme, tous les acteurs ayant à gérer de nombreuses interactions avec les clients via des canaux multiples devraient s’équiper de ce type de solutions. Nous devrions donc voir les projets de Case Management se démultiplier et se positionner comme une priorité portée par les DSI, Directions métiers et Directions générales.

Altarea Cogedim lance son projet de transformation digitale en s’appuyant sur Jouve

Altarea Cogedim lance son projet de transformation digitale en s’appuyant sur Jouve

Paris le 20/04/2017 : Jouve, expert des données métiers et spécialiste des nouveaux usages annonce la signature d’un contrat de grande envergure avec Altarea Cogedim pour l’accompagner dans son projet de transition vers le numérique. Avec près de 1400 collaborateurs, le Groupe dispose d’une expertise dans chacun de ces métiers et de la capacité à concevoir des projets urbains mixtes qui intègrent de nouveaux usages. Dans le cadre de ce projet, Jouve intégrera la solution de son partenaire technologique Everteam.

À la fois foncière de commerce, promoteur de logements, développeur d’immobilier d’entreprise, le groupe Altarea Cogedim a créé un modèle intégré unique lui permettant de se présenter comme un véritable ensemblier urbain, développeur des Métropoles apportant une haute qualité de vie.

Sous l’impulsion de sa direction générale, Altarea Cogedim a lancé en juillet 2016 un appel d’offres visant à sélectionner un partenaire qui pourrait l’accompagner dans la mise en œuvre d’une nouvelle infrastructure pour gérer électroniquement l’ensemble de son fonds documentaire. L’objectif du projet consistait d’une part à homogénéiser les outils de gestion au niveau du groupe, mais également à sécuriser les documents engageants de l’entreprise et simplifier les échanges avec les utilisateurs finaux en mettant à leur disposition des portails dédiés.

C’est dans ce contexte que Jouve a été choisi pour assurer l’ensemble de la direction du projet, l’intégration des solutions sélectionnées et l’hébergement des données. La Solution d’Everteam a été un élément différenciant dans le choix du client. Dans un premier temps, Jouve va concentrer ses efforts sur la mise en œuvre d’un socle GED – Workflow – Archivage de nouvelle génération basée sur les solutions d’Everteam.

Le périmètre de cette intervention concernera tout d’abord la partie commerciale (gestion des contrats avec plus de 400 types de documents différents), puis sera ensuite étendu à d’autres activités (RH, etc.). Enfin, Jouve assurera également le déploiement d’autres outils complémentaires : EDI, éditique et signature électronique. La solution Everteam sera donc le socle technologique central du projet mis en œuvre par Jouve.

Monsieur Albert Malaquin, Directeur Général Groupe en charge de la Digitalisation et de l’Innovation chez Altarea Cogedim souligne l’importance du projet, en précisant :

« Notre plan de transition numérique va nous permettre d’accompagner notre stratégie de croissance et de gagner en agilité opérationnelle. Nous souhaitons offrir à nos collaborateurs et à nos clients des outils innovants pour simplifier la gestion de leurs opérations en dématérialisant de nombreux processus et échanges. Jouve dispose de toute l’expertise nécessaire pour mener à bien ce projet structurant en concevant une architecture industrielle et évolutive. »

Parmi les bénéfices attendus :

– Homogénéiser les outils de gestion documentaire au niveau du groupe

– Gagner en confort de travail et en productivité dans le traitement des opérations

– Optimiser les échanges avec les clients et fournisseurs via des portails dédiés

– Sécuriser les documents engageants de l’Entreprise

 

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[Enquête 2017] Enterprise Content Management (ECM) – CXP Group

CXP GROUP lance une enquête sur le thème de la gestion de contenu d’entreprise

CXP Group  lance une grande enquête intitulée : « Gestion de contenu d’entreprise ». Cette enquête auprès des entreprises et des organismes publics français vise à faire le point sur votre organisation ECM actuelle.

Votre participation à l’enquête vous permettra de recevoir les conclusions de cet état des lieux dès que les résultats seront disponibles.

Vous pourrez alors découvrir :

•   l’impact de la transformation numérique sur la gestion et flux documentaire des entreprises,
•   les fonctionnalités proposées par les éditeurs et réellement utilisées en entreprise,
•   les projets engagés à court et moyen terme,
•   l’impact du cloud et de la mobilité sur l’accès au patrimoine informationnel,
•   comment se sont déroulés les projets : délais, budgets, freins au déploiement, bénéfices estimés,…
•   construction des plates-formes ECM : un seul éditeur ou plusieurs ?
•   niveau de maturité des entreprises dans la domaine de dématérialisation.

Je participe à l’enquête

 


CXP Group
 est le 1er cabinet européen indépendant d’analyse et de conseil dans le domaine des logiciels, des services informatiques et de la transformation numérique.

Avis d’Expert | GED, Archivage & Dataroom : Quelle relation dans le secteur immobilier ? Chloé Toledano

Avis d’Expert | GED, Archivage & Dataroom : Quelle relation dans le secteur immobilier ? Chloé Toledano

Aujourd’hui, nous constatons une prise de conscience dans le secteur immobilier en terme de transformation numérique. Les professionnels de l’immobilier doivent réunir une masse importante de documents souvent anciens, et éparpillés dans l’entreprise, ce qui peut entraver le bon fonctionnement des activités comme dans le cadre de la cession immobilière par exemple, une activité clé et propre au secteur immobilier mais risquée lorsqu’il y a perte de documents par exemple. Il y a donc un aspect stratégique lié à la documentation juridique qui est propre au secteur immobilier et requiert donc une expertise dans le domaine.

Les professionnels de l’immobilier doivent donc optimiser la gestion de l’information avec la mise en place d’un référentiel unique et structuré, permettant de sécuriser les informations sensibles, ainsi que toutes les données touchant à la vie du patrimoine tout en respectant les contraintes réglementaires inhérentes au secteur de l’immobilier.

C’est pourquoi les entreprises franchissent le cap de la Transformation Digitale autour de 2 axes majeurs :

1/ GED et Archivage sont des fonctions étroitement mêlées du fait de la nature de l’activité. Dans le cas de la gestion d’immeubles (qui sont parfois très anciens), il est nécessaire de disposer de système hautement interfacés pour :

  • Soit isoler des documents anciens dans les fonds d’archives utiles dans la GED des actifs car ils justifient de droits et d’obligation pour le propriétaire de l’actif (ex: permis de construire, PV de conformité, acte de propriété …)
  • Soit verser de la GED vers le SAE les versions anciennes des documents régulièrement mis à jour (ex: dossier technique amiante) ou des instances récurrentes (ex: PV d’AG)

La cession immobilière est une activité génératrice de documents extrêmement stratégiques (Autorisations administratives, Documentation travaux, Actes de propriété, Diagnostics Environnementaux, Baux, …) pour assurer la gestion des immeubles dans de bonnes conditions lorsqu’ils font partie du portefeuille de la société puis in fine pour permettre leur cession au meilleur prix.

Les entreprises du secteur de l’immobilier commercial sont donc de plus en plus organisées en matière de gestion documentaire et se dotent non seulement d’outils, mais surtout de procédures internes et d’équipes dédiées. Le cycle de vie de la documentation juridique des actifs immobilier est piloté de plus en plus tôt, dès la production de cette documentation.

2/ La GED et la gestion des Archives sont au coeur de la stratégie et du business pour assurer l’alimentation de la dataroom de cession

  • Une dataroom contient l’ensemble des informations mises à disposition par un vendeur de société (ou d’actifs de société) pour permettre à un, et plus fréquemment à des acquéreurs, de venir les consulter afin de faire une offre d’achat.

→ les documents de la dataroom proviennent de la GED et / ou de l’archivage

  • Utilité d’un système qui permet de verser des documents de la GED vers la dataroom en un minimum de clics tout en utilisant les métadonnées et classements disponibles dans la GED
  • Dataroom électronique: limites d’accès dans le temps et utilisateurs habilités, gestion de la confidentialité …

Face à de tels enjeux, les solutions d’archivage et de GED Workflow d’Everteam (everteam.archive et everteam.case) construits sur un socle logiciel unique et ouvert (intégrabilité d’outils ERP) sont adaptés et s’avèrent indispensables au secteur de l’immobilier. En effet l’outil permet d’organiser toute la documentation propre au secteur immobilier, de pouvoir y accéder rapidement de manière sécurisée (exemple : cession immobilière), et enfin de la conserver et de la protéger dans le temps via une interface unique et intuitive. A noter qu’everteam.archive permet d’assurer la gestion des archives électroniques et / ou physiques.et d’assurer l’archivage de flux GED provenants d’applicatifs tiers.

Grâce à une forte expertise dans le secteur immobilier avec de nombreux projets réussis (Unibail Rodamco, Foncière des Régions, Carrefour Property, Bouygues Construction,…), Everteam est capable de répondre à ces problématiques et de mettre en oeuvre une solution opérationnelle adaptée avec un outil pensé dans une logique immobilière.

Everteam est également un acteur investi dans le secteur de l’immobilier en étant membre de l’association FIDJI et participe régulièrement à ses ateliers.

[Vidéo] Customer Success Story : Industeel

Mise en place d’une GED transverse dans le monde Industriel

Découvrez le témoignage d’Industeel, filiale du groupe ArcelorMittal, sur la mise en œuvre de la solution everteam.case en partenariat avec Viveris.

La Mutuelle des Affaires Etrangères et Européennes réduit les délais de traitement des demandes clients avec la GED d’Everteam

La Mutuelle des Affaires Etrangères et Européennes réduit les délais de traitement des demandes clients avec la GED d’Everteam

La Mutuelle des Affaires Etrangères et Européennes (MAEE) s’adresse à tous les fonctionnaires et agents du Ministère des Affaires Etrangères et des autres administrations qui sont affectés en France ou à l’étranger. La MAEE protège au total près de 24 000 personnes (assurés, adhérents et ayants droits). Une cinquantaine de gestionnaires assurent son fonctionnement quotidien, tant au siège social parisien qu’à son antenne de Nantes. Ces derniers réceptionnent, trient et traitent près de 30 000 mails et plus de 30 000 plis par an.

Pour optimiser la gestion de l’ensemble des demandes assurés/adhérents et documents entrants par courrier, téléphone et mail, la MAEE a choisi de faire appel à la société Viveris Systèmes, filiale du groupe Viveris, spécialisée dans le développement et l’exploitation des systèmes d’informations, pour mettre en place la dématérialisation des flux entrants et la gestion de ses archives physiques.

Cette démarche répondait à plusieurs objectifs :

  • Diminuer au maximum l’utilisation du papier
  • Réduire les temps de distribution, de circulation, de traitement et de recherche des documents
  •  Assurer une traçabilité complète de l’ensemble des documents entrants : plus de perte de documents & Simplifier et faciliter la recherche de documents et de dossiers
  • Optimiser la gestion des dossiers clients : intégrer les mails d’échanges gestionnaire/adhérent au dossier client correspondant & Classer les documents par assuré. Fusion de plis : gestion de dossiers uniques, intégrant notamment les documents attendus
  •  Remplacer l’outil de gestion des archives physiques

En partenariat avec l’éditeur de solutions de gestion de contenu d’entreprise Everteam, la société Viveris Systèmes a proposé à la MAEE des solutions sur-mesure répondant à l’ensemble des besoins identifiés grâce au logiciel Everteam. Cette solution allie une GED à un puissant moteur de workflow documentaire et propose des fonctions d’archivage pour gérer les obligations de conservation.

Viveris Systèmes est ainsi intervenu depuis l’analyse approfondie des besoins avec la MAEE, le paramétrage complet des nouveaux logiciels, jusqu’à la formation des gestionnaires ou l’optimisation des outils mis en place en réponse aux nouveaux besoins identifiés.

Ce projet de dématérialisation permet aujourd’hui une indexation structurée de plusieurs milliers de documents entrants en fonction de l’origine de la demande (assuré, adhérent, CPAM, trésorerie…), la famille (changement de situation familiale, courrier général secrétariat, gestion des cartes vitales…) et le motif du courrier (attestation de droits, carte perdue, demande de carte vitale…). La classification et la recherche des documents sont ainsi extrêmement simplifiées.

Le travail réalisé par les équipes de Viveris Systèmes chez nous est particulièrement précieux. Nous avions besoin d’améliorer nos processus de gestion, de moderniser nos outils et d’être en capacité de répondre précisément et aisément aux demandes de nos autorités de contrôle. Avec la multiplication des moyens de communication, il nous fallait un système capable d’intégrer et de gérer aussi bien les demandes courrier et mail, et d’assurer toute la traçabilité et les contrôles nécessaires. Aujourd’hui, nos gestionnaires sont tous formés au nouveau logiciel et Viveris est toujours présent en cas de besoin pour optimiser le système, l’améliorer, répondre à nos questions et à nos nouveaux besoins.

Dominique Lefebvre, Conseillère du Président de la MAEE

Archivage & data rooms : rôle des Records Manager dans les processus de fusions/acquisitions.

Archivage & data rooms : rôle des Records Manager dans les processus de fusions/acquisitions.

A la lecture des définitions de la data room proposées dans mon article précédent, il est aisé de mesurer les apports du métier de l’archiviste dans ce processus : constitution, condition d’accès, règles de conservation…

Au moment de la constitution la data room et pendant la phase de due diligence

En utilisant l’expérience acquise lors de la récupération des fonds issus des acquisitions, le département des archives est souvent très au fait de la documentation juridique nécessaire au montage de la data room. Il est ainsi le meilleur interlocuteur au sein de l’entreprise pour assurer la coordination entre les différents intervenants dans ce processus (juriste, asset manager, responsable technique …) Il a également un rôle de conseil sur les sujets qu’il maitrise le mieux : conditions d’accès, définition des plans de classement, indexation des documents, durée de mise à disposition et consultation…

Mais il doit également prendre en charge les questions techniques soulevées par la forme électronique de la data room : accès, impossibilité d’effectuer des impressions, téléchargement, limitation du temps de connexion…

Et après : pas de délai de conservation légal pour la data room

Parmi les questions fréquemment posées aux archivistes une fois l’opération de fusion/acquisition terminée : quelle durée de conservation pour la data room ? Premier point à noter : ce délai n’est pas légalement défini, il est en pratique déterminé par les protagonistes. On peut aussi préciser qu’il est nécessaire de conserver la data room dans l’éventualité d’un litige ultérieur, pour prouver que l’ensemble des informations demandées a été fourni et que celles-ci reflétaient bien la situation réelle de la société / l’actif au moment de l’opération.

Mais une recommandation de 5 ou 10 ans

On peut recommander de conserver la data room 10 ans en s’appuyant sur le nouveau délai de prescription en matière civile et commerciale (5 ans) auquel on ajoute 5 ans par sécurité du fait de point départ « glissant » de ce délai de 5 ans si l’opération aboutit.

Si l’opération n’aboutit pas, on peut établir un délai de 5 ans en procédant par analogie avec les opérations d’appels d’offre (retenus et non retenus).

Quoi qu’il en soit, la data room doit être conservée a minima pendant toute la durée de la garantie de passif et d’actif – généralement comprise entre 3 et 5 ans.

A noter qu’en plus de la data room, il convient de conserver également la liste des personnes habilitées à y accéder ainsi que les accords de confidentialité signés.